Mechanizm jest prosty. Urządzenia mobilne PDA, w które wyposażony jest każdy przedstawiciel handlowy w firmie Selena, informują m.in. o ostatnich zakupach klientów, zobowiązaniach finansowych i przysługujących rabatach. Dane są na bieżąco aktualizowane. Dzięki temu sprzedawca może dopasować i zrealizować ofertę, będąc jeszcze w terenie. Niezależnie od regionu, w którym działa sprzedawca, urządzenia mobilne wykorzystują bowiem sieć GSM do przesyłu danych do zintegrowanego systemu, w którym pracuje centrala firmy. W tej samej chwili system udostępnia dane wszystkim działom zaangażowanym w proces dystrybucji.

W ciągu kilku minut od momentu przesłania zlecenia przez przedstawiciela handlowego dział finansów upewnia się, czy klient nie przekroczył przykładowo linii kredytowej. Potem następuje już tylko akceptacja zamówienia, a menedżerowie odpowiedzialni za dystrybucję zlecają dostawę zewnętrznemu operatorowi logistycznemu.

Cały proces zarządzania zamówieniami i dostawami przebiega szybko i dokładnie. W dystrybucji to priorytet. Wysokość przychodów uzależniona jest od terminowości zaopatrzenia – wyjaśnia Piotr Szczerbiak, prezes Columbus Polska, odpowiedzialnego za wdrożenie systemu Microsoft Dynamics AX w firmie Selena SA.

Reguły gry

Niezależnie od tego, kto jest odbiorcą asortymentu – hurtownie, hipermarkety lub osiedlowe sklepiki – towar musi dotrzeć na czas. W tym celu firma przez długi czas korzystała ze wsparcia systemu informatycznego XAL, który miał wspomóc zarządzanie kluczowymi procesami logistycznymi w firmie. Jednak kiedy firma weszła w dynamiczną fazę rozwoju, system – pracujący jeszcze w środowisku DOS – zaczął stwarzać coraz więcej ograniczeń. Ten stan należało zmienić.

Firma kontroluje obecnie ogromną część rynku chemii budowlanej, a to oznacza konieczność zarządzania ogromnym wolumenem danych. Stąd decyzja, aby dotychczasowe rozwiązanie informatyczne zastąpić wydajniejszym i elastyczniejszym systemem, zintegrowanym dodatkowo z urządzeniami mobilnymi PDA.

Podobne projekty realizuje coraz więcej firm. Przedsiębiorcy świadomi, że sukces w biznesie – zwłaszcza w dystrybucji – wcale nie musi być warunkowany przez rozbudowaną, a przez to kosztowną w utrzymaniu strukturę i flotę samochodową, wolą inwestować w mobilność swoich pracowników, zamiast w kolejne oddziały w terenie. Niezależnie od tego, gdzie przebywają, dzięki mobilnym aplikacjom mogą wszak wykonywać czynności zdalnie, sprawnie i dokładnie, a firma ponosi przy tym mniejsze wydatki.

Odzwierciedleniem są wyniki badań, które opublikowano w raporcie IDC „Worldwide Mobile Worker Population 2011-2015”. Eksperci przewidują, że do 2015 roku liczba pracowników mobilnych wzrośnie do 1,3 miliarda, co oznacza nie tylko 37 proc. wszystkich pracowników na świecie, ale także jeszcze większy niż dotąd boom na urządzenia mobilne. Odnotowuje to ośrodek analityczny Gartner Group.

W 2008 roku menedżerowie i pracownicy działów IT sklasyfikowali inwestycje w mobilność na dwunastym miejscu. Obecnie na liście priorytetów ustępują one jedynie wdrożeniom Business Intelligence.

Wydajność w górę, koszty w dół

ów trend jest dobrze widoczny w działach sprzedażowych. Przykładem może być działająca w branży rolniczej firma Osadkowski-Cebulski, która chce, aby wdrażany system ERP był także dostępny na urządzeniach przenośnych dla 50 użytkowników pracujących poza biurem.

Rozwiązanie umożliwi im składanie zamówień, sprawdzanie płatności, zarządzanie kalendarzem codziennych działań oraz dzielenie się informacjami i opiniami z pozostałymi pracownikami. Rozwiązanie z wbudowanymi funkcjonalnościami typu Business Intelligence ułatwi także raportowanie w oparciu o aktualne dane.

Korzyści z tego typu integracji są wymierne. Przekonało się o tym wielu sprzedawców. Będąc u klientów mają bowiem wgląd w informacje m.in. o dotychczasowych zamówieniach i rozliczeniach. Zdalnie mogą także skomunikować się z centralą, w celu uzyskania dodatkowych informacji, bądź od razu złożyć zamówienie. Jego przyjęcie i akceptacja trwa kilka minut – dział finansów upewnia się, czy klient nie przekroczył przykładowo linii kredytowej, a chwilę potem operator logistyczny gotowy jest z wysyłką.

Sprawność, z jaką przebiega cały proces, pozwala zrealizować w ciągu doby kilkaset podobnych zamówień. Koszty administracyjne są przy tym minimalne. Zamiast wypełniania i przesyłania danych w formie papierowej (co wymagałoby pokonania dziesiątek kilometrów), wszystkie informacje raz wprowadzone do PDA są dostępne i wykorzystywane przez działy sprzedaży, finansów oraz menedżerów zarządzających magazynami.

Równie sprawnie generowane są raporty sprawozdawcze. Wystarczy kilka kliknięć, aby dowiedzieć się o strukturze i dynamice sprzedaży realizowanej przez konkretnego sprzedawcę w dowolnym okresie, zamówieniach złożonych przez wskazanych klientów, czy o aktualnych zapasach na magazynach.
Wgląd w tak szeroki i różnorodny zakres raportów pomaga firmie podejmować strategiczne decyzje w oparciu o pełną wiedzę – podsumowuje Piotr Szczerbiak.