Prowadzenie wewnętrznego działu księgowości we własnej firmie nie jest proste. Wymaga od przedsiębiorcy albo wnikliwej znajomości tematyki prowadzenia ksiąg rachunkowych w jego branży, albo powierzenia tego zadania specjaliście, którego musi zatrudnić. W praktyce przedsiębiorcy najczęściej decydują się na drugą opcję, co niesie za sobą oczywiście szereg obowiązków. Są to m.in. zapewnienie stanowiska oraz bezpiecznych warunków pracy, prowadzenie dokumentacji pracowniczej, przestrzeganie czasu pracy i przysługujących urlopów oraz świadczeń, ochrona praw pracowniczych, szkolenia, mentoring… i co oczywiste, terminowe opłacanie wynagrodzeń oraz składek.

Wewnętrzny dział księgowy to wyższe koszty stałe, potrzeba przeznaczenia czasu na zarządzanie zespołem, ograniczona wiedza specjalistyczna niosąca za sobą ryzyko poważnych błędów i odpowiedzialności karno-skarbowej, a także często brak elastyczności i otwartości na nowe rozwiązania podatkowe i technologiczne.

Gdyby jednak było tylko źle, to nikt o zdrowych zmysłach nie zdecydowałby się na taki model działania. Będąc więc uczciwym, muszę wspomnieć o zaletach, którymi są: kontrola nad danymi finansowymi, znajomość specyfiki firmy, szybki dostęp do informacji, dostosowanie procesów do potrzeb firmy, integracja z innymi działami, bezpośrednia kontrola nad terminami i procesami.

W jaki sposób świadomy przedsiębiorca może pozbyć się wad przy jednoczesnym zachowaniu zalet posiadania wewnętrznego działu księgowości?
 

Jak działa supervising?
 

Supervising usług księgowych przedsiębiorstwa to nadzorowanie działań związanych z rachunkowością i finansami firmy, aby zapewnić ich zgodność z przepisami, standardami księgowymi oraz wewnętrznymi politykami organizacji.

Taka rola zazwyczaj obejmuje: optymalizację i monitorowanie procesów księgowych, zapewnienie zgodności z przepisami, współpracę z zewnętrznymi audytorami, raportowanie zarządcze czy nadzór nad zespołem księgowym. Okazuje się, że część lub nawet wszystkie z tych odpowiedzialności można przenieść na biuro rachunkowe, jednocześnie zachowując wewnętrzny dział księgowy (w praktyce często administracyjno-księgowy), który to wciąż dokonuje księgowań w programie, sporządza dokumenty finansowe czy przygotowuje rozliczenia.

Jednym z popularnych modeli współpracy jest outsourcing funkcji głównej księgowej (i/lub głównej kadrowej) i podział obowiązków. W takim modelu współpracy przedsiębiorstwo zachowuje u siebie dział administracyjno-księgowy, który najczęściej wprowadza dane do programu, wystawia faktury, monitoruje terminy płatności, dba o obieg dokumentów i ściśle współpracuje z pozostałymi działami, np. działem sprzedaży. Biuro rachunkowe natomiast dokonuje księgowań, wyliczeń podatków, sporządza raporty, takie jak RZiS i sprawozdania finansowe.

Biuro rachunkowe jako podmiot wiodący odpowiada za prawidłowość prowadzonej księgowości. To na nim spoczywa obowiązek ciągłego aktualizowania wiedzy, terminowych rozliczeń, reprezentowania podatnika podczas kontroli skarbowych czy też pokrycia kosztów zatrudnienia specjalisty. By opisany model działał, kluczowa jest oczywiście bardzo dobra współpraca i komunikacja pomiędzy przedsiębiorstwem a biurem.
 

Aspekt technologiczny
 

No dobrze, brzmi pięknie. Ale jak to zrealizować w praktyce? Podział zadań i stała, często codzienna współpraca na linii firma – księgowość generuje przecież sporo problemów, np. natury technologicznej. Jednak w dobie wszechobecnej cyfryzacji nie powinno to stanowić problemu dla świadomego przedsiębiorcy i nowoczesnego biura rachunkowego. Przyjrzyjmy się, jak mogą sobie oni z tym poradzić.

Zacznijmy od najważniejszego, czyli programu księgowego. Opisany przeze mnie w poprzednim akapicie podział zadań wymaga stałej współpracy pracowników dwóch różnych firm na jednej bazie programu księgowego (lub kadrowego). Technologicznie można to rozwiązać np. poprzez umieszczenie serwera z programem księgowym w chmurze publicznej, takiej jak Microsoft Azure lub (bardziej tradycyjnie) uruchomienie na serwerze klienta, znajdującym się w jego biurze usługi wirtualnego pulpitu (VDI).

Zarówno pracownicy przedsiębiorstwa jak i biura łączą się bezpiecznym kanałem (VPN) z serwerem i korzystają z tych samych zasobów. To oczywiście bardzo uproszczony model, ale dobrze obrazuje zasadę działania. Można też postawić na programy typu SaaS, które domyślnie działają w chmurze, np. Comarch ERP Optima.

Kluczowa jest też dobra komunikacja. Dostępne rozwiązania zależą od preferencji współpracujących ze sobą podmiotów. Poza tradycyjnymi metodami takimi jak e-mail czy telefon pomocne mogą się okazać komunikatory, np. Microsoft Teams, Google Chat, Slack, Cisco Webex, Zoom Chat. Warto by miały one możliwość wideorozmów.

Niektóre firmy mogą się też zdecydować na wybór rozbudowanych platform do współpracy takich jak Monday, ClickUp, Asana, Trello. Lub całych pakietów biurowych zawierających w sobie aplikacje do komunikacji, pracy na dokumentach, arkuszach itp.: Google Workspace, Microsoft 365.

Opisany model nie wyklucza korzystania z platform online usprawniających pracę firm i biur rachunkowych takich jak SaldeoSMART. Przeciwnie, wdrożenie ich może przynieść obu stronom wymierne korzyści.
 

Podsumowanie
 

Niezależnie od wybranej technologii bardzo ważny a być może i najważniejszy, jest klarowny i spisany podział odpowiedzialności i zadań oraz odpowiednio skonstruowana umowa. Supervising usług księgowych jest bardzo dobrym rozwiązaniem dla firm, które chcą skupiać się na rozwoju swojego biznesu, jednocześnie nie rezygnując z korzyści  posiadania zespołu administracyjno-księgowego w swoich strukturach.

Najważniejsze zalety takiego rozwiązania to przeniesienie odpowiedzialności prowadzenia ksiąg oraz związanych z tym ryzyk, czasu i kosztów na zewnętrzny podmiot. Jednocześnie pozwala ono na zachowanie kontroli i stałego dostępu do danych księgowych firmy co pomaga w sprawnym podejmowaniu mądrych decyzji wpływających na rozwój prowadzonego biznesu.
 

Autor: dyrektor ds. innowacji i rozwoju w Tax Office Biuro Rachunkowe 
www.linkedin.com/in/mrolewicz
www.taxoffice.pro