1. Rejestry publiczne
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (https://aplikacja.ceidg.gov.pl/CEIDG/CEIDG.Public.UI/Search.aspx) pozwala na sprawdzenie, czy dana osoba rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą, kiedy ją rozpoczęła, czy była zawieszana oraz pod jakim adresem. Znajdziemy tam też dane kontaktowe, a często również numer NIP i REGON. To pierwsze źródło, które należy sprawdzić w przypadku samo zatrudnionych.
Krajowy Rejestr Sądowy (https://ekrs.ms.gov.pl/) to kopalnia informacji o spółkach, fundacjach i stowarzyszeniach. Odpis aktualny pokaże, kto reprezentuje firmę, jakie ma PKD, kapitał zakładowy, a pełny odpis pozwoli prześledzić historię zmian. Warto też sprawdzić, czy podmiot nie widnieje w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych. Szczególnie twoją ostrożność powinna wzbudzić niedawna zmiana wspólników, udziałowców, akcjonariuszy lub członków zarządu.
Na stronie https://www.podatki.gov.pl/wyszukiwarki zweryfikujesz między innymi czy twój kontrahent jest czynnym płatnikiem VAT, sprawdzić status NIP, na jaki rachunek bankowy powinieneś przelać środki itd. To ważne dla twojego bezpieczeństwa podatkowego.
REGON – dostępny w bazie GUS, pokazuje PKD i podstawowe dane firm (https://wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl/appBIR/index.aspx).
CRBR – Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (https://crbr.podatki.gov.pl/) ujawnia, kto faktycznie stoi za daną spółką. Wkrótce dostęp do niego zostanie ograniczony w związku z nowelizacją ustawy o AML.
SUDOP – System Udostępniania Danych o Pomocy Publicznej – sprawdzisz, czy firma otrzymała wsparcie publiczne (https://sudop.uokik.gov.pl/home).
Krajowy Rejestr Zadłużonych – nowe, ale przydatne narzędzie do sprawdzenia postępowań restrukturyzacyjnych i upadłościowych (https://krz.ms.gov.pl/).
Lista ostrzeżeń KNF – https://www.knf.gov.pl/dla_konsumenta/ostrzezenia_publiczne ostrzeżenia dotyczące podmiotów, które mogą prowadzić działalność bez zezwolenia.
Powyższe rejestry pozwolą ci zweryfikować kontrahenta w podstawowym zakresie i znaleźć ewentualnie informacje, gdzie szukać dalej.
2. Sprawozdania finansowe spółek
W drugim kroku, powinieneś skorzystać, z tego, że sprawozdania finansowe spółek od kilku lat dostępne są za darmo przez eKRS. W formacie XML trudno się je czyta, ale łatwo otworzysz je na stronie https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start, korzystając z „Wczytania sprawozdania” lub „wizualizacje sprawozdań”.
Znajdziesz w nich kluczowe dane: przychody, zyski, zadłużenie, majątek. Brak złożonego sprawozdania powinien być dla ciebie sygnałem ostrzegawczym. W eKRS warto też od razu przeczytać sprawozdanie zarządu z działalności, które jest w pdf. Pozwoli Ci to bliżej poznać przedsiębiorstwo twego kontrahenta, o ile ma obowiązek i złożył w KRS sprawozdanie Zarządu z działalności.
Możesz też skorzystać z wyszukiwarki orzeczeń w sprawach zamówień publicznych, dostępnych przez Biuletyn Informacji Publicznej UZP (https://orzeczenia.uzp.gov.pl/). Przeszukaj, używając nazwy swojego kontrahenta. Lektura uzasadnień orzeczeń może dostarczyć ciekawych informacji o twoim przyszłym partnerze biznesowym.
3. Wyszukiwarka Google i biały wywiad
Trzeci krok to wyszukiwarka Google i tzw. biały wywiad. Przy czym od razu ostrzegamy, że sama wyszukiwarka Google to dopiero początek. Użycie operatorów takich jak site:, filetype:, intitle: czy inurl: pozwala na precyzyjne przeszukiwanie konkretnych domen czy lokalizowanie dokumentów PDF lub DOCX.
Natomiast Google Maps i Street View pozwalają „zajrzeć” pod wskazany adres, sprawdzić, czy hala magazynowa istnieje, czy siedziba mieści się w realnym biurze, a nie domku jednorodzinnym. Warto też użyć narzędzi do monitorowania Internetu (np. Google Alerts).
Nieruchomości możesz sprawdzić bezpłatnie w:
Księgi wieczyste online (https://ekw.ms.gov.pl/) – możesz sprawdzić właściciela nieruchomości, hipoteki, służebności. Potrzebujesz jednak numeru księgi wieczystej. Jeśli nie znasz numeru księgi wieczystej, wówczas możesz skorzystać z komercyjnych serwisów, które za opłatą pozwalają na ustalenie numeru księgi na podstawie adresu nieruchomości lub numeru działki.
Mapy geodezyjne – Geoportal (https://geoportal.gov.pl/) i serwisy lokalne pozwalają zobaczyć, co fizycznie znajduje się na danym gruncie. Niestety od pewnego czasu na Geoportalu nie ma numerów ksiąg wieczystych.
4. Media społecznościowe
Czwarty krok to media społecznościowe (linkedIn, Facebook, X, Instagram). To źródło informacji o firmach, właścicielach firm, ich aktywności i powiązaniach. Uwaga: Prywatność w mediach społecznościowych to iluzja. Z pozoru błahe informacje potrafią zaprowadzić do ważnych tropów.
Na końcu chcemy Ci przypomnieć, że obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest sprawdzenie, czy kontrahent nie widnieje na listach sankcyjnych (a tych list sankcyjnych jest parę i często się zmieniają). W przypadku badania spółki sprawdzenie polega także na sprawdzeniu osób fizycznych związanych ze spółką, w tym jej beneficjentów rzeczywistych.
Trzeba to udokumentować w celu wykazania staranności, jeśli jednak zaliczymy „wpadkę” na współpracy ze spółką lub osobą z list sankcyjnych. Czasem pozornie „czysta” polska spółka może być kontrolowana przez podmiot z siedzibą w raju podatkowym, który z kolei jest pośrednio powiązany z firmą w Rosji obsługującą wojsko lub rząd.
Nawet najlepsze narzędzia nie zastąpią zdrowego rozsądku. Informacje trzeba nie tylko zebrać, ale też umiejętnie przeanalizować i zweryfikować. Zbyt duża podejrzliwość może utrudnić biznes. Zbyt duże zaufanie, doprowadzić do poważnych strat. Należy zachować złoty środek.
Weryfikacja kontrahenta to nie tylko formalność. To fundament bezpieczeństwa prawnego i biznesowego. Większość podstawowych informacji jesteś w stanie zdobyć za darmo i legalnie. Korzystaj z rejestrów, wyszukiwarek i mediów społecznościowych. Dokumentuj wszystko. A gdy sytuacja się komplikuje – sięgnij po pomoc prawnika lub analityka białego wywiadu. W czasach narastającej presji regulacyjnej i geopolitycznych zagrożeń nie możesz pozwolić sobie na ignorancję.
Jeśli masz pytania, zapraszamy do kontaktu.
Robert Socha – prawnik po aplikacji i egzaminie prokuratorskim, były dziennikarz śledczy. Obecnie analityk białego wywiadu, prezes Open Intelligence Group
https://oigroup.ai/
Paweł Bronisław Ludwiczak – Kancelaria Radcy Prawnego Paweł Ludwiczak
https://www.ludwiczak-radcaprawny.pl/
