Planując udział w konkursie o dotację osoby zarządzające potencjalnym wnioskodawcą powinny w pierwszej kolejności dokładnie określić potrzeby spółki i zbudować plan realizacji celów biznesowych, które firma będzie chciała realizować bez względu na to, czy otrzyma dofinansowanie czy też nie. W drugiej kolejności należy zwrócić uwagę na to, czy wdrażanie którejś z części planu rozwoju nie zostało już rozpoczęte, gdyż środki unijne można pozyskać jedynie na projekty, których realizacja jeszcze się nie zaczęła. Kolejnym elementem, bez którego pozyskanie dotacji nie będzie możliwe, jest posiadanie wymaganej wielkości środków własnych na realizację projektu – należy pamiętać, że dotacja często jest w formie refundacji poniesionych na projekt wydatków.
W przypadku gdy wnioskodawca wykonał już pierwszy krok, tj. przeprowadził analizę powyżej opisanych, bardzo ważnych kwestii, bez rozpatrzenia których nie warto rozglądać się za pozyskaniem funduszy unijnych, kolejny poziom „gry” o dotację rozpoczyna konfrontacja z kategoriami wyboru projektów. Dokument określany najczęściej mianem Przewodnik po kryteriach wyboru finansowanych operacji stanowi jeden z najważniejszych i nieodłącznych elementów dokumentacji aplikacyjnej. Na podstawie tego załącznika potencjalny wnioskodawca może wstępnie zorientować się, jakie kryteria brane będą pod uwagę przy ocenie jego projektu. Jednak nie tylko sam projekt, ale i instytucja wnioskodawcy poddawana jest analizie. Aby wziąć udział w konkursie o kasę wnioskodawca musi spełnić pewne warunki, aby jego dokumentacja aplikacyjna została poddana ocenie.
W pierwszej kolejności wnioskodawca musi ustalić swój status, wykorzystując do tego informacje na temat liczby zatrudnionych osób, rocznego obrotu i całkowitego bilansu rocznego za trzy ostatnie lata obrachunkowe. Posiadając informację o tym, czy zalicza się do mikro, małych czy średnich przedsiębiorców może przejść do analizy pozostałych punktów w tabeli z kryteriami.
Pierwsze są kryteria formalne, stanowiące swego rodzaju filtr, przez który przechodzą jedynie wnioskodawcy spełniający wszystkie podstawowe założenia danego działania. Dotyczą one między innymi lokalizacji siedziby wnioskodawcy, wysokości wnioskowanego dofinansowania, zgodności okresu realizacji projektu z okresem programowym, zgodności projektu ze szczegółowym opisem priorytetów, jak również polityką horyzontalną ujętą w Rozporządzeniu Rady Europejskiej.
Po pozytywnej ocenie pierwszej części kryteriów, wnioskodawca może rozpocząć dalszą, merytoryczną analizę projektu, na który zamierza pozyskać dotację. Etap ten jest bardziej szczegółowy i wymaga większego zaangażowania oraz znajomości w przepisach regulujących zasady udziału w naborze wniosków na dane działanie. Merytoryczne kryteria wyboru projektów wynikają z celów poszczególnych priorytetów i działań przeprowadzanych w ich ramach – w związku z czym pierwsze pytanie brzmi, czy projekt wnioskodawcy wpisuje się w założenia i cele programowe? Ponadto, niezwykle istotne jest zapoznanie się z wytycznymi kwalifikowalności wydatków, jakie mają być poniesione w ramach projektu. Niestety nie zawsze wszystkie zaplanowane przez wnioskodawcę wydatki mogą zostać dofinansowane i wówczas traktowane są jako wydatki niekwalifikowalne, nieobjęte wsparciem.
Duże znaczenie przy ocenie dokumentacji aplikacyjnej ma sposób opisania projektu przez wnioskodawcę. Wszystkie działania i kroki, jakie aplikujący zamierza podjąć w celu realizacji projektu powinny być przedstawione jasno, spójnie i rzetelnie. Zamieszczone opisy oraz informacje ujęte we wniosku o dofinansowanie, jak i niezbędne załączniki powinny w sposób rzeczywisty i niebudzący wątpliwości odzwierciedlać ideę projektu oraz strategię jej realizacji. W parze z częścią opisową projektu idzie analiza finansowa przedsięwzięcia, która ma na celu zobrazowanie wpływu wdrożenia projektu na działalność wnioskodawcy. Wykazanie, iż wdrożenie projektu przyczyni się do innowacyjnych zmian w dotychczasowej działalności wnioskodawcy i zwiększy konkurencyjność firmy na rynku jest warunkiem koniecznym przy ubieganiu się o fundusze unijne.
Ta krótka nota na temat konieczności zapoznania się wnioskodawcy z dokumentacją konkursową danego działania i przytoczone niektóre wymogi, jakie musi on spełnić, aby projekt znalazł się na liście projektów rekomendowanych do dofinansowania uświadamia, że na dotację trzeba zasłużyć i nie każdy cel oraz nie każde planowane przedsięwzięcie, wpisujące się w strategię firmy potencjalnego wnioskodawcy, jest w stanie spełnić twarde kryteria programowe.
Perspektywa pozyskania kapitału w formie dotacji powraca do przedsiębiorców, szczególnie w przypadku gdy dotychczasowe źródła pozyskania kapitału są niewystarczające na realizację potrzeb spółki. Wówczas firmy rozpoczynają modyfikację swoich przedsięwzięć tak, aby w jak największym stopniu dostosować je do warunków umożliwiających pozyskanie środków unijnych. Jeśli istnieje choć mała szansa na wdrożenie przynajmniej części projektu, który mógłby przynieść w przyszłości korzyści, przedsiębiorca nie zawaha się podjąć próby adaptacji projektu pod dotację.
Poza modyfikacją planowanych przedsięwzięć dla uzyskania dotacji można spotkać się także z przypadkiem tak zwanego tworzenia sztuki dla sztuki. Chęć pozyskania pieniędzy przez niektórych przedsiębiorców jest tak duża, iż bez względu na brak jakichkolwiek potrzeb czy planów związanych z ich wydatkowaniem są w stanie dołożyć wszelkich starań, aby stworzyć projekt mający szansę na dofinansowanie. Nie zniechęcają ich ani surowe kryteria, ani długa procedura oceny dokumentacji aplikacyjnej, gdyż jedyne co się liczy to pozyskanie środków. Jednak ukształtowanie konkretnego pomysłu na realne do wdrożenia przedsięwzięcie, oparte na fundamentalnych celach strategicznych i które miałoby istotne znaczenie dla działalności firmy i jej otoczenia nie jest takie proste, zwłaszcza, że musi spełniać dodatkowo wymagania wynikające z rozporządzeń i ustaleń Komisji Europejskiej oraz wielu innych przepisów i regulacji. Często tego typu próby kończą się fiaskiem, a cała praca i godziny poświęcone stworzeniu czegoś, co w konsekwencji i tak miało małe szanse na powodzenie, idą na marne.
Reasumując, dofinansowanie z funduszy unijnych jest dla przedsiębiorstw charakteryzujących się dużym potencjałem, posiadających ukształtowane cele i plany na rozwój, a także odpowiednie zasoby techniczno-finansowo-organizacyjne niezbędne do realizacji obranych kierunków rozwoju. W wyniku braku zrozumienia idei funduszy unijnych przez potencjalnych wnioskodawców często ma miejsce duże rozczarowanie nieprzyznaniem refundacji na forsowany projekt. Jednak czy problem leży jedynie po stronie wnioskodawców? W tym miejscu należałoby zastanowić się jednak, czy determinacja przedsiębiorców nie jest być może spowodowana brakiem spójności pomiędzy potrzebami firm a wdrażanymi przez Instytucje, takie jak Komisja Europejska i Ministerstwo Rozwoju, rodzajami priorytetów i działań.
Paulina Zalewska
Project Manager
GoAdvisers S.A.
W przypadku gdy wnioskodawca wykonał już pierwszy krok, tj. przeprowadził analizę powyżej opisanych, bardzo ważnych kwestii, bez rozpatrzenia których nie warto rozglądać się za pozyskaniem funduszy unijnych, kolejny poziom „gry” o dotację rozpoczyna konfrontacja z kategoriami wyboru projektów. Dokument określany najczęściej mianem Przewodnik po kryteriach wyboru finansowanych operacji stanowi jeden z najważniejszych i nieodłącznych elementów dokumentacji aplikacyjnej. Na podstawie tego załącznika potencjalny wnioskodawca może wstępnie zorientować się, jakie kryteria brane będą pod uwagę przy ocenie jego projektu. Jednak nie tylko sam projekt, ale i instytucja wnioskodawcy poddawana jest analizie. Aby wziąć udział w konkursie o kasę wnioskodawca musi spełnić pewne warunki, aby jego dokumentacja aplikacyjna została poddana ocenie.
W pierwszej kolejności wnioskodawca musi ustalić swój status, wykorzystując do tego informacje na temat liczby zatrudnionych osób, rocznego obrotu i całkowitego bilansu rocznego za trzy ostatnie lata obrachunkowe. Posiadając informację o tym, czy zalicza się do mikro, małych czy średnich przedsiębiorców może przejść do analizy pozostałych punktów w tabeli z kryteriami.
Pierwsze są kryteria formalne, stanowiące swego rodzaju filtr, przez który przechodzą jedynie wnioskodawcy spełniający wszystkie podstawowe założenia danego działania. Dotyczą one między innymi lokalizacji siedziby wnioskodawcy, wysokości wnioskowanego dofinansowania, zgodności okresu realizacji projektu z okresem programowym, zgodności projektu ze szczegółowym opisem priorytetów, jak również polityką horyzontalną ujętą w Rozporządzeniu Rady Europejskiej.
Po pozytywnej ocenie pierwszej części kryteriów, wnioskodawca może rozpocząć dalszą, merytoryczną analizę projektu, na który zamierza pozyskać dotację. Etap ten jest bardziej szczegółowy i wymaga większego zaangażowania oraz znajomości w przepisach regulujących zasady udziału w naborze wniosków na dane działanie. Merytoryczne kryteria wyboru projektów wynikają z celów poszczególnych priorytetów i działań przeprowadzanych w ich ramach – w związku z czym pierwsze pytanie brzmi, czy projekt wnioskodawcy wpisuje się w założenia i cele programowe? Ponadto, niezwykle istotne jest zapoznanie się z wytycznymi kwalifikowalności wydatków, jakie mają być poniesione w ramach projektu. Niestety nie zawsze wszystkie zaplanowane przez wnioskodawcę wydatki mogą zostać dofinansowane i wówczas traktowane są jako wydatki niekwalifikowalne, nieobjęte wsparciem.
Duże znaczenie przy ocenie dokumentacji aplikacyjnej ma sposób opisania projektu przez wnioskodawcę. Wszystkie działania i kroki, jakie aplikujący zamierza podjąć w celu realizacji projektu powinny być przedstawione jasno, spójnie i rzetelnie. Zamieszczone opisy oraz informacje ujęte we wniosku o dofinansowanie, jak i niezbędne załączniki powinny w sposób rzeczywisty i niebudzący wątpliwości odzwierciedlać ideę projektu oraz strategię jej realizacji. W parze z częścią opisową projektu idzie analiza finansowa przedsięwzięcia, która ma na celu zobrazowanie wpływu wdrożenia projektu na działalność wnioskodawcy. Wykazanie, iż wdrożenie projektu przyczyni się do innowacyjnych zmian w dotychczasowej działalności wnioskodawcy i zwiększy konkurencyjność firmy na rynku jest warunkiem koniecznym przy ubieganiu się o fundusze unijne.
Ta krótka nota na temat konieczności zapoznania się wnioskodawcy z dokumentacją konkursową danego działania i przytoczone niektóre wymogi, jakie musi on spełnić, aby projekt znalazł się na liście projektów rekomendowanych do dofinansowania uświadamia, że na dotację trzeba zasłużyć i nie każdy cel oraz nie każde planowane przedsięwzięcie, wpisujące się w strategię firmy potencjalnego wnioskodawcy, jest w stanie spełnić twarde kryteria programowe.
Perspektywa pozyskania kapitału w formie dotacji powraca do przedsiębiorców, szczególnie w przypadku gdy dotychczasowe źródła pozyskania kapitału są niewystarczające na realizację potrzeb spółki. Wówczas firmy rozpoczynają modyfikację swoich przedsięwzięć tak, aby w jak największym stopniu dostosować je do warunków umożliwiających pozyskanie środków unijnych. Jeśli istnieje choć mała szansa na wdrożenie przynajmniej części projektu, który mógłby przynieść w przyszłości korzyści, przedsiębiorca nie zawaha się podjąć próby adaptacji projektu pod dotację.
Poza modyfikacją planowanych przedsięwzięć dla uzyskania dotacji można spotkać się także z przypadkiem tak zwanego tworzenia sztuki dla sztuki. Chęć pozyskania pieniędzy przez niektórych przedsiębiorców jest tak duża, iż bez względu na brak jakichkolwiek potrzeb czy planów związanych z ich wydatkowaniem są w stanie dołożyć wszelkich starań, aby stworzyć projekt mający szansę na dofinansowanie. Nie zniechęcają ich ani surowe kryteria, ani długa procedura oceny dokumentacji aplikacyjnej, gdyż jedyne co się liczy to pozyskanie środków. Jednak ukształtowanie konkretnego pomysłu na realne do wdrożenia przedsięwzięcie, oparte na fundamentalnych celach strategicznych i które miałoby istotne znaczenie dla działalności firmy i jej otoczenia nie jest takie proste, zwłaszcza, że musi spełniać dodatkowo wymagania wynikające z rozporządzeń i ustaleń Komisji Europejskiej oraz wielu innych przepisów i regulacji. Często tego typu próby kończą się fiaskiem, a cała praca i godziny poświęcone stworzeniu czegoś, co w konsekwencji i tak miało małe szanse na powodzenie, idą na marne.
Reasumując, dofinansowanie z funduszy unijnych jest dla przedsiębiorstw charakteryzujących się dużym potencjałem, posiadających ukształtowane cele i plany na rozwój, a także odpowiednie zasoby techniczno-finansowo-organizacyjne niezbędne do realizacji obranych kierunków rozwoju. W wyniku braku zrozumienia idei funduszy unijnych przez potencjalnych wnioskodawców często ma miejsce duże rozczarowanie nieprzyznaniem refundacji na forsowany projekt. Jednak czy problem leży jedynie po stronie wnioskodawców? W tym miejscu należałoby zastanowić się jednak, czy determinacja przedsiębiorców nie jest być może spowodowana brakiem spójności pomiędzy potrzebami firm a wdrażanymi przez Instytucje, takie jak Komisja Europejska i Ministerstwo Rozwoju, rodzajami priorytetów i działań.
Paulina Zalewska
Project Manager
GoAdvisers S.A.
