Wprowadzenie odpowiednich zmian związanych z zasadami fakturowania stanowi realizację w Polsce odpowiedniej dyrektywy Unii Europejskiej. Dokonano ich na podstawie dwóch rozporządzeń ministra finansów. Pierwsze z nich – z 11 grudnia 2012 r. – dotyczy głównie kwestii wystawiania faktur i sposobu ich przechowywania, a drugie – z 20 grudnia 2012 r. – określa m.in. sposoby przesyłania e-faktur. Nowe prawo zrównuje przede wszystkim faktury elektroniczne z tradycyjnymi. Ponadto ułatwia proces wystawiania i przechowywania e-faktur, które do tej pory stanowią w Polsce jedynie 10 proc. całego obiegu faktur VAT, pomimo że tego typu rozwiązanie pozwala na generowanie nawet 80 proc. oszczędności kosztów w porównaniu do fakturowania tradycyjnego. Co więcej, jak pokazały badania zrealizowane przez PKPP Lewiatan, w 2012 r. aż 60 proc. klientów zadeklarowała, że chętnie będzie otrzymywać faktury elektroniczne. Tak więc główną barierą do tej pory były przepisy różnicujące faktury tradycyjne od elektronicznych.
Główne zmiany
Na wystawianie e-faktur wystarczy zgoda domniemana
Firmy, które zdecydują się na dokumenty elektroniczne będą mogły w prostszy sposób niż do tej pory rozpocząć odpowiednie rozliczenia z klientami. Dotychczas wymagana była zgoda na otrzymanie faktury elektronicznej przed jej wystawieniem. Teraz wystarczy jedynie zgoda dorozumiana, czyli wystarczy, że kontrahent opłaci fakturę elektroniczną, a fakt ten będzie równał się wyrażeniu zgody na otrzymanie dokumentu w takiej postaci. Poza tym przepisy przejściowe zachowują ważność wcześniejszej akceptacji dokonanej przed zmianą prawa.
Pojawiły się różnorodne możliwości zapewnienia wiarygodności
Nowe przepisy wymagają, aby zarówno fakturom papierowym, jak również elektronicznym zapewnić odpowiednią wiarygodność. Kwestia ta dotyczy trzech cech autentyczności: pochodzenia, integralności treści oraz czytelności.
Do tej pory w przypadku e-faktur wiarygodność można było potwierdzić jedynie za pomocą podpisu elektronicznego, bądź elektronicznej wymiany danych (EDI). Od teraz firmy będą mogły zdecydować się na weryfikację poprzez realizację kontroli biznesowych, czyli realizację wiarygodnego audytu procesu sprzedaży od wystawienia faktury po realizację dostawy, bądź świadczenia usług. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli wybrać najbardziej korzystne dla siebie rozwiązanie. Z jednej strony dla wielu firm korzystających już przykładowo z podpisu elektronicznego nic się nie zmieni i w dalszym ciągu w ten sposób będą mogły one weryfikować e-faktury. Z drugiej strony z kolei przedsiębiorcy nie posiadający jeszcze odpowiedniego certyfikatu kwalifikowanego będą mogli sięgnąć po dowolne rozwiązanie, jak kontrola biznesowa, która może być prowadzona na poziomie zaawansowanego oprogramowania księgowego (wystarczy odpowiednie powiązanie faktur dostaw, dokumentacji przechowywania i sprzedaży).
W najbliższym czasie e-faktury będą powoli zastępować faktury papierowe. Przemawiają za tym nie tylko kwestie logistyczne i finansowe, ale również naciski ze strony Unii Europejskiej. Rada UE chce bowiem, aby na rynku unijnym faktury elektroniczne stanowiły aż 80 proc. ogółu wystawianych dokumentów VAT. Przyczyni się to nie tylko do oszczędności w poszczególnych firmach, ale również do ochrony środowiska naturalnego.
Główne zmiany
Na wystawianie e-faktur wystarczy zgoda domniemana
Firmy, które zdecydują się na dokumenty elektroniczne będą mogły w prostszy sposób niż do tej pory rozpocząć odpowiednie rozliczenia z klientami. Dotychczas wymagana była zgoda na otrzymanie faktury elektronicznej przed jej wystawieniem. Teraz wystarczy jedynie zgoda dorozumiana, czyli wystarczy, że kontrahent opłaci fakturę elektroniczną, a fakt ten będzie równał się wyrażeniu zgody na otrzymanie dokumentu w takiej postaci. Poza tym przepisy przejściowe zachowują ważność wcześniejszej akceptacji dokonanej przed zmianą prawa.
Pojawiły się różnorodne możliwości zapewnienia wiarygodności
Nowe przepisy wymagają, aby zarówno fakturom papierowym, jak również elektronicznym zapewnić odpowiednią wiarygodność. Kwestia ta dotyczy trzech cech autentyczności: pochodzenia, integralności treści oraz czytelności.
Do tej pory w przypadku e-faktur wiarygodność można było potwierdzić jedynie za pomocą podpisu elektronicznego, bądź elektronicznej wymiany danych (EDI). Od teraz firmy będą mogły zdecydować się na weryfikację poprzez realizację kontroli biznesowych, czyli realizację wiarygodnego audytu procesu sprzedaży od wystawienia faktury po realizację dostawy, bądź świadczenia usług. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli wybrać najbardziej korzystne dla siebie rozwiązanie. Z jednej strony dla wielu firm korzystających już przykładowo z podpisu elektronicznego nic się nie zmieni i w dalszym ciągu w ten sposób będą mogły one weryfikować e-faktury. Z drugiej strony z kolei przedsiębiorcy nie posiadający jeszcze odpowiedniego certyfikatu kwalifikowanego będą mogli sięgnąć po dowolne rozwiązanie, jak kontrola biznesowa, która może być prowadzona na poziomie zaawansowanego oprogramowania księgowego (wystarczy odpowiednie powiązanie faktur dostaw, dokumentacji przechowywania i sprzedaży).
W najbliższym czasie e-faktury będą powoli zastępować faktury papierowe. Przemawiają za tym nie tylko kwestie logistyczne i finansowe, ale również naciski ze strony Unii Europejskiej. Rada UE chce bowiem, aby na rynku unijnym faktury elektroniczne stanowiły aż 80 proc. ogółu wystawianych dokumentów VAT. Przyczyni się to nie tylko do oszczędności w poszczególnych firmach, ale również do ochrony środowiska naturalnego.
Krzysztof Kaleta
Lider Zespołu Rozwoju i Wsparcia w Obszarze Biznesowym Korespondencja Masowa Unizeto Technologies
