Współpraca biznesowa wszystkich podmiotów opiera się na stałej wymianie informacji. Każda firma ma własne wzory umów, faktur, zleceń, raportów, itd. Coraz bardziej popularna staje się komunikacja oparta na stosowaniu dokumentów w formie elektronicznej. EDI – electronic data interchange (elektroniczna wymiana danych) jest systemem umożliwiającym przekazywanie danych między partnerami biznesowymi, między aplikacjami w różnych systemach komputerowych. Jest to trend doskonale wpisujący się w zastosowanie najnowszych technologii, digitalizację i standaryzację procesów.
Technologia XXI wieku
Drukowanie dokumentów, zleceń i faktur, pakowanie ich w koperty i wysyłanie do odbiorcy jest w dobie powszechnego korzystania z Internetu oraz stosowania systemów IT zupełnie nieekonomiczne i niepraktyczne. Powoduje niepotrzebne zaangażowanie administracji, personelu i dodatkowe, wysokie koszty. Używanie podpisu elektronicznego, jak i faktur w wersji elektronicznej jest uregulowane prawnie, dlatego nie ma tu żadnych formalnych przeszkód, aby zastosować system EDI.
Firmy, które już od jakiegoś czasu używają go w komunikacji ze swoimi partnerami tak bardzo doceniają jego zalety, że nakładają na swoich klientów dodatkowe opłaty za konieczność obsługi ich zleceń składanych manualnie – przez telefon, fax lub w postaci druku.
Zalety EDI
Stosowanie tradycyjnych druków generuje spore koszty i ryzyko związane z błędami przy ręcznym wypełnianiu dokumentów. Kolejny mankament takiego rozwiązania to długi czas potrzebny na ich dostarczenie. Takie błędy mogą implikować opóźnienia dostaw czy realizacji płatności, co może wpłynąć na zachwianie płynnością finansową firmy. Stosowanie EDI ma też wymiar w realizacji polityki odpowiedzialnego biznesu – rezygnacja z druku na rzecz wykorzystania dokumentów elektronicznych jest po prostu ekologiczna. Bez względu na ilość drukowanych dokumentów, ich tradycyjny obieg jest obecnie marnotrawstwem, którego można w prosty sposób uniknąć.
EDI – zalety wdrożenia i stosowania:
- Oszczędność
- Bezpieczeństwo przesyłania i przechowywania elektronicznych dokumentów
- Zwiększenie efektywności
- Szybkość przesyłania dokumentów
- Zmniejszenie nakładu pracy i kosztów administracyjnych
- Wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych i wiążących się z tym pomyłek.
Jak wdrożyć?
Co istotne, wdrożenie systemu EDI nie wymaga dodatkowych inwestycji związanych z oprogramowaniem, sprzętem lub serwisem. Wystarczy zastosowanie w firmie systemu, np. do obsługi zleceń lub magazynowego oraz dostęp do Internetu. To bardzo istotne zwłaszcza dla mniejszych firm, które posiadają ograniczone możliwości inwestycyjne. Konieczne jest opracowanie standardowych dokumentów, które będą przesyłane między firmami. Istotne jest maksymalne ograniczenie możliwości ingerencji w system i wprowadzenia błędnych informacji, tak aby zminimalizować liczbę pomyłek.
Wśród mniejszych firm popularność zyskują rozwiązania komunikacyjne oparte nie na drogim oprogramowaniu, ale na Internecie i rozwiązaniach informatycznych partnera handlowego. To rozwiązanie, które nie wymaga wdrożenia żadnego systemu, ani nakładów finansowych. Dla firm nie mogących zainwestować w EDI, bądź nie dysponujących własnymi systemami informatycznymi, oferujemy rozwiązanie oparte na internecie – mówi Grzegorz Lichocik. Dzięki niemu nasi klienci mogą łatwo i szybko złożyć zlecenie online, monitorować przesyłkę w czasie rzeczywistym oraz zarządzać zapasami magazynie magazynowymi – dodaje.
Co dalej?
Przyszłość niewątpliwie będzie należała do nowoczesnych rozwiązań IT. Dlatego warto, aby nawet najmniejsze firmy nauczyły się wykorzystywać zalety, jakie niesie zastosowanie najnowszych rozwiązań w komunikacji biznesowej. Prócz zyskania szeregu korzyści, będą mogły uniknąć opłat za stosowanie drukowanych dokumentów i chaosu komunikacyjnego.
