Certyfikaty

Dodano: 08.01.2013 Czytane: 18

Znaczenie małych i średnich przedsiębiorstw dla rozwoju gospodarek państw unijnych jest wciąż ogromne i w najbliższym czasie sytuacja ta raczej nie ulegnie zmianie. O ich niebagatelnej roli świadczą m.in. dane z najnowszego raportu przygotowanego na potrzeby Komisji Europejskiej (EU SMEs in 2012: at the crossroads. Annual report on small and medium-sized enterprises in the EU, 2011/12).

@@

Obecnie, kiedy kryzys finansowy jest rzeczywiście odczuwalny w Europie, szerokie porównanie polskiej specyfiki z innymi krajami naszego kontynentu jest jak najbardziej potrzebne. Pomijając kłopotliwe dla sektora MSP krajowe rozwiązania systemowe, których dotkliwość skutkuje licznymi barierami rozwojowymi (podsumowane w raporcie z badań ankietowych Ministerstwa Gospodarki Trendy rozwojowe sektora MSP w ocenie przedsiębiorców w drugiej połowie 2011 roku, nr 1/2012), warto przyjrzeć się temu, co przedsiębiorcy mogą poprawić na własną rękę, aby lepiej odpowiadać na zapotrzebowanie swego otoczenia biznesowego.

Raport dla Komisji Europejskiej wskazuje m.in., w jaki sposób i jakimi środkami UE chce wspomóc firmy z sektora MSP, aby stały się one jednym z kół napędowych europejskiej gospodarki, a w efekcie realnie przyczyniły do poprawy koniunktury na całym kontynencie. Poza ogólną promocją takich przedsiębiorstw, uwaga zwrócona jest na ułatwiony dostęp do finansowania i – co chyba najważniejsze – na wspieranie i podwyższanie innowacyjności. Doświadczenia krajów, w których małej i średniej wielkości przedsiębiorstwa radzą sobie stosunkowo dobrze i same wspierają całą gospodarkę, to podstawa do wyciągnięcia istotnych wniosków. Sprawne funkcjonowanie MSP oparte jest bowiem o silną współpracę z sektorem technologicznym i tymi dziedzinami wytwórstwa i usług, które stawiają na rozwiązania wymagające specjalistycznej wiedzy.

Operowanie w sektorach bazujących w dużym stopniu na osiągnięciach nauki wymaga właściwego przygotowania przedsiębiorstwa do stawianych oczekiwań. Sama organizacja pracy i procedur zarządzających poszczególnymi procesami w firmie to solidna podstawa, którą większy partner rozważa już na wstępnym etapie współpracy. Aby zapewnić sobie dalszy rozwój, pozyskać klientów i zlecenia, MSP powinny poddać się precyzyjnemu auditowi, który zweryfikuje sposób prowadzenia ich działalności. Jego wyniki wskażą miejsca wymagające niezbędnych usprawnień, a plan przygotowany na podstawie tej wiedzy umożliwi polepszenie sytuacji przedsiębiorstwa w otoczeniu konkurencyjnym.

Audit certyfikujący podstawą zrównoważonego rozwoju

Zaangażowanie się przedsiębiorstwa we współpracę opartą na wiedzy daje nie tylko perspektywy utrzymania dobrych wyników finansowych i kontynuowania działalności. Umożliwia także dalszy rozwój poprzez specjalizację, a tym samym wzrost stosowania innowacyjnych rozwiązań. Nowoczesne zarządzanie firmą opiera się w znacznym stopniu na zapewnianiu przejrzystości w całym łańcuchu dostaw. Przy wymagających profesjonalizmu zadaniach, margines błędu jest bardzo wąski i z uwagi na wysokie nakłady finansowe, firmy zlecające nie mogą pozwolić sobie na ryzyko. Aby przedsiębiorstwo z sektora MSP miało w takiej sytuacji realną szansę na rozpoczęcie współpracy, powinno potwierdzić jakość i niezawodność świadczonych usług lub produkowanych dóbr. Audit poszczególnych obszarów jego działalności jest sukcesem samym w sobie. Zebrane w trakcie szczegółowej analizy informacje posłużą do optymalizacji procesów, zwiększą wartość firmy i umożliwią poszukiwanie partnerów biznesowych na dodatkowych rynkach.

Przedsiębiorca, chcąc zweryfikować swoje działania, a w efekcie zwiększyć możliwości współpracy z innymi podmiotami, może sam przystąpić do auditu. Wówczas to on decyduje, które obszary w jego firmie mają zostać zbadane. Często występuje także sytuacja, że odbiorca bądź zleceniodawca wymaga jeszcze dodatkowych analiz w miejscach nie objętych wcześniej badaniem. Takie działania odbywają się, gdy jakość dóbr na końcu łańcucha wartości ma strategiczne znaczenie i nie może odbiegać od odgórnie ustalonych norm. Szczególnie w przypadku sektorów opartych o wiedzę, a zatem stosujących zaawansowane rozwiązania technologiczne, odgrywa to kluczową rolę.

Małe i średnie firmy działające na wewnętrznie ustalonych zasadach, nawet jeśli zostały one opracowane dzięki wiedzy zaangażowanych pracowników i w trakcie ich wieloletnich doświadczeń, w porównaniu z konkurencją znajdują się na słabszej pozycji. Zweryfikowanie wewnętrznych procesów przez zewnętrzny zespół auditorów pozwala na szybkie rozpoznanie zalet oraz cech przedsiębiorstwa przez potencjalnych partnerów. Standaryzacja jakości, która zostanie dzięki temu osiągnięta, jest bardzo istotna z punktu widzenia szybkości i rzetelności przekazywanych informacji, co wpływa na ułatwienie procesów decyzyjnych.

Rynek europejski, na którym działa ponad 20 mln firm z sektora MSP, charakteryzuje się dużym zróżnicowaniem norm jakościowych. Poszczególne kraje stosują własne rozwiązania, a zatem tym bardziej istotne staje się – z punktu widzenia możliwości eksportowych – dopasowanie do szeroko rozpoznawanych wytycznych. Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (ISO), zrzeszająca krajowe komitety normalizacyjne (nie tylko z UE), jest podmiotem, który dzięki wieloletniemu doświadczeniu uzyskał rolę nadrzędnego podmiotu. Mimo tego stosowanie się do opracowywanych przez nią norm jest tylko dobrowolne. Takie ujednolicenie uzyskało jednak szeroką akceptację i dla wielu firm z całego świata stanowi podstawowy wyróżnik, zaświadczający o jakości procesów, procedur czy produktów. Normy te są uniwersalne m.in. pod względem wielkości firm i dzięki temu ułatwiają wzajemne zrozumienie i podejmowanie współpracy.
koniec_str_1#

Jakość tkwi w szczegółach

Efektywność przedsiębiorstwa opiera się na zasadach, które powinny uwzględniać nie tylko specyfikę samej działalności, ale również całej branży. Weryfikacja prowadzona podczas auditu musi zatem wykazać korelację poszczególnych procesów w odniesieniu do całego otoczenia biznesowego firmy. Rozszerza to perspektywy rozwojowe danego podmiotu dzięki rozpoznawalności stosowanych systemów zarządzania i certyfikatów.
Jakość to jednak nie tylko końcowe efekty – wpływ na nią ma każdy nawet pozornie najmniej istotny poziom działania. Kwestią zasadniczą jest zorientowanie nie na sam wynik, ale na drogę, która do niego prowadzi. Dlatego małe i średnie przedsiębiorstwa powinny stawiać na rozwój i certyfikowanie systemów zarządzania.

Czasy, w których zarządzanie jakością oparte o wymagania normy ISO 9001:2008 w dużych firmach było szczytem działań auditowych, powoli odchodzą do przeszłości. Wymagane minimum to jednak wciąż bolączka MSP, które nie zawsze mogą zagwarantować swoim partnerom certyfikat dotyczący nowoczesnego zarządzania. A jest on niejednokrotnie podstawą profesjonalnego wizerunku i dalszej współpracy.

Dla przedsiębiorstw rozumiejących, jakie korzyści niesie ze sobą certyfikacja, poddanie się dalszej weryfikacji nie stanowi żadnego problemu. Wyłania się wówczas przed nimi spora liczba rozporządzeń prawnych, które warunkują ich działanie. Do najbardziej ogólnych należą m.in. te związane z ochroną środowiska, przywołane w normie ISO 14001:2004. Choć z pozoru jej zasady są powszechnie rozumiane, to ich przełożenie na poszczególne rodzaje działalności nie zawsze jest proste. Oddziaływanie na środowisko odbywa się bowiem w wielu przypadkach całkowicie pośrednio. Poziom świadomości w tym zakresie pozostawia wciąż wiele do życzenia szczególnie w sektorze MSP, a zatem szczegółowy audit ma na celu wskazanie wszelkich niedociągnięć bądź zaniedbań stanowiących częstokroć wymierne ryzyko prawne.

Idąc dalej, szczególnie firmy produkcyjne powinny poznać obszary, w których warto certyfikować zasady bezpieczeństwa i higieny pracy. Ich regulacją zajmuje się norma OHSAS 18001:2007. Wprowadzanie najnowszych technologii, skomplikowanych urządzeń czy nowych maszyn rodzi potrzebę dopasowania dotychczasowych standardów i nawyków pracowników do nowych realiów. Oprócz ochrony zdrowia i życia, audit w tym zakresie minimalizuje zagrożenie związane z awariami, przestojami w produkcji czy czasowym lub trwałym niedoborem kadry. W ogólnym rozrachunku prowadzi to do terminowego wywiązywania się z zawartych umów, dostaw czy gwarancji jakości produktów i tym samym ma pozytywny wpływ na bilans finansowy.

Warto pamiętać także o systemach zarządzania energią, które pomagają zoptymalizować nie tylko koszty związane z obsługą działalności, ale również z właściwym wykorzystaniem i obciążeniem posiadanej infrastruktury. Spełnienie tych wytycznych potwierdzone jest certyfikacją zgodnie z normą ISO 50001:2011.

Każdemu według potrzeb

Precyzyjniejsze rozwiązania pozwalające na dojrzałe i nowoczesne zarządzanie zawarte są w normach i specyfikacjach dostosowanych do poszczególnych branż. Począwszy od sektora budowlanego, przez motoryzacyjny, kolejowy, kosmetyczny i spożywczy, aż po edukację. W każdym z nich duże znaczenie odgrywają małe i średnie firmy. Współpraca z większymi podmiotami czy bezpieczeństwo konsumentów wymagają nie tylko renomy, ale także uwiarygodnienia w postaci certyfikatów.

Branża motoryzacyjna, która w znacznym stopniu polega na dostawcach zewnętrznych, operuje na podstawie systemów zarządzania jakością według ISO/TS 16949:2009. System ten powstał w odpowiedzi na konieczność określenia minimalnego poziomu systemów zarządzania jakością dostawców tego sektora. Głównym celem jest ciągłe doskonalenie, koncentracja na prewencji, a nie detekcji oraz ograniczanie zmienności w procesach produkcyjnych i tym samym zapewnianie powtarzalności produktów przy równoczesnym ograniczaniu kosztów.

Systemy zarządzania jakością w branży kolejowej rozwijane są w oparciu o Standard IRIS (International Railway Industry Standard). O ile w ujęciu globalnym koleje i służąca im infrastruktura są domeną dużych firm, to wyroby produkowane dla kolejnictwa są w dużej mierze dostarczane przez małe i średnie przedsiębiorstwa. Duże perspektywy rozwojowe komunikacji kolejowej w Polsce pozwalają zakładać, że zwiększy się zapotrzebowanie na certyfikację firm, które będą chciały pełnić rolę podwykonawców lub dostawców.

Sektor MSP jest także bardzo silnie reprezentowany w branży spożywczej, zarówno jako dostawca produktów, jak i półproduktów. Z racji swojej specyfiki żywność objęta jest wysokimi, szczegółowymi standardami związanymi z higieną i bezpieczeństwem jej wytwarzania, dystrybucji oraz magazynowania. Identyfikacja, oszacowanie skali zagrożeń związanych z wymienionymi procesami, a także zapobieganie negatywnym skutkom możliwe jest dzięki stosowaniu systemu HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points). Międzynarodową regulację, która dokłada do niego m.in. wzajemną komunikację na przestrzeni całego łańcucha żywnościowego, zarządzanie całym systemem i programy podstawowe jest norma ISO 22000:2005. Myśląc o ekspansji w tej branży, małe i średnie firmy muszą być także przygotowane na wdrożenie systemu według norm BRC oraz IFS. Nawet jeżeli nie uda się bezpośrednio sprzedawać swoich produktów na zagranicznych rynkach, to wiele sieci handlowych wymaga potwierdzenia jakości, aby zgodziły się na współpracę i dystrybucję towarów.

Poza wymienionymi normami, które w ramach prowadzonego auditu dopasowywane są do specyfiki danego przedsiębiorstwa, warto zwrócić uwagę na kwestie bezpieczeństwa informacji i zarządzania ryzykiem. Poufność, integralność, bezpieczeństwo i dostępność strategicznych danych gwarantuje spełnianie założeń normy ISO/IEC 27001.

Certyfikacja pozwala uwiarygodniać i doskonalić systemy zarządzania w organizacjach każdej wielkości. Jednak decyzja o tym, które obszary należy zweryfikować i usprawniać, pozostaje już w gestii właścicieli oraz kadry zarządzającej.

Autor: Dr inż. Maciej Musiał, dyrektor działu Management Service, TÜV SÜD Polska