Co w takim razie robią małe i średnie firmy, które są świadome bezpośredniego związku pomiędzy wynikami firmy a wpływem na nie ich pracowników?
Zdaniem Sławomira Chłonia, prezesa firmy Organic Farma Zdrowia SA, która w 2012 roku odnotowała ok. 20-proc. wzrost sprzedaży, najważniejszy wpływ na efektywną pracę zespołu mają jasno określona wizja, strategia i cele. Niezwykle ważnym elementem jest prowadzenie regularnych przeglądów, czy firma realizuje strategię i cele, a zadania poszczególnych stanowisk wspierają
jej realizację. Dzięki temu działaniu na bieżąco można korygować zadania, aby uniknąć niewłaściwych decyzji personalnych – radzi Chłonia.
W momencie rozwoju firmy bardzo ważne jest zadbanie o komunikację między przełożonymi i pracownikami, koniecznie dwustronną. Wielkość firmy istotnie wpływa na sposób wpływania i zarządzania zespołem – w małych i średnich firmach łatwiejsza jest komunikacja, większa elastyczność, lepsze zrozumienie oczekiwań właściciela przez menedżerów, prosty system wynagrodzeń wspierający osiąganie celów. Ale też w małych i średnich firmach brak jest jasnych procedur działania w niestandardowych sytuacjach, często brakuje umiejętności zarządczych kadry menedżerskiej, ograniczone są szkolenia z powodu braku środków oraz zrozumienia potrzeb i ich wpływu na wyniki osiągane przez firmę.
Zaufanie do pracowników to podstawowa zasada prezesa firmy Rage Concept Sp. z o.o., Krzysztofa Wiewióra, właściciela salonów World Optic Group, który mimo trudnej sytuacji rynkowej kontynuuje ekspansję. Jego zdaniem zaufanie możliwe jest tylko dzięki przemyślanemu systemowi zarządzania ludźmi i zaczyna się od dobrego doboru pracowników. Rekrutacja okazuje się kluczem do budowy sprawnego i skutecznego zespołu. Zatrudnione osoby wspieramy w zakresie zdobywania wiedzy i wdrożenia do pracy, poprzez współpracę z osobami bardziej doświadczonymi. Mamy jasno określoną ścieżkę awansów, którą znają nasi pracownicy i wiedzą, że wywiązujemy się ze składanych im obietnic. Jednocześnie działający u nas system wynagradzania wspiera realizację zarówno celów indywidualnych, jak i sprzedażowych. Chętnie nagradzamy wyróżniających się pracowników, organizując różnorodne konkursy wewnętrzne. Nasi ludzie znają biznesplan firmy, dzięki czemu zespół to grono fajnych, lojalnych i efektywnych pracowników – ocenia Krzysztof Wiewiór.
Z powyższych przykładów wynika, że postawienie efektywności pracowników w centrum zainteresowania osób zarządzających firmą umożliwia ich dynamiczny rozwój.
Na świecie powstało wiele modeli, które systematyzują sposoby działania prowadzące do osiągania celów firmy.
Jednym z nich jest kładący nacisk na efektywność pracowników model Human Performance Improvement (HPI). Podejście HPI zakłada, że każde działanie w firmie musi być zorientowane na konkretne, mierzalne rezultaty, że oceniając pracowników powinniśmy koncentrować się na osiąganych przez nich efektach, a nie zachowaniach oraz że na wszystkie działania powinniśmy patrzeć systemowo, uwzględniając powiązania występujące między nimi. Model ten ułatwia również usprawianie w hierarchii działań i skoncentrowanie na tych, których realizacja ma największy wpływ na wynik firmy.
W myśl powyższych zasad, aby skutecznie usprawniać działanie firmy, powinieneś działać zgodnie z poniższymi krokami:
1. Określ precyzyjnie cele biznesowe, jakie firma lub jej działy mają osiągnąć. Możesz usystematyzować te cele w czterech obszarach zgodnych z koncepcją Balanced Scorecard: finansów, rynku i klientów, procesów biznesowych oraz rozwoju i pracowników. Wybierz tylko te cele, które są naprawdę ważne dla firmy.
2. Określ, które działy i pracownicy mają kluczowe znaczenie dla realizacji celów oraz jakie ich działania mają na nie wpływ. Wskaż poziom wydajności, efektywności czy realizacji zadań, jaki jest niezbędny do osiągnięcia celów.
3. Określ, jaki poziom wydajności i efektywności zespołów/pracowników jest obecnie; określ także lukę między tym co jest a tym co uprawdopodabnia realizację celów biznesowych.
4. Zbadaj przyczynę luki. Pomocny może okazać się model zaproponowany przez T.F. Gilberta (1996 r.), wskazujący sześć obszarów, w których należy rozpatrywać działania: Zasoby – narzędzia pracy, wyposażenie, itp.
a. Struktura i procesy – opisy stanowisk i procesów, struktura firmy, cele, procedury, normy jakości, itp.,
b. Informacje – jasne oczekiwania wobec pracy, znajomość standardów pracy, informacje zwrotne, dostęp do danych związanych z pracą,
c. Wiedza i kompetencje – wiedza specjalistyczna, postawy,
d. Motywacja – zaangażowanie w pracę, poziom satysfakcji z pracy i wynagrodzenia, poczucie bezpieczeństwa pracy, możliwość rozwoju,
e. Jakość życia w organizacji – dbałość o zdrowie psychiczne i fizyczne oraz równowagę między pracą a życiem prywatnym.
5. Zaproponuj optymalne rozwiązanie uwzględniające aktualne możliwości firmy, np. zatrudnienie nowych pracowników, zmianę struktury organizacji, wprowadzenie spotkań informacyjnych, wdrożenie systemu coachingu i mentoringu, zmianę systemu wynagrodzeń.
6. Oceń efekty wdrożonych rozwiązań.
Jak widać podejście HPI umożliwia, w jasno określonych krokach, skuteczną analizę organizacji, prowadzącą do wyboru tylko tych rozwiązań, które przy określonym nakładzie pracy dają najlepsze rezultaty i mają największy wpływ na wyniki firmy.
Powyższy model wskazuje, jak ważne jest podejście do kwestii zarządzania ludźmi w organizacjach w sposób systemowy. Duże firmy najczęściej tworzą w strukturze komórki odpowiedzialne za politykę personalną – działy HR, mniejsze mają możliwość zatrudnienia HR Menedżera w pełnym wymiarze etatu, lub mogą skorzystać z wynajmu Zewnętrznego HR Menedżera z wyspecjalizowanej firmy, dokładnie w takim wymiarze, jaki umożliwi jej efektywne funkcjonowanie.

Agnieszka Glinka, Monika Hryniszyn, www.businesssetup.pl

W artykule wykorzystano opis modelu HPI pochodzący z książki „Rozwój organizacji poprzez rozwój efektywności pracowników” autorstwa Grzegorza Filipowicza, Oficyna Wolters Kluwer business, Kraków 2008