Niemal każdy rodzaj ludzkiej aktywności odbywa się w mniejszym lub większym stopniu w internecie. Niestety za tendencjami tymi nie nadąża prawo podatkowe, które nadal bazuje na zasadzie, że główną formą faktury jest faktura papierowa, a faktura elektroniczna (tzw. e-faktura) może być stosowana wyjątkowo i po spełnieniu wielu dodatkowych wymogów.

Powoduje to sytuację w której przedsiębiorcy nadal unikają faktur elektronicznych w obawie, że mogą one być źródłem problemów podatkowych.

Ważny wymóg akceptacji

W pierwszej kolejności należy przypomnieć, że od 1 stycznia 2011 r. sposób wystawiania e- faktur określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Z przepisów tych wynika, że faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Wydawać się by mogło, że najważniejszym wymogiem przesyłania faktur w formie elektronicznej jest wymóg aby forma to została zaakceptowana przez odbiorcę.

Niestety to nie wszystko... 
@@

Autentyczność i integralność

Z dalszych przepisów wynika bowiem, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Wyrażenia te zostały zdefiniowane w omawianym tutaj rozporządzeniu w ten sposób, że:

• pod pojęciem autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;

• pod pojęciem integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zdaniem autorów, warunek autentyczności w przypadku faktur elektronicznych można uznać za spełniony poprzez wskazanie w treści zawieranej umowy (porozumienia) listy adresów e-mail, z których i na które przesyłane będą faktury elektroniczne. Inaczej mówiąc, stworzyć należy listę adresów e-maili, na które przesyłane mogą być e-faktury oraz z których e -faktury mogą być wysyłane.

PDF, Word i Excel to za mało

Przyjąć jednocześnie trzeba, że integralność treści faktury elektronicznej ma miejsce wtedy, gdy plik zawierający fakturę jest zabezpieczony przed zmianą jego treści przez osoby trzecie posiadające przeciętną wiedzę z zakresu informatyki. Przykładowo więc e- faktury wysyłane w formacie PDF (bez dodatkowego zabezpieczenia), Word, Excel nie spełniają rygorów przewidzianych dla faktur elektronicznych, ponieważ dokonanie zmian ich treści wymaga przeciętnej znajomości zagadnień informatycznych.

Pamiętać należy, że z omawianych tutaj przepisów wynika, że autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z poźn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Przedsiębiorca ponosi ryzyko

Użycie wyrażenia "w szczególności" oznacza, że wymienione powyżej dwa sposoby zabezpieczenia e- faktur nie są zastrzeżone na wyłączność. W konsekwencji możliwe jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych także przy użyciu innych systemów.

Niestety takie rozwiązanie wiąże się dla przedsiębiorcy z ryzykiem, ponieważ jeśli okaże się, że faktury wysyłane w ten sposób nie spełnią wymogów w zakresie autentyczności i integralności, to wówczas spowoduje to przykre konsekwencje zwłaszcza dla odbiorcy faktury, któremu może zostać zakwestionowane prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego.

Z powyższych względów przedsiębiorcy decydując się na korzystanie z elektronicznych faktur powinni szczególnie starannie postępować przy wyborze systemu do przesyłania e- faktur i preferować bezpieczny podpis elektroniczny bądź elektroniczną wymianę danych (EDI).

Autor:
Piotr Paszek, Kierownik Zespołu ds. Podatku VAT i Akcyzy ECDDP Sp. z o.o.
Ewa Sokołowska-Strug, Dyrektor Departamentu Podatków Pośrednich ECDDP Sp. z o.o.