Schować? Skserować? Wyrzucić? Z problemem "małych papierków" boryka się wiele firm w Polsce. Ale już wiadomo, co zrobić z paragonami fiskalnymi.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wydał interpretację indywidualną przepisów prawa podatkowego w sprawie, która z pewnością zainteresuje przedsiębiorców używających w swojej działalności kas fiskalnych. Interpretacja ta, wydana dnia 19.02.2010 r., dotyczyła bowiem terminu przechowywania kopii dokumentów sporządzonych przez kasy fiskalne (paragonów i raportów fiskalnych) na nośniku papierowym, tzw. rolkach (sygn. akt IPPP1-443-1338/09-2/JB).

We wniosku o wydanie interpretacji został przedstawiony następujący stan faktyczny: pewna spółka jawna prowadziła dwa sklepy spożywczo-przemysłowe oraz była podatnikiem podatku od towarów i usług zobowiązanym do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Spółka ta rozpoczęła ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących przed 1.12.2008 r. Przy czym, kopie paragonów i raportów fiskalnych były sporządzane i przechowywane przez spółkę w formie papierowej (tzn. jako rolki kasowe).

U spółki, jako wnioskodawcy pojawiła się wątpliwość, czy kopie paragonów i raportów fiskalnych sporządzone przez kasę w formie papierowej dokumentujące sprzedaż dokonaną przed 1.12.2008 r. mogą być przechowywane nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż?
@@

Spółka powołała się przy tym na § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania, (dalej "rozporządzenie").

Zdaniem wnioskodawcy, sporządzone na nośniku papierowym kopie paragonów i raportów fiskalnych dokumentujące sprzedaż dokonaną przed dniem 1.12.2008 r. mogły być przechowywane nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż.

Organ podatkowy w interpretacji uznał stanowisko spółki za prawidłowe. Organ podkreślił przy tym, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących określone są w rozporządzeniu.

Zgodnie z § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących obowiązani są również do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie Ordynacja podatkowa.

Zgodnie zaś z art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, które stosownie do art. 70 § 1 ustawy Ordynacji podatkowej, przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. 

Natomiast w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym potwierdzających dokonanie do dnia 31.12.2011 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Organ podatkowy przypomniał, że do 30.11.2008 r. wszelkie kopie dokumentów kasowych należało przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednocześnie przepisy dotyczące kas rejestrujących nie przewidywały żadnych możliwości skrócenia tego okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych. Ze względu jednak na techniczne trudności w realizacji tego wymogu, dopuszczało się i nadal dopuszcza się możliwość sporządzania i przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych.

Dodatkowo, z § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia wynika, że kopie dokumentów kasowych należy przechowywać przez okres 5 lat. Przepis ten jednak nie dotyczy dokumentów kasowych sporządzanych w formie papierowej, lecz sporządzanych na nośniku informatycznym. Zaś zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzające dokonanie sprzedaży do dnia 31.12.2011 r. podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż (z wyjątkiem kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących).

Kopie dokumentów sporządzanych przez kasę rejestrującą na nośniku papierowym (paragonów i raportów fiskalnych) dokumentujących sprzedaż dokonaną przed 1.12.2008 r. (tj. przed dniem wejścia w życie rozporządzenia) należy przechowywać nie krócej niż przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż udokumentowana paragonem. Należy przy tym pamiętać, że uregulowania te dotyczą dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31.12.2011 r.

Maciej Szulikowski
Kancelaria Prawna M. Szulikowski i Partnerzy