Pracując zwłaszcza z dużymi podmiotami gospodarczymi jako dostawcy produktów lub usług, nierzadko zmuszani jesteśmy do akceptowania długich, nawet kilkudziesięciodniowych terminów płatności. Długie terminy płatności mogą mieć istotny wpływ na prowadzoną działalność, a nawet wypłacalność przedsiębiorstwa, szczególnie jeśli nie są regulowane przez kontrahentów w terminie. Termin płatności to bowiem jeden z istotniejszych tematów w działalności handlowej każdej firmy, ponieważ rzutuje na jej kapitał obrotowy, a tym samym na płynność finansową przedsiębiorstwa.

W proponowaniu bardzo długich terminów płatności swoim dostawcom lub usługodawcom prym wiodą duże korporacje, wykorzystując do tego swój potencjał biznesowy, pozycję na rynku, prestiż lub inne atrybuty atrakcyjne dla potencjalnych partnerów handlowych, w tym także mniejszych firm z sektora M¦P. W tej dziedzinie przodują przede wszystkim sieci handlowe oraz firmy z branży budowlanej, które od swoich dostawców wymagają nie tylko długich kredytów kupieckich, ale też narzucają swoje ogólne warunki współpracy.

Bywa, że podpisując kontrakt z dużym graczem dostawca decyduje się na współpracę na niższym dla niego zysku procentowym na rzecz masy marży. Jednak nie zawsze bierze pod uwagę czynniki, które mogą istotnie rzutować na realizowany przez niego profit, a nawet na wypłacalność jego firmy. Ma to miejsce w szczególności, gdy należności nie są regulowane w spodziewanym terminie. Co zatem zrobić by się zabezpieczyć?

Różne rozumienie pojęcia termin zapłaty

Podczas negocjacji zazwyczaj ustala się najpierw ramowe warunki współpracy, takie jak wysokość rabatu, terminy dostaw czy termin płatności w dniach. Po tym etapie jesteśmy zazwyczaj zmęczeni i szczęśliwi, że dobiliśmy targu i zostało tylko podsumowanie ustaleń w formie pisemnej.

Jednak już na etapie rozmów handlowych warto zwrócić uwagę na to, jak obie strony definiują poszczególne pojęcia – takie jak chociażby termin zapłaty. Jako dostawca możemy przyjmować, iż uzgodniony termin płatności biegnie od dnia dostarczenia towaru lub potwierdzenia wykonania usługi i wystawienia za nią faktury. Nasz kontrahent natomiast może uważać, że termin płatności zaczyna bieg z dniem dostarczenia mu prawidłowo wystawionego dokumentu. Także rzeczy warto uzgodnić pomiędzy stronami na etapie negocjacji kredytu kupieckiego, gdyż ustaliwszy termin płatności o długości np. 30 dni, może się później okazać, że będzie on wynosił o kilka dni więcej, jeśli fakturę wysyłamy tradycyjną pocztą. Tym samym otrzymamy zapłatę o kilka dni później.

Przeczytaj ogólne warunki współpracy przed rozpoczęciem negocjacji

Przed przystąpieniem do omówienia warunków handlowych warto poprosić naszego kontrahenta, zwłaszcza jeśli jest on dużym graczem na rynku, o przesłanie ogólnych warunków współpracy, o ile nawiązanie jej wymaga ich zaakceptowania. Duże firmy zazwyczaj mają swoje umowy i chcą bazować na standardowych zapisach, przygotowanych przez własne działy prawne. Warto o tym pamiętać, tym bardziej, że wzory umów przesyłane są często dopiero po ustaleniu bazowych warunków, celem sfinalizowania ustaleń na piśmie. Rzadko się bowiem się zdarza, aby dostawca o nie prosił przed rozpoczęciem negocjacji.

A w takiej umowie mogą znaleźć się zapisy, że kontrahent będzie zlecał przelew po upływie wskazanego na fakturze terminu płatności lecz tylko w określone dni robocze miesiąca (np. tylko w czwartki), argumentując to zasadami pracy w ich dziale księgowym. A aspekt organizacji pracy u klienta ciężko nam będzie negocjować. Dlatego powinniśmy więc mieć świadomość takich ograniczeń już na etapie rozpoczęcia rozmów, aby początku negocjować kredyt kupiecki na poziomie np. 45 czy 50 dni, a nie zgadzać się na 60 dni, wiedząc, że uśredniony termin płatności i tak będzie dłuższy z uwagi na zapisy tego typu.

Uważnie czytaj zawieraną umowę i przygotuj swój zespół do jej realizacji

Spotkałam się kiedyś z sytuacją, że jedna faktura na dostawę o bardzo dużej wartości zrealizowaną do magazynu centralnego nie została uregulowana przez sieć supermarketów. Osoba, która skontaktowała się z księgowością naszego kontrahenta po upływie jej terminu płatności, uzyskała informację, że dostawa owszem została przyjęta bez zastrzeżeń, ale wymagana faktura w formie papierowej nigdy do klienta nie dotarła. Jako, że zapis w umowie brzmiał, że termin płatności wynosi X dni od dnia DOSTARCZENIA prawidłowo wystawionej faktury, oznaczało to, że termin płatności za tę dostawę wydłużył się więcej niż dwukrotnie, gdyż od momentu jej wystawienia po raz kolejny i dostarczenia do klienta biegł od nowa.
Podobne sytuacje mogą mieć miejsce, jeśli w dostawie występują niezgodności np. cenowe lub ilościowe, o których dowiadujemy od odbiorcy towaru dopiero na kilka dni przed terminem zapadalności naszej faktury. Przy niefortunnych zapisach, które zaakceptowaliśmy, termin płatności może biec wtedy również od początku.

Warto więc zwrócić uwagę na tego typu zapisy w umowach, które duzi gracze rynkowi przedstawiają nam do podpisania. Możemy wtedy negocjować zapisy definiujące termin zgłaszania przez naszego klienta uwag do faktury – np. 7 dni od daty dostawy lub wykonania usługi. Zadbajmy także o to, aby mieć dowód odbioru faktury przez klienta – można go uzyskać wysyłając fakturę kurierem lub listem za potwierdzeniem odbioru.

Warto także dołożyć starań, aby zespół naszej firmy miał świadomość jak kosztowne dla nas mogą być niedopatrzenia i przeszkolić pracowników z najważniejszych elementów zawartych w kontrakcie. Nawet intratny deal wynegocjowany przez dział handlowy, może być dla firmy mało opłacalny, jeśli fakturzystka nie dopełni formalności i nie wyśle faktury w sposób potwierdzający jej otrzymanie przez klienta, a umowa tego wymaga. W takiej sytuacji możemy być zmuszeni przeznaczyć część planowanego zysku na finansowanie zewnętrzne, aby utrzymać płynność finansową.

Czy można skrócić termin płatności?

Zdarza się, iż duże przedsiębiorstwa jednostronnie zmieniają warunki płatności zasłaniając się rzekomym niedopełnieniem przez nas warunków umowy, urlopami w dziale finansów lub po prostu obiecując jej uregulowanie w kolejnym tygodniu, wiedząc, że mniejsze firmy nie zaryzykują realizacji ważnego kontraktu zbyt natarczywie upominając się o swoje należności albo wystawiając odsetki za brak zapłaty w terminie.

Jeśli klient płaci nierzetelnie możemy próbować renegocjować termin płatności w oparciu o historię współpracy. W tym celu możemy przeliczyć dni kredytu kupieckiego, które chcemy obciąć, na rabat potransakcyjny rozliczany notą księgową, a rabat uzależnić np. od spełnienia przez kontrahenta określonych warunków dotyczących terminowego rozliczania należności. Tego typu zapisy warto proponować już na początku, gdy zaczynamy współpracę i negocjujemy warunki handlowe.

Moja praktyka wskazuje, że dość łatwo wprowadzić do umowy tego typu uwarunkowania, gdyż nasz kontrahent zazwyczaj zapewnia nas podczas rozmów, że zamierza płacić,
a brak akceptacji takiej propozycji by temu przeczył.

Autorka posiada ponad 20 lat praktycznego doświadczenia w zarządzaniu na wysokim szczeblu organizacjami na rynkach B2B i B2C, w ujęciu multichannel i omnichannel. Ma na koncie ponad 2000 wynegocjowanych kontraktów – w tym z większością sieci handlowych w Polsce.
Zarządzała zespołami 200+. Prowadzi firmę Warda Consulting Team (www.wardateam.com) i doradza przedsiębiorstwom jak efektywnie zwiększyć sprzedaż i profitowość. Z wyróżnieniem ukończyła finanse i Executive MBA. Jest także absolwentką programów dla kadry zarządzającej na INSEAD