Od dawna sygnalizowali, że sztywne regulacje czasu pracy uniemożliwiają im płynne dostosowanie zasobów i mocy produkcyjnych do dynamicznie zmieniających się warunków rynkowych. Tym bardziej, że podobne rozwiązania wprowadzili już nasi sąsiedzi, m.in. Niemcy, Czechy i Słowacja.
Obecnie szybkość reagowania firmy na zmiany koniunktury decyduje nie tylko o jej konkurencyjności, ale często o przetrwaniu i zachowaniu miejsc pracy. W 2008 roku, po nieoczekiwanym nadejściu globalnego kryzysu gospodarczego, rząd zdecydował się wprowadzić tzw. ustawę antykryzysową, która obowiązywała w latach 2009-2011. Teraz niektóre z zawartych w niej rozwiązań weszły do Kodeksu Pracy na stałe.
Komu pomogą zmiany
Nowe rozwiązania znajdują zastosowanie tam, gdzie zapotrzebowanie na produkty i usługi jest zmienne, bądź firma szczególnie odczuwa wahania koniunktury gospodarczej. Dlatego wprowadzenie elastycznego czasu pracy umożliwia przedsiębiorstwu zwiększenie mocy produkcyjnych w okresach natężenia pracy i pozwala uniknąć zwolnień pracowników w okresach spadku zamówień.
Okres rozliczeniowy wydłużony
W przypadkach uzasadnionych przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub organizacyjnymi, pracodawca ma prawo wydłużyć okres rozliczeniowy czasu pracy do maksymalnie dwunastu miesięcy, przy zachowaniu dobowych i tygodniowych norm pracy i wypoczynku, tj. jedenastu godzin odpoczynku w ciągu doby i do 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w ciągu tygodnia. Można zatem ułożyć harmonogram w ten sposób, aby przeciętny tydzień pracy nie przekraczał średnio 40 godzin tygodniowo, ale w ujęciu rocznym. Firma, która otrzymała duże zamówienie, ma prawo wydłużyć czas pracy przykładowo do dziesięciu godzin dziennie w marcu i kwietniu, a pracownicy otrzymają wolne za nadprogramowe godziny w okresie, gdy pracy jest mniej, np. w lipcu i sierpniu.
W praktyce oznacza to szansę na lepsze dostosowanie mocy produkcyjnych firmy do cyklu zamówień i bilansowania czasu pracy pracowników w ciągu całego roku. Dodatkowo, przepracowany czas obowiązkowo zostanie później oddany pracownikom jako godziny lub całe dni wolne. Rozwiązanie to pozwala pracodawcom na zmniejszenie kosztów nadgodzin, które w znacznie większym zakresie teraz będą rekompensowane czasem wolnym.
W sytuacjach gdy z uwagi na rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, pracownik nie ma obowiązku wykonywania pracy, przysługuje mu wynagrodzenie w wysokości płacy minimalnej (w 2013 roku 1 600 zł brutto, a w 2014 – 1 680 zł brutto). W przypadku osób zatrudnionych na niepełnym etacie, wysokość wynagrodzenia ustala się proporcjonalnie do ich wymiaru czasu pracy.
Czas pracy uelastyczniony
Pracodawca ma prawo uelastycznić czas pracy na dwa sposoby:
Nowe przepisy dają pracownikom szansę załatwienia spraw prywatnych w trakcie pracy. W tym celu konieczne jest jednak złożenie pisemnego wniosku do przełożonego, który może wyrazić zgodę na udzielenie takiego czasu wolnego, z zastrzeżeniem, że musi on zostać odpracowany w uzgodnionym z pracodawcą terminie (niekoniecznie w tym samym dniu). Należy jednak pamiętać, że czas ten nie będzie stanowił nadgodzin.
koniec_str_1#
Jak wprowadzić nowe regulacje w firmie
Warto pamiętać, że uelastycznienie czasu pracy w firmie wymaga zachowania określonych procedur.
Krok 1 – Porozumienie z reprezentacją pracowników
Wprowadzenie wydłużonego okresu rozliczeniowego i ruchomego czasu pracy wymaga uzgodnienia z pracownikami, tj. nie może nastąpić w drodze jednostronnej decyzji pracodawcy. Uzgodnienia te dokonywane są z zakładową organizacją związkową, o ile taka w firmie istnieje, a w przypadku braku związków zawodowych z radą pracowników czy w inny sposób wybranymi przedstawicielami zespołu.
W odróżnieniu od rady pracowników, Kodeks Pracy nie określa sposobu powoływania przedstawicieli załogi, pracodawca ma zatem prawo ustalić w regulaminie pracy lub odrębnym obwieszczeniu przekazanym podwładnym. Pracodawca nie może samodzielnie wskazać takich przedstawicieli, ani wpływać na proces ich wyboru. Optymalną formą wyłonienia reprezentantów wydaje się – w zależności od struktury firmy – zebranie wszystkich zatrudnionych i głosowanie lub pisemne wybory według procedury określonej przez pracodawcę (np. co do sposobu zgłaszania kandydatów czy liczebności ich reprezentacji). Bywa, że pracownicy nie są zainteresowani powołaniem takiego przedstawiciela lub nie ma chętnych kandydatów. Wówczas następuje pat. Zdarza się też, że personel celowo unika wyłonienia reprezentacji, aby zablokować wprowadzenie niekorzystnych z ich punktu widzenia zmian organizacyjnych. Przedsiębiorca może takie nieprzewidziane przeszkody ominąć, zapewniając minimum środków technicznych i organizacyjnych, niezbędnych podwładnym do wyboru reprezentacji (np. w postaci pisemnej procedury wyborczej i organizacji zebrania załogi). Jeśli pracodawca zdoła wykazać, że pracownicy mieli zapewnione możliwości wyboru reprezentacji, a nie skorzystali z nich, ma prawo wprowadzić zmiany w systemie czasu pracy bez konsultacji z kadrą. Jest to istotne dla ważności wdrożonych zmian.
Krok 2 – Zmiany w regulaminie pracy
Uzgodnione zgodnie z prawem zmiany w systemie lub rozkładzie czasu pracy powinny być następnie zapisane w regulaminie wewnętrznym – układzie zbiorowym lub regulaminie pracy. U pracodawców zatrudniających poniżej 20 osób i nie zobowiązanych do posiadania regulaminu pracy – w odrębnym porozumieniu zawartym z przedstawicielami pracowników.
Krok 3 – Zgłoszenie do Inspekcji Pracy
W ciągu pięciu dni od zawarcia porozumienia z przedstawicielami załogi, pracodawca zgłasza to na piśmie Okręgowemu Inspektoratowi Pracy. Wprowadzane zmiany będą z pewnością przedmiotem dokładnych kontroli inspekcji pracy, dlatego ważne jest zachowanie wszystkich przewidzianych prawem procedur.
Krok 4 – Harmonogramy pracy
Rozkład czasu pracy będzie mógł być sporządzony w formie elektronicznej lub papierowej. Nie ma obowiązku, aby obejmował cały okres rozliczeniowy, ale konieczne jest, aby dotyczył co najmniej jednego miesiąca. Rozkład czasu pracy musi zostać przekazany zatrudnionym co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy.
Mocne i słabe strony nowych regulacji
Zmiany przepisów dają pracodawcom wiele korzyści – najważniejsze z nich to optymalne dopasowanie zasobów do liczby zamówień, ograniczenie zbędnych kosztów nadgodzin i przestojów oraz bardziej zindywidualizowane układanie harmonogramu pracy załogi. Konieczność konsultowania z zespołem wprowadzanych zmian i przyznanie personelowi możliwości wnioskowania o uelastycznienie swojego czasu pracy pozwoli także na zaangażowanie ogółu zatrudnionych w planowanie pracy i lepsze zrozumienie interesów ekonomicznych pracodawców.
Pamiętajmy też, że od kilku lat przedsiębiorcy mają do dyspozycji nowe rozwiązania w postaci telepracy, które pozwalają pracownikom na wykonywanie wszystkich lub niektórych zadań zdalnie, np. z domu. Do tej pory pracodawcy podchodzili do tej formy zatrudnienia z dużą rezerwą. Być może teraz się do niej przekonają, zwłaszcza w odniesieniu do osób, których codzienna obecność w siedzibie firmy nie jest absolutnie niezbędna.
Przy wprowadzaniu nowych regulacji przeszkodą dla przedsiębiorców mogą być obawy pracowników, że zmiany będą dla nich niekorzystne, np. spowodują obniżenie dochodów. Pracodawca musi też liczyć się z ryzykiem, że dla części zatrudnionych trudne lub niewykonalne będzie pogodzenie dłuższych godzin pracy w niektórych okresach z obowiązkami prywatnymi (np. w przypadku samotnych rodziców). A to może stać się przyczyną napięć między kierownictwem firmy a załogą.
Zarządy przedsiębiorstw muszą być świadome wad i zalet wprowadzenia nowych regulacji. Jednak pracodawcy, którzy zinterpretują zagwarantowany prawem obowiązek konsultacji zmian jako szansę, a nie zagrożenie oraz jasno przedstawią pracownikom cele wprowadzanych zmian i ich praktyczne implikacje (np. ochrona miejsc pracy), odniosą realne, długookresowe korzyści.
Obecnie szybkość reagowania firmy na zmiany koniunktury decyduje nie tylko o jej konkurencyjności, ale często o przetrwaniu i zachowaniu miejsc pracy. W 2008 roku, po nieoczekiwanym nadejściu globalnego kryzysu gospodarczego, rząd zdecydował się wprowadzić tzw. ustawę antykryzysową, która obowiązywała w latach 2009-2011. Teraz niektóre z zawartych w niej rozwiązań weszły do Kodeksu Pracy na stałe.
Komu pomogą zmiany
Nowe rozwiązania znajdują zastosowanie tam, gdzie zapotrzebowanie na produkty i usługi jest zmienne, bądź firma szczególnie odczuwa wahania koniunktury gospodarczej. Dlatego wprowadzenie elastycznego czasu pracy umożliwia przedsiębiorstwu zwiększenie mocy produkcyjnych w okresach natężenia pracy i pozwala uniknąć zwolnień pracowników w okresach spadku zamówień.
Okres rozliczeniowy wydłużony
W przypadkach uzasadnionych przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub organizacyjnymi, pracodawca ma prawo wydłużyć okres rozliczeniowy czasu pracy do maksymalnie dwunastu miesięcy, przy zachowaniu dobowych i tygodniowych norm pracy i wypoczynku, tj. jedenastu godzin odpoczynku w ciągu doby i do 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w ciągu tygodnia. Można zatem ułożyć harmonogram w ten sposób, aby przeciętny tydzień pracy nie przekraczał średnio 40 godzin tygodniowo, ale w ujęciu rocznym. Firma, która otrzymała duże zamówienie, ma prawo wydłużyć czas pracy przykładowo do dziesięciu godzin dziennie w marcu i kwietniu, a pracownicy otrzymają wolne za nadprogramowe godziny w okresie, gdy pracy jest mniej, np. w lipcu i sierpniu.
W praktyce oznacza to szansę na lepsze dostosowanie mocy produkcyjnych firmy do cyklu zamówień i bilansowania czasu pracy pracowników w ciągu całego roku. Dodatkowo, przepracowany czas obowiązkowo zostanie później oddany pracownikom jako godziny lub całe dni wolne. Rozwiązanie to pozwala pracodawcom na zmniejszenie kosztów nadgodzin, które w znacznie większym zakresie teraz będą rekompensowane czasem wolnym.
W sytuacjach gdy z uwagi na rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, pracownik nie ma obowiązku wykonywania pracy, przysługuje mu wynagrodzenie w wysokości płacy minimalnej (w 2013 roku 1 600 zł brutto, a w 2014 – 1 680 zł brutto). W przypadku osób zatrudnionych na niepełnym etacie, wysokość wynagrodzenia ustala się proporcjonalnie do ich wymiaru czasu pracy.
Czas pracy uelastyczniony
Pracodawca ma prawo uelastycznić czas pracy na dwa sposoby:
- poprzez ustalenie rozkładów czasu pracy przewidujących różne godziny rozpoczynania pracy w dniach roboczych – można wówczas wskazać pracownikowi różne godziny przystępowania do pracy;
- poprzez określenie czasu, w którym pracownik powinien podjąć pracę – jest to rozwiązanie jeszcze bardziej elastyczne, gdyż umożliwia wskazanie przedziału czasu, w którym pracownicy mają obowiązek się stawić; jednocześnie nie generuje kosztów nadgodzin. W tym przypadku pracodawca także musi pamiętać o zachowaniu przewidzianych w Kodeksie Pracy norm czasu pracy i wypoczynku.
Nowe przepisy dają pracownikom szansę załatwienia spraw prywatnych w trakcie pracy. W tym celu konieczne jest jednak złożenie pisemnego wniosku do przełożonego, który może wyrazić zgodę na udzielenie takiego czasu wolnego, z zastrzeżeniem, że musi on zostać odpracowany w uzgodnionym z pracodawcą terminie (niekoniecznie w tym samym dniu). Należy jednak pamiętać, że czas ten nie będzie stanowił nadgodzin.
koniec_str_1#
Jak wprowadzić nowe regulacje w firmie
Warto pamiętać, że uelastycznienie czasu pracy w firmie wymaga zachowania określonych procedur.
Krok 1 – Porozumienie z reprezentacją pracowników
Wprowadzenie wydłużonego okresu rozliczeniowego i ruchomego czasu pracy wymaga uzgodnienia z pracownikami, tj. nie może nastąpić w drodze jednostronnej decyzji pracodawcy. Uzgodnienia te dokonywane są z zakładową organizacją związkową, o ile taka w firmie istnieje, a w przypadku braku związków zawodowych z radą pracowników czy w inny sposób wybranymi przedstawicielami zespołu.
W odróżnieniu od rady pracowników, Kodeks Pracy nie określa sposobu powoływania przedstawicieli załogi, pracodawca ma zatem prawo ustalić w regulaminie pracy lub odrębnym obwieszczeniu przekazanym podwładnym. Pracodawca nie może samodzielnie wskazać takich przedstawicieli, ani wpływać na proces ich wyboru. Optymalną formą wyłonienia reprezentantów wydaje się – w zależności od struktury firmy – zebranie wszystkich zatrudnionych i głosowanie lub pisemne wybory według procedury określonej przez pracodawcę (np. co do sposobu zgłaszania kandydatów czy liczebności ich reprezentacji). Bywa, że pracownicy nie są zainteresowani powołaniem takiego przedstawiciela lub nie ma chętnych kandydatów. Wówczas następuje pat. Zdarza się też, że personel celowo unika wyłonienia reprezentacji, aby zablokować wprowadzenie niekorzystnych z ich punktu widzenia zmian organizacyjnych. Przedsiębiorca może takie nieprzewidziane przeszkody ominąć, zapewniając minimum środków technicznych i organizacyjnych, niezbędnych podwładnym do wyboru reprezentacji (np. w postaci pisemnej procedury wyborczej i organizacji zebrania załogi). Jeśli pracodawca zdoła wykazać, że pracownicy mieli zapewnione możliwości wyboru reprezentacji, a nie skorzystali z nich, ma prawo wprowadzić zmiany w systemie czasu pracy bez konsultacji z kadrą. Jest to istotne dla ważności wdrożonych zmian.
Krok 2 – Zmiany w regulaminie pracy
Uzgodnione zgodnie z prawem zmiany w systemie lub rozkładzie czasu pracy powinny być następnie zapisane w regulaminie wewnętrznym – układzie zbiorowym lub regulaminie pracy. U pracodawców zatrudniających poniżej 20 osób i nie zobowiązanych do posiadania regulaminu pracy – w odrębnym porozumieniu zawartym z przedstawicielami pracowników.
Krok 3 – Zgłoszenie do Inspekcji Pracy
W ciągu pięciu dni od zawarcia porozumienia z przedstawicielami załogi, pracodawca zgłasza to na piśmie Okręgowemu Inspektoratowi Pracy. Wprowadzane zmiany będą z pewnością przedmiotem dokładnych kontroli inspekcji pracy, dlatego ważne jest zachowanie wszystkich przewidzianych prawem procedur.
Krok 4 – Harmonogramy pracy
Rozkład czasu pracy będzie mógł być sporządzony w formie elektronicznej lub papierowej. Nie ma obowiązku, aby obejmował cały okres rozliczeniowy, ale konieczne jest, aby dotyczył co najmniej jednego miesiąca. Rozkład czasu pracy musi zostać przekazany zatrudnionym co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy.
Mocne i słabe strony nowych regulacji
Zmiany przepisów dają pracodawcom wiele korzyści – najważniejsze z nich to optymalne dopasowanie zasobów do liczby zamówień, ograniczenie zbędnych kosztów nadgodzin i przestojów oraz bardziej zindywidualizowane układanie harmonogramu pracy załogi. Konieczność konsultowania z zespołem wprowadzanych zmian i przyznanie personelowi możliwości wnioskowania o uelastycznienie swojego czasu pracy pozwoli także na zaangażowanie ogółu zatrudnionych w planowanie pracy i lepsze zrozumienie interesów ekonomicznych pracodawców.
Pamiętajmy też, że od kilku lat przedsiębiorcy mają do dyspozycji nowe rozwiązania w postaci telepracy, które pozwalają pracownikom na wykonywanie wszystkich lub niektórych zadań zdalnie, np. z domu. Do tej pory pracodawcy podchodzili do tej formy zatrudnienia z dużą rezerwą. Być może teraz się do niej przekonają, zwłaszcza w odniesieniu do osób, których codzienna obecność w siedzibie firmy nie jest absolutnie niezbędna.
Przy wprowadzaniu nowych regulacji przeszkodą dla przedsiębiorców mogą być obawy pracowników, że zmiany będą dla nich niekorzystne, np. spowodują obniżenie dochodów. Pracodawca musi też liczyć się z ryzykiem, że dla części zatrudnionych trudne lub niewykonalne będzie pogodzenie dłuższych godzin pracy w niektórych okresach z obowiązkami prywatnymi (np. w przypadku samotnych rodziców). A to może stać się przyczyną napięć między kierownictwem firmy a załogą.
Zarządy przedsiębiorstw muszą być świadome wad i zalet wprowadzenia nowych regulacji. Jednak pracodawcy, którzy zinterpretują zagwarantowany prawem obowiązek konsultacji zmian jako szansę, a nie zagrożenie oraz jasno przedstawią pracownikom cele wprowadzanych zmian i ich praktyczne implikacje (np. ochrona miejsc pracy), odniosą realne, długookresowe korzyści.
Agnieszka Janowska,
radca prawny, dyrektor Departamentu Prawa Prawy w TGC Corporate Lawyers
Dorota Strzelec,
psycholog pracy, dyrektor firmy doradczej StaffPoland Sp. z o.o
