Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 24 czerwca 2024 r. weszła w życie 25 września 2024 r., a okres na wdrożenie przez pracodawców odpowiednich procedur zgłaszania nieprawidłowości upłynął 1 stycznia 2025 r. Przepisy wprowadzone przez ustawę mają na celu ochronę osób zgłaszających naruszenie prawa przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawców.
W pierwszym miesiącu obowiązywania ustawy w pełnym zakresie, do Rzecznika Praw Obywatelskich (za pośrednictwem Zespołu ds. Sygnalistów) skierowano 75 spraw zgłoszonych przez obywateli, z czego przyjętych zostało 19 zgłoszeń zewnętrznych, które spełniały warunki określone w ustawie (dotyczyły one m.in. naruszeń związanych z interesami finansowymi Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego czy Unii Europejskiej, ochrony prywatności i danych osobowych, oraz bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska).
Jakie błędy w interpretacji przepisów o sygnalistach najczęściej popełniają pracownicy?
1. Błędne rozumienie zakresu ochrony sygnalisty
Najczęstsze błędy dotyczą mylnego rozumienia zakresu przedmiotowego naruszeń, których zgłoszenie wiąże się z objęciem sygnalisty ochroną. Ustawa chroni pracowników przed działaniami odwetowymi pracodawców tylko w przypadku zgłoszenia naruszeń we wskazanych w ustawie dziedzinach prawa. Wyłączone spod ochrony są więc np. zgłoszenia mobbingu, molestowania czy dyskryminacji.
Pracodawcy na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów są uprawnieni do rozszerzenia zakresu przyjmowanych zgłoszeń wewnętrznych o podstawy, które nie są wymienione w przepisach ustawy, np. o obowiązujące u pracodawcy akty wewnątrzzakładowe lub standardy etyczne.
Najprościej jednak wyjść z założenia, że jeżeli pracodawca nie wskazał inaczej, wszelkie nieprawidłowości związane ze środowiskiem pracy oraz relacjami pomiędzy pracownikami nie podlegają zgłoszeniu w ramach procedury dla sygnalistów.
2. Niewłaściwe korzystanie z procedur zgłaszania
Zgłaszanie nieprawidłowości poza ustalonymi kanałami, czy bez zachowania wymaganych formalności (np. zamiast na specjalnie wyodrębnioną skrzynkę e-mail, zgłoszenie jest przesłane na ogólny adres e-mail do kontaktu lub w formie pisemnej na adres siedziby spółki) może być także powodem braku ochrony prawnej sygnalisty.
W sytuacji, gdy zgłoszenie zostało dokonane w sposób inny, niż przewidziano w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, może okazać się, że wybrany przez sygnalistę kanał nie gwarantuje ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby której zgłoszenie dotyczy oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu (np. jako świadka) i takie zgłoszenie nie powinno być procedowane.
Należy jednak pamiętać, że uznaje się za dobrą praktykę, aby w miarę możliwości rozpatrywać zgłoszenia złożone poza oficjalnymi kanałami kontaktu, o ile nie istnieją podejrzenia co do naruszenia poufności ich treści – jeżeli sygnalista zostanie zignorowany w toku procedury zgłoszeń wewnętrznych, istnieje duże prawdopodobieństwo, że dokona zgłoszenia zewnętrznego.
3. Brak znajomości procedur zgłaszania
Nieznajomość wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości w firmie może prowadzić do błędów w procesie zgłaszania i skutkować utratą ochrony sygnalisty. Co do zasady, procedury powinny być zaprojektowane tak, aby nie ograniczać praw i uprawnień sygnalistów. Zalecane jest też tworzenie tego rodzaju dokumentów w miarę prostym językiem.
4. Niezgłaszanie działań odwetowych
Działania odwetowe ze strony pracodawcy po zgłoszeniu nieprawidłowości przez sygnalistę są zabronione i mogą prowadzić do sankcji prawnych, o czym sygnaliści mogą nie wiedzieć. Zgodnie z art. 55 ustawy, za działania odwetowe grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Przykładowe działania odwetowe zostały wymienione w art. 12 ustawy, są to m.in.:
- odmowa nawiązania stosunku pracy lub zawarcia umowy cywilnoprawnej,
- wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy,
- obniżenie wynagrodzenia,
- pozbawienie premii,
- mobbing,
- dyskryminacja,
- przeniesienie na niższe stanowisko pracy,
- wstrzymanie awansu lub pominięcie przy awansie, itp.
Sygnalista, który doświadcza działań odwetowych, powinien zgłosić ten fakt do tego samego podmiotu, któremu dokonał zgłoszenia naruszenia prawa.
Co pracodawcy powinni zrobić, aby pracownicy popełniali mniej błędów w zgłaszaniu naruszeń?
Podstawą jest opracowanie przejrzystej procedury zgłoszeń oraz przeprowadzenie szkoleń dla pracowników. Zalecane jest też wprowadzenie przez pracodawców w zakładach pracy skróconych wersji procedur oraz np. infografiki przedstawiające czynności podejmowane na każdym etapie dokonywania zgłoszenia, tak aby umożliwić lepsze zrozumienie całego procesu przez pracowników.
Trzeba mieć na uwadze, że prędzej czy później pracownicy zaczną popełniać błędy, dlatego prawidłowym działaniem w takiej sytuacji będzie przeprowadzanie okresowych kontroli prawidłowości, przejrzystości i skuteczności zapisów procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych.
Pracodawcy mają obowiązek stałego informowania nowych pracowników oraz osób ubiegających się o pracę o obowiązujących procedurach. Informacje te muszą być przekazywane w momencie rozpoczęcia rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
Eliminacja nieprawidłowości w ramach przeprowadzonej procedury wewnętrznej jest też w interesie pracodawcy. Dlaczego? Duża część nieprawidłowości, które zgłaszają sygnaliści, może wiązać się z odpowiedzialnością pracodawcy względem zewnętrznych podmiotów. Jeżeli sygnalista zaobserwuje, że jego zgłoszenie nie zostało rozpoznane, nawet jeżeli wynika to z jego winy, może dokonać zgłoszenia zewnętrznego i zaangażować odpowiednie organy administracji publicznej, co nie jest korzystne dla pracodawcy.
Autorka: radca prawny z agencji zatrudnienia Trenkwalder Polska
