Już od samego rana się przygotowujesz. Co prawda spotkanie ma być dopiero o godzinie piętnastej, ale twój profesjonalizm, a przede wszystkim nerwy nie pozwalają Ci zostawić tego nawet na chwilę. Nie prokrastynuj, przemyka Ci przez głowę. Wiesz, co chcesz osiągnąć. Udało ci się określić limity i negocjacyjne widełki. Wiesz jakie tematy zamierzasz poruszyć.

To co właśnie stworzyliśmy, nazywa się negocjacyjnym celem. No to wypadałoby pomyśleć jak ten cel osiągnąć. Droga, czy, mówiąc inaczej, sposób osiągnięcia celu to właśnie strategia.

To co teraz przyszedł czas na przygotowanie strategii? Wydawałoby się jednego z najłatwiejszych części przygotowania…

Siadasz głębiej w fotelu i zaczynasz snuć w głowie, scenariusz, plan rozmowy. Znasz swojego rozmówcę. Wiesz, jak się zachowuje. Masz wrażenie, że orientujesz się, jak reaguje na Twoje argumenty.

To jak to będzie przebiegać? Pewnie ja zacznę rozmowę, wprowadzę od razu miłą atmosferę. Dobra, mam nawet dwa śmieszne żarty na początek. Co zrobię po wstępie? Jaki poruszę temat? Ze względu, że wszyscy będą zadowoleni i rozluźnieni, wprowadzę od razu najważniejszy temat. Od samego początku, zanim druga strona się zorientuje. Zanim dojdzie do słowa, od razu pokażę to co mogę dać w zamian. To „przykryje”, ten „ciężki” temat. Siadasz głębiej w fotelu, zadowolony z siebie. No to mam plan! Wszystko pójdzie jak z płatka.

To co właśnie zrobiliśmy, nazywa się negocjacyjnym scenariuszem. Przeczytasz o nim w paru książkach. Wiele osób, wielu szkoleniowców, będzie Cię do niego namawiało. Będą mówili, określ swoją strategię, bądź przygotowany. Jak to zrobisz, będziesz zarządzał procesem rozmowy, to ty będziesz nią kierował.
 

Uwaga będzie kontrowersyjnie…
 
Nic bardziej mylnego! Rozpisywanie sobie w głowie scenariuszy rozmowy jest jednym z większych negocjacyjnych błędów. Już wyjaśniam dlaczego. 

W prawdziwych negocjacjach bardzo rzadko realizują się scenariusze. Dzieje się tak z wielu powodów. Twój rozmówca może być zdenerwowany, ktoś go wcześniej zdenerwował, miał problemy w domu, to jaki był powód jest nieważny. Jego negatywne emocje z innych sytuacji, spropagowały się, (czyli przeniosły), na inne i nagle, kompletnie niespodziewanie będzie zachowywał się inaczej niż przewidywaliśmy. Profesjonalni negocjatorzy, w szczególności w trakcie trudnych rozmów, wielokrotnie specjalnie zmieniają swoje zachowanie, aby wytrącić drugą stronę z rytmu.

Powodów takich niespodziewanych zachowań mogą być tysiące. Ważne jest to, że w sporej części przypadków, nasz interlokutor, będzie zachowywał się niezgodnie z przewidywaniami. A my jesteśmy przygotowani na scenariusz.
 

Co teraz? Klops!
 
Oczekiwaliśmy określonego ciągu wydarzeń, a nic z naszych planów się nie sprawdza. To bardzo często wprowadza ogromny chaos w naszej głowie. Co robić?

Profesjonalni negocjatorzy, zachowują się inaczej. Aby zrozumieć to zachowanie, wróćmy do samej definicji strategii. Jeżeli potraktujemy strategię jako „drogę”, sposób osiągnięcia naszego celu, a dodatkowo przyjmiemy, że nigdy nie mamy pewności co do zachowania się innego człowieka w realnym świecie, to pewnie szybko dojdziemy do wniosku, że to na co powinniśmy być przygotowani to… nieznane.

I bardzo dobrze! Przygotujmy się na nieznane. Określmy strategię ogólnie. Często pierwsze parę kroków mamy szansę przewidzieć. Na przykład to, co powiemy lub zrobimy na samym początku, podczas otwarcia spotkania, w szczególności, kiedy robimy to jednym ciągiem wypowiedzi.

Później reagujmy elastycznie, a jak coś nasz zaskoczy, zróbmy przerwę, tak aby dać sobie szansę przemyśleć sytuację. Uwaga, nasz mózg jest tak skonstruowany, że nie wymyślimy nic „spod palca”, siedząc przy negocjacyjnym stole lub podczas rozmowy.

No dobrze, ale co to oznacza wziąć przerwę? Wyjść ze spotkania? Tak. Jeżeli nasze rozmowy realizowane są w ramach telekonferencji możemy poprosić o osobny pokój, i tam sobie przemyśleć lub przedyskutować z innymi (o ile na spotkaniu nie jesteśmy sami), co dalej mamy robić… Czyli nie mówimy o takiej przerwie, że umawiamy się na dalsze rozmowy, „we wtorek za tydzień”, tylko o przerwę na dziesięć lub piętnaście minut.
 

Dwa pytania
 

Podczas treningów negocjacyjnych, które prowadzę, często w tym miejscu wykładu pojawiają się dwa pytania. Być może podobne macie Państwo, więc pozwolę sobie na nie od razu odpowiedzieć.

Pierwsze pytanie: Jak to wziąć przerwę? Czy to wypada? Ktoś będzie zaskoczony? Tak to bardzo dobre pytanie.

Jeżeli nie będzie wcześniej o tym wiedział, to może to wywołać takie reakcje. Dlatego, aby zapobiec takim sytuacjom warto od razu na wstępie wystrukturyzować oczekiwania. Mówiąc inaczej, uprzedzić, że taka sytuacja może się zdarzyć. Na przykład, podczas negocjacji biznesowych, na początku rozmowy można powiedzieć: „słuchajcie, jeżeli będziecie chcieli coś przemyśleć, mamy obok przygotowany specjalny, pusty pokój dla Was, więc nie krępujcie się z niego skorzystać. Rozumiem, że nam dacie taką samą szansę?” Jeżeli później poprosimy o przerwę, nikt nie będzie zaskoczony.

Drugie pytanie, trudniejsze w krótkiej odpowiedzi: to, czym różni się sytuacja, w której mam scenariusz i sprawy idą nie tak jak się spodziewaliśmy, a brakiem scenariusza? Zarówno w jednym jak i w drugim przypadku możemy przecież wziąć przerwę i zastanowić się nad swoim zachowaniem. Tak to prawda, tylko, w tym pierwszym przypadku, będziemy musieli, najpierw odejść od scenariusza, pozbyć się go z naszej głowy, a dopiero później szukać nowych sposobów osiągnięcia celu, czyli zmiany naszego zachowania. W tym drugim od razu przechodzimy do rozwiązań. Ten drugi sposób gwarantuje szybszy proces zmiany, większą kreatywność i elastyczność.

Podsumowując: od dziś określenie: „negocjacyjny scenariusz” powinno być zakazane w słowniku profesjonalnego negocjatora. Jeżeli chcesz to sprawdzić zapraszam na trening negocjacyjny a pokażę Ci tę różnicę w praktyce.
 

Autor: negocjator i certyfikowany trener umiejętności negocjacyjnych, mediator, mentor biznesowy. Audytor procesów komunikacji negocjacyjnej w firmach. Ekspert w zakresie zarządzania, sprzedaży, budowania zespołów handlowych, zwiększania efektywności sprzedaży