Nowe regulacje przyjęte przez sejm, skupiają się na jawności wynagrodzenia na etapie rekrutacji. Nakładają na pracodawcę obowiązek informowania o wysokości wynagrodzenia przed nawiązaniem stosunku pracy.

Tak naprawdę większość zatrudniających spełnia ten warunek już dziś. Wyraźnie widać, że ogłoszenia zawierające widełki wynagrodzenia dają możliwość pozyskania większej liczby i lepszych kandydatów. W trakcie rozmów rekrutacyjnych pytanie o wysokość proponowanego wynagrodzenia pada już na pierwszej, telefonicznej rozmowie z kandydatem i często jest warunkiem ustalenia terminu kolejnej rozmowy oraz dalszego zaangażowania kandydata w proces rekrutacji.

Warto zdawać sobie sprawę, że widełki wynagrodzenia to nie jest całość świadczeń, które oferuje pracodawca za wykonywaną pracę. Informacja przekazywana kandydatowi powinna dotyczyć wszystkich świadczeń (pieniężnych i niepieniężnych), które będą przysługiwały pracownikowi po podjęciu pracy.

Wielu pracodawców nie bierze pod uwagę tego, że korzystanie z pakietu dostępnych benefitów lub dostęp do samochodu służbowego też wpływają na równość w wynagrodzeniu.
 

Zarządzanie wynagrodzeniami
 
Zatem pojęcie jawności wynagrodzeń nie jest równoznaczna z tym, że pracownicy znają wzajemnie wysokość swoich wpływów na konto. Jawność wynagrodzeń należy rozumieć jako przejrzysty system wynagradzania za pracę na wszystkich stanowiskach w firmie.

Działania, które trzeba przeprowadzić, żeby przyjrzeć się systemowi wynagradzania w firmie to:

• analiza obecnego systemu wynagradzania i benefitów w firmie,
• przegląd spisanych zasad wynagradzania i premiowania,
• analiza struktury wynagrodzeń,
• przegląd komunikacji do pracowników związanej z wynagrodzeniami.

Szczególnie w przypadku małych firm, gdzie właściciel i zatrudnieni ludzie znają się na biznesie i to jest ich główne zajecie, warto skorzystać na tym etapie z pomocy konsultanta posiadającego szeroką wiedzę i doświadczenie w projektowaniu procesów HR.

W firmie, która dobrze zarządza wynagrodzeniami:

• pracownicy wiedzą, za co są wynagradzani i czego się od nich oczekuje,
• właściciel i menedżerowie mają jasność, jak podejmować decyzje płacowe i komunikować je zespołowi,
• właściciel może przewidzieć koszty i zaplanować budżet wynagrodzeń w sposób zrównoważony.

Cechy przejrzystego systemu wynagrodzeń
 
Skuteczny i przejrzysty system wynagrodzeń zapewnia jasno określone składniki wynagrodzenia: podstawa, premie, dodatki, benefity. Pracownicy wiedzą, za co są wynagradzani, co wpływa na wysokość pensji, premii i innych dodatków. Nie ma w związku z tym domysłów, ani niepotrzebnych napięć – wszystko opiera się na jasno określonych kryteriach.
 

 

Widełki wynagrodzeń można przyporządkować do poszczególnych szczebli stanowisk w zależności od ich decyzyjności i wpływu na zysk firmy. Niezbędne jest komunikowanie do wszystkich pracowników kryteriów przyznawania podwyżek i premii. W taki sposób można uniknąć konfliktów o to „dlaczego ktoś zarabia więcej” a pracownicy rozumieją, jak działa system i jakie mają możliwości.

Budując dobry system wynagrodzeń, należy zadbać o sprawiedliwość wewnętrzną. Oznacza to, że za podobny poziom odpowiedzialności pracownicy otrzymują porównywalne wynagrodzenia. Jasna komunikacja w tym zakresie buduje zaufanie w zespole i pozwala unikać sytuacji, w których pieniądze stają się tematem tabu lub źródłem napięć.

Aby dobrze przygotować się do takiej komunikacji, trzeba dokonać analizy istniejących stanowisk i ułożyć strukturę tak, aby odzwierciedlała wpływ każdego z nich na wynik firmy. Im większy wpływ, tym wyższe wynagrodzenie.

Na tym etapie, szczególnie w małych firmach, gdzie historyczne decyzje płacowe były podejmowane ad hoc, może się okazać, że mamy do czynienia z dużym „bałaganem”. W wyniku indywidualnych negocjacji część osób ma wynagrodzenia dużo wyższe od pozostałych. Inni znów ze względu na fakt, że się nie upominali, mają wynagrodzenia niższe.
 

Transparentność, ostrożność, plan naprawczy
 
W takiej sytuacji kluczowe jest połączenie transparentności, ostrożności i planu naprawczego, który nie zdemotywuje zespołu, ale jednocześnie przywróci równowagę. Na początku warto zrozumieć przyczynę różnic. Zanim zostaną podjęte jakiekolwiek decyzje, warto odpowiedzieć sobie na pytania:

• Czy wyższe wynagrodzenie jest uzasadnione realną wartością, doświadczeniem, zakresem obowiązków tej osoby?
• Czy wynikało z sytuacji rynkowej (np. trudność w zatrudnieniu)?
• Czy doszło do niezamierzonej nierówności płacowej?

Następnie należy oddzielić sytuacje uzasadnione od nieuzasadnionych. Uzasadnione wyjątki – osoby faktycznie mają większy zakres obowiązków, wpływ lub unikalne kompetencje. Nieuzasadnione rozbieżności – np. efekt negocjacji lub braku spójnej polityki płacowej.

Obniżanie wynagrodzeń nie jest dobrym rozwiązaniem, warto poszukać rozwiązań przyszłościowych np. zamrożenie wynagrodzenia lub dostosowanie roli do pensji – poszerzenie obowiązków, zmiana stanowiska, większa odpowiedzialność.

Jeśli mamy osoby z wynagrodzeniami poniżej widełek, warto zaplanować stopniowe dostosowanie – np. podwyżka rozłożona na kilka etapów lub zwiększenie świadczeń pozapłacowych – w sytuacjach, gdy budżet nie pozwala od razu podnieść pensji. Można również ustalić z pracownikiem plan rozwoju – jasną ścieżkę dojścia do wyższego poziomu wynagrodzenia, powiązaną z kompetencjami.

Spójność z celami firmy
 
Kolejną cechą dobrego systemu wynagrodzeń jest jego spójność z celami firmy. Wszystkie składniki wynagrodzeń powinny być powiązane z wynikami firmy, celami całej firmy lub poszczególnych zespołów oraz z konkretnymi, pożądanymi zachowaniami pracowników.

System wynagrodzeń ma wspierać to, co jest ważne na danym etapie – np. zdobywanie nowych klientów, utrzymywanie jakości obsługi, współpracę w zespole, efektywność czy rozwój kompetencji. Tak, żeby firma płaciła za konkretne efekty i zachowania, które realnie przekładają się na rozwój firmy.

Dobrze zaplanowany system wynagrodzeń umożliwia dostosowanie do zmieniającej się sytuacji rynkowej i etapu rozwoju firmy. Warto pamiętać, że firmy konkurują o pracowników nie tylko wysokością pensji, Na całość korzyści z pracy składają się:

• premie, dodatki, bonusy uznaniowe,
• możliwość korzystania z narzędzi pracy do celów prywatnych (np. telefon, samochód),
• lokalizacja i wyposażenie biura,
• dofinansowania (np. sport, transport, posiłki, szkolenia),
• elastyczne godziny pracy lub możliwość pracy zdalnej,
• możliwość rozwoju i awansu,
• wpływ na decyzje i poczucie sensu pracy,
• docenianie i dobra atmosfera,
• możliwość udziału w działaniach charytatywnych.

Szczególnie w małych zespołach warto poznać potrzeby pracowników w tym zakresie, żeby odpowiednio dobrany pakiet korzyści wpływał realnie na ich zaangażowanie i motywację.

Wszystkie elementy systemu wynagradzania muszą być zgodne z Kodeksem pracy oraz obowiązującymi przepisami. W firmie, która posiada system wynagrodzeń, spełniający wyżej przedstawione warunki, nie  jest wymagane wprowadzanie właściwie żadnych działań. Podawanie widełek w ogłoszeniu oraz przekazywanie kandydatom klarownej informacji dotyczącej wynagradzania jest możliwe już od początku rekrutacji.

Dla małych firm prowadzenie otwartej polityki wynagradzania to nie tylko brak obaw przed zmieniającymi się wymaganiami dotyczącymi jawności wynagrodzeń to przede wszystkim większe zaangażowanie i motywacja pracowników oraz większe zaufanie w zespole. Dla właściciela i menedżerów to łatwiejsze podejmowanie decyzji płacowych oraz lepsza kontrola nad budżetem wynagrodzeń.
 

Autorka: ekspertka ds. HR w małych i średnich organizacjach. Buduje zdrowe i efektywne środowiska pracy. Wraz z zespołem konsultantów w Lu-Bi Outsourcing HR www.lu-bi.pl wspieramy właścicieli i zarządy w planowaniu i realizacji polityki zarządzania ludźmi. Układamy procesy HR do potrzeb MŚP