Kiedy otwierasz jednoosobową działalność gospodarczą, wszystkim zajmujesz się sam. Potem w miarę rozwoju zatrudniasz ludzi i powierzasz im pojedyncze działania lub zbiory działań. Następnie, w miarę jak rośnie Twoje przedsiębiorstwo, tworzysz komórki organizacyjne (działy, sekcje, zakłady, departamenty itp.). Gdzieś na etapie średniego lub dużego przedsiębiorstwa łączysz komórki organizacyjne w piony.

Każda taka komórka organizacyjna odpowiada za określone działanie Twojego przedsiębiorstwa, a pion za zbiór działań. Notabene przy okazji powstają tak zwane silosy, które dbają o swoje interesy, a nie interesy przedsiębiorstwa, ale to temat na inny artykuł. W tym modelu zarządzanie polega na zarządzaniu poszczególnymi komórkami organizacyjnymi lub pionami i to jest tradycyjne podejście do zarządzania (w dużym uproszczeniu).
 
Zarządzanie procesowe
        
Zgodnie z definicją z Wikipedii: „Zarządzanie procesowe – ciągłe i usystematyzowane działania dotyczące planowania i monitorowania danego procesu w organizacji (przedsiębiorstwie). Zarządzanie procesowe jest zastosowaniem wiedzy, koncepcji, umiejętności, narzędzi, technik oraz systemów pomocnych w definiowaniu, wizualizacji, mierzeniu, kontroli oraz udoskonalaniu procesów mających na celu spełnienie wymagań klienta. Klientem w zarządzaniu procesowym jest zarówno klient finalny, odbiorca, jak również klient wewnątrz organizacji, czyli pracownik.

Zarządzanie procesowe to bezustanna weryfikacja i usprawnianie procesów, poprzez stosowanie poprawek, gdy osiągane rezultaty różnią się od tych pierwotnie zaplanowanych. Skuteczność w zarządzaniu procesowym uzależniona jest od zmiany ukierunkowania w układzie organizacyjnym danej organizacji. Przejście z układu pionowego do poziomego udoskonala zarówno porozumiewanie się w organizacji, jak również obieg informacji”.

Natomiast według Encyklopedii zarządzania: „Zarządzanie procesowe jest strategią zarządzania, która skupia się na optymalizacji działań organizacji poprzez skoncentrowanie się na procesach. Polega na identyfikacji, analizie, projektowaniu, monitorowaniu i doskonaleniu procesów w celu osiągnięcia lepszych wyników biznesowych.

W praktyce, zarządzanie procesowe polega na podejściu systemowym, które traktuje organizację jako zbiór powiązanych ze sobą procesów, zamiast jako zbiór oddzielnych funkcji czy departamentów. Procesy są kluczowe dla osiągania celów organizacji, a optymalizacja ich działania przyczynia się do zwiększenia efektywności, poprawy jakości i redukcji kosztów”.
 

Grupy procesów
 
W modelowym przedsiębiorstwie mamy trzy grupy procesów. Są autorzy stosujący inne podziały lub inaczej przypisujące dane procesy, ale w mojej praktyce ten sprawdził się najlepiej.

1. Procesy główne – czyli procesy przynoszące przychód przedsiębiorstwu, od produkcji danego towaru, poprzez świadczenie danych usług lub robót budowlanych, reklamę i marketing oraz sprzedaż.
2. Procesy zarządzania – komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna, zarządzanie, planowanie krótkookresowe, planowanie strategiczne, zarządzanie finansowe/kontroling, księgowość, nadzór, zarządzanie zasobami ludzkimi (HR).
3. Procesy pomocnicze – procesy wspomagające procesy główne lub procesy zarządzania, np. kontrola wewnętrzna, audyt, zarządzanie zgodnością (compliance), obsługa prawna, realizacja inwestycji, ochrona danych osobowych, zakupy i magazyn, ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa.

Dobrą praktyką przedsiębiorstwa jest sporządzanie i aktualizacja map procesów.

Korzyści z zarządzania procesowego to:

• zwiększenie efektywności organizacji m.in. poprzez usunięcie zbędnych lub powtarzających się czynności, skrócenie procesów i ich optymalizacja, zwiększenie produktywności, lepsze wykorzystanie zasobów itd.,
• poprawa jakości produkowanych usług lub produktów,
• zwiększenie innowacyjności oraz zdolności do adaptacji do zmieniającego się otoczenia biznesowego,
• większa przejrzystość, likwidacja lub ograniczenie silosów i poprawa komunikacji,
• ciągłe doskonalenie.

Wdrożenie zarządzania procesowego wiąże się z szeregiem wyzwań. Są to m.in.:

• opór ludzi przed zmianą – wdrożenie zarządzania procesowego wymaga zaangażowania i akceptacji (choćby kadry zarządzającej i kierowniczej),
• prawidłowe zidentyfikowania i modelowanie procesów w organizacji.

Jak każda zmiana, wdrożenie zarządzania procesowego wymaga:

• komunikacji, w tym edukacji,
• odpowiednich zasobów ludzkich i rzeczowych,
• ciągłego monitorowania, zarządzania, usprawniania i doskonalenia.

Warto jednak niezbędne wydatki traktować jako inwestycję, a nie jako koszt.
Badania wykazują, że organizacje, które wdrożyły zarządzanie procesowe, odnotowały średnio:

• od 10 do 35 proc. wzrost produktywności i wydajności,
• od 10 do 30 proc. oszczędności kosztów operacyjnych,
• 20 proc. skrócenie czasu realizacji procesów.

 Jeśli masz pytania, zapraszam do kontaktu.
 

Autor: Kancelaria Radcy Prawnego Paweł Ludwiczak
www.ludwiczak-radcaprawny.pl