Szykując się do poszukiwania kandydata na rynku, musimy dobrze sprecyzować, co taki kandydat musi już umieć na starcie. Te umiejętności możemy sprawdzić, przygotowując dla kandydata zadania, które będą uzupełnieniem rozmowy kwalifikacyjnej.

Warto też określić, do jakich obowiązków zawodowych kandydat powinien mieć predyspozycje – czyli czego będziemy wymagać od osoby na tym stanowisku, ale możemy (lub nawet musimy ze względu na unikalność umiejętności) kandydata tego nauczyć. Sprawdzanie predyspozycji jest już bardziej skomplikowaną sprawą, gdyż możemy je tylko przewidywać na podstawie innych prezentowanych przez kandydata zachowań.

W czasie procesu rekrutacji warto zwrócić uwagę na to czy kandydat wykazuje preferowany przez organizację zestaw kompetencji osobowościowych. Mamy do tego różnorodne narzędzia np.: wywiad behawioralny, Assessment Center.

Prawidłowo przygotowany i przeprowadzony proces rekrutacji daje nam około 60 proc. szans na pozyskanie najlepszego, dostępnego kandydata na stanowisko. To niestety tylko trochę ponad połowa sukcesu.
 

Kiedy zaczyna się onboarding?
 

Okres próbny, to ten czas kiedy dokonuje się sprawdzenie, czy proces rekrutacji jest dobrze przygotowany i prowadzony. Zarówno firma jak i kandydat w tym czasie przekonują się czy obietnice złożone podczas prezentacji w czasie rozmów kwalifikacyjnych były wartościowe i pokrywają się z rzeczywistością.

Proces onboardingu pracownika zaczyna się jeszcze przed jego przystąpieniem do pracy. Już w czasie pozyskiwania kandydatów firma musi zadbać o prezentowanie autentycznych warunków pracy i cech kultury, jaka w niej panuje. „Malowanie trawy na zielono”, czyli prezentowanie firmy w samych superlatywach i ukrywanie trudnych warunków pracy szybko kończy się rozczarowaniem nowo pozyskanego pracownika i stratą czasu i pieniędzy dla firmy.

A co jeśli pozyskamy kandydata, który ma zobowiązania wobec wcześniejszego pracodawcy i musimy na niego poczekać?

Tu również zaczynamy wdrażać działania onboardingowe. Czasem warto podpisać wcześniej umowę z kandydatem. Trzeba jednak zdawać sobie sprawę, że nie jest to na 100 proc. potwierdzenie, że przez miesiąc, czy dwa, kandydat nie zmieni zdania, lub że nie dostanie lepszej oferty.

Utrzymując systematyczny kontakt z kandydatem przed jego przyjściem do pracy i stopniowo przekazując mu informacje o naszej firmie, angażujemy go i zmniejszamy prawdopodobieństwo rezygnacji z jego strony.

Przygotowując takie materiały, musimy zadbać o ich autentyczność, jednocześnie pamiętając o tym, że kandydat to jeszcze nie pracownik, więc nie przekazujemy informacji poufnych.

Komunikacja z przyszłym pracownikiem powinna zawierać informacje, jak będzie wyglądał jego start w firmie. Jakie działania podejmie pracodawca, żeby w okresie próbnym ułatwić mu przygotowanie do wykonywania zadań. Przekazujemy także informacje, czego będziemy oczekiwać od pracownika w pierwszych dniach i tygodniach jego pracy, tak aby mógł się przygotować.
 

Formalności przy zatrudnieniu nowej osoby
 

Ta część onboardingu pozwala dużo wnioskować o tym jak wygląda organizacja pracy w firmie. To, w jaki sposób odbywa się przekazywanie niezbędnych kwestionariuszy, kierowanie na badania, podpisywanie dokumentów pokazuje kandydatowi, jak wygląda kultura pracy w firmie. Czy jest prowadzony przez kompetentne i pomocne osoby, czy rzucony na „głęboką wodę”.

Przeprowadzenie pozyskanego pracownika przez formalności związane z zatrudnieniem i rozpoczęciem pracy w sposób uporządkowany, daje mu poczucie bezpieczeństwa i tym samym nabiera on zaufania do firmy jako pracodawcy.

Jeśli organizacji zależy na zaangażowaniu pracowników i ich wysokiej motywacji to zachowanie firmy do pracowników musi opierać się na tych samych zasadach.  
 

Mamy pracownika – czyli pierwszy dzień w pracy
 

Kolejnym etapem wdrożenia nowego pracownika jest przywitanie go w firmie i wprowadzenie w pierwsze zadania na stanowisku. Od tego momentu bardzo ważne jest, żeby pracownik zawsze wiedział, do kogo może skierować się z pytaniami i wątpliwościami związanymi zarówno z zadaniami merytorycznymi jak i organizacyjnymi.

W korporacjach powołuje się stanowisko tzw. „budy’iego” czyli przewodnika pracownika, który jest dla niego dostępny w czasie wdrożenia. W małej firmie rekomenduję, żeby zobowiązać jednego z pracowników do tego zadania na pierwszy miesiąc pracy nowej osoby.  

Co się powinno wydarzyć pierwszego dnia:

• spotkanie z przedstawicielem działu HR/Kadr – uzupełnienie dokumentacji (BHP, badania, oświadczenia związane z rozliczeniami itp.),
• spotkanie z przedstawicielem kierownictwa i właścicielem firmy – przywitanie, omówienie strategicznych zadań działu, wprowadzenie w kulturę organizacji,
• spotkanie z bezpośrednim przełożonym – szczegółowe omówienie zakresu zadań, zapoznanie z zespołem i najbliższymi współpracownikami, określenie planu działania i celów na okres próbny.

Wszystkie wyżej wymienione osoby muszą być przygotowane do przeprowadzenia procesu wdrożenia nowego pracownika, a ich działania muszą być spójne. Tylko w taki sposób zyskujemy zaangażowanie i motywację u nowego pracownika.

W przypadku rozbieżności na tym etapie, pracownik zamiast angażować się w doskonalenie na nowym stanowisku traci energię na sprawdzanie, czy firma wywiąże się ze zobowiązań wobec niego. Nieprzygotowana do wdrażania nowego pracownika kadra może spowodować, że poniesiony wysiłek i koszty na rekrutację zostaną utracone i cały proces trzeba będzie zaczynać od nowa. 
 

Minął pierwszy dzień w pracy – czy to koniec onboardingu?
 

Działania w pierwszych tygodniach współpracy z nową osobą powinny być ukierunkowane na budowanie jego zaangażowania. W małych firmach często nie ma ściśle określonych harmonogramów spotkań zespołowych i indywidualnych. W przypadku zatrudnienia nowego pracownika warto przygotować taki harmonogram na pierwsze dni, żeby w ferworze zadań nie zapomnieć o bardzo ważnej informacji zwrotnej o postępach czynionych przez nowego pracownika.

W takim harmonogramie powinny się znaleźć:

• systematyczne, cotygodniowe spotkania z bezpośrednim przełożonym nowej osoby (lub z najbliższym współpracownikiem, który będzie przygotowany do oceny współpracy),
• spotkania z poszczególnymi współpracownikami pozwalające na określenie zasad współpracy,
• spotkania z całym zespołem zarówno formalne jak
• i mniej formalne,
• spotkanie z kierownictwem przed końcem okresu próbnego, aby przekazać planowane zasady dalszej współpracy.

Bardziej szczegółowy harmonogram działań, które warto podjąć wprowadzając nowego pracownika w obowiązki możesz pobrać na naszej stronie https://lu-bi.pl/uslugi/onboarding/
 

Kiedy pracownik jest już wdrożony?
 

Nie zawsze okres zakończenie okresu próbnego określonego umową jest faktycznym zakończeniem okresu wdrożenia pracownika. Czas ten zależy od stopnia złożoności obowiązków na stanowisku oraz zakresu odpowiedzialności. Można jednak przyjąć, że doprze przygotowany i przeprowadzony proces onboardingu przez 2-3 miesiące pozwoli firmie upewnić się, że pozyskany kandydat jest odpowiednią osobą do realizacji powierzonych mu celów oraz zbudować zaangażowanie i lojalność. Dzięki temu nowy pracownik w firmie jest inwestycją, a nie kosztem.
 

Autorka: ekspertka ds. HR w małych i średnich organizacjach. Buduje zdrowe i efektywne środowiska pracy. Wraz z zespołem konsultantów w Lu-Bi Outsourcing HR www.lu-bi.pl wspieramy właścicieli i zarządy w planowaniu i realizacji polityki zarządzania ludźmi. Układamy procesy HR do potrzeb MŚP