Jednocześnie mała firma ma ograniczone zasoby do prowadzenia rekrutacji i najczęściej to sam właściciel poszukuje kolejnych członków zespołu. Do pewnego momentu to sam szef/właściciel osobiście nadzoruje wszystkie procesy personalne: wdrożenie pracowników, rozwijanie ich kompetencji, delegowanie zadań, rozliczanie zadań, awanse i podwyżki, benefity, aż po konieczne czasem rozstania z pracownikami.
Jest tych zadań dużo i czasem trudno je pogodzić z rozwijaniem biznesu, pozyskiwaniem klientów, dbaniem o technologię itp. Dlatego w pewnym momencie rozwoju swojej firmy właściciele chętnie oddają część tych zadań pracownikom, do których mają zaufanie. I to jest najlepszy moment na budowanie procesów HRowych. Warto w tym momencie rozwoju firmy świadomie spisać zasady, które będą stosowane w firmie w zarządzaniu ludźmi.
Audyt HR
Audyt procesów zarządzania ludźmi zwany też audytem HR czy audytem personalnym pozwoli poznać jakie działania stosowane dotychczas w firmie są najskuteczniejsze i przynoszą najlepsze efekty. Jednak właściciele firm często nie decydują się na ten krok. Jednym z powodów jest obawa przed stratą czasu. Małe i średnie firmy działają często w trybie „ciągłego gaszenia pożarów”. Audyt może być postrzegany jako dodatkowy obowiązek, który odciąga od bieżącej pracy.
„Nie mamy na to teraz czasu. Może później...”
Pojawia się też obawa przed ujawnieniem słabości. Właściciel może obawiać się, że audyt „obnaży” problemy, których wcześniej nie zauważał, co może być odebrane jako porażka w zarządzaniu.
„Co jeśli wyjdzie, że robię coś źle?”
Audyt również kojarzy się z oceną, wobec tego właściciele obawiają się, że audyt wywoła niepokój wśród zatrudnionych pracowników, że pomyślą, że będą oceniani, kontrolowani lub że planowane są jakieś zmiany.
„Ludzie mogą się przestraszyć, że coś się dzieje…”
I z tą zmianą to w pewnym sensie prawda. Audyt przecież wiąże się z późniejszymi rekomendacjami, które będą wymagać reorganizacji, zmiany stylu zarządzania lub nowych inwestycji — a to może wymagać wysiłku, czasu, zasobów.
Powyższe wątpliwości są zupełnie zrozumiałe. Właściciel prowadzi firmę po to, żeby realizowała zadania i przynosiła zyski. Nakłady czasu i pieniędzy muszą być dobrze uzasadnione. Zanim wiec właściciel podejmie decyzje o przeprowadzeniu audytu, musi być przekonany, że to nie będzie koszt a inwestycja dla firmy. Że jak inne działania przyniesie konkretne, mierzalne zyski.
Nowe spojrzenie
Więc jak to jest z tym czasem poświęconym na przeprowadzenie audytu. W małej lub średniej firmie każdy dzień przynosi nowe wyzwania, a lista zadań nie ma końca. Trudno wtedy znaleźć przestrzeń na coś „dodatkowego”, jak audyt procesów HR.
Tyle że dobrze przeprowadzony audyt, to nie jest dodatkowe obciążenie – to narzędzie, które ma realnie odciążyć właściciela. Pozwala spojrzeć z góry na to, co dzieje się w firmie w obszarze ludzi, i znaleźć konkretne punkty zapalne, które codziennie kradną czas, pieniądze i energię.
Często to właśnie brak uporządkowanych procesów powoduje, że właściciel firmy:
- sam gasi konflikty w zespole,
- wraca do rekrutacji co kilka miesięcy,
- sam wszystko kontroluje, bo „ludzie nie ogarniają”,
- traci kluczowych pracowników bez ostrzeżenia.
Audyt pozwala złapać oddech i odzyskać kontrolę – nie przez tworzenie setek dokumentów, ale przez konkretne działania, które przynoszą efekty tu i teraz.
Jak wygląda to w praktyce? Dobrze zorganizowany audyt nie trwa dłużej niż miesiąc. A większość tej pracy wykonuje konsultant samodzielnie, analizując istniejącą dokumentację. Część informacji zbiera się przez zorganizowane wywiady lub ankiety. Audyt nie ma za zadanie wywrócić firmy do góry nogami.
Przeciwnie ma za zadanie ułożyć ją tak, żeby działała sprawniej i nie wymagała ciągłego „gaszenia pożarów”. Zysk z audytu to nie tylko diagnoza – to realna oszczędność czasu na przyszłość. Zamiast tracić godziny na rozwiązywanie skutków, właściciel zyskuje narzędzia i wskazówki, które eliminują przyczyny.
A co z obawami dotyczącymi ocen i obnażeniem słabych stron. To naturalna obawa – każdy właściciel firmy wkłada ogrom pracy w rozwój biznesu i trudno jest usłyszeć, że coś mogłoby działać lepiej. Ale audyt HR to nie egzamin i nie kontrola. To narzędzie, które ma pomóc, a nie oceniać.
Poszukiwanie przyczyn i rozwiązań
W czasie audytu nie szuka się winnych – poszukujemy przyczyn i rozwiązań. Audyt to spojrzenie na to, co działa dobrze, a co można usprawnić. I co ważne – każda firma ma jakieś wyzwania w obszarze ludzi. To normalne, szczególnie w dynamicznym środowisku MŚP, gdzie często nie ma czasu na dopracowywanie procesów.
Zyski z audytu to obiektywne spojrzenie z zewnątrz, rzetelna informacja o tym, co warto poprawić i konkretne wskazówki jak to zrobić. Audyt to nie krytyka, to plan działania. A każda decyzja o wdrożeniu zmian należy do właściciela.
Skuteczny audyt pokazuje, że właścicielowi zależy na zespole i dobrej atmosferze. Faktycznie jest tak, że nieumiejętnie zapowiedziany audyt może wywołać niepokój. Dlatego szczególną uwagę należy przyłożyć do komunikacji z zespołem – jasno, spokojnie, bez straszenia. Można zastosować komunikat w stylu: „Chcemy sprawdzić, co działa dobrze i co można poprawić, żeby wszystkim pracowało się lepiej. To nie kontrola – to krok w stronę lepszej organizacji pracy i komunikacji w zespole”.
Trzeba również zadbać, żeby spotkania z pracownikami prowadzone były w atmosferze zaufania i anonimowości, a żadne informacje nie były przekazywane w formie „kto co powiedział”. Z takim podejściem cały proces buduje poczucie zaopiekowania i w efekcie po audycie można usłyszeć od pracowników: „Fajnie, że ktoś nas zapytał, co o tym wszystkim myślimy”.
Obawy przed audytem HR są całkowicie naturalne – szczególnie w małych i średnich firmach, gdzie właściciel osobiście angażuje się w większość spraw i czuje pełną odpowiedzialność za zespół. Strach przed ujawnieniem słabości, niepokój pracowników czy obawa przed stratą czasu – to wszystko można zrozumieć. Ważne jednak, by nie pozwolić tym obawom zablokować szansy na rozwój.
W obliczu wyzwań związanych z rynkiem pracy, przepisami dotyczącymi zatrudniania audyt jest doskonałym narzędziem dla małej firmy. Dobrze przeprowadzony audyt to nie kontrola, ale praktyczne narzędzie, które pomaga właścicielowi odzyskać jasność, usprawnić procesy i wprowadzić realne zmiany – krok po kroku, bez rewolucji.
Autorka: ekspertka ds. HR w małych i średnich organizacjach. Buduje zdrowe i efektywne środowiska pracy. Wraz z zespołem konsultantów w Lu-Bi Outsourcing HR www.lu-bi.pl wspieramy właścicieli i zarządy w planowaniu i realizacji polityki zarządzania ludźmi. Układamy procesy HR do potrzeb MŚP
