Elektroniczny obieg dokumentów jest bez wątpienia jednym z rozwiązań dla biznesu, które warto wdrożyć jak najszybciej. Dlaczego?
Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów stosuje się już z firmach różnych branż, o dowolnej wielkości oraz zróżnicowanych profilach działalności. Podstawowym narzędziem do obsługi takiego procesu jest narzędzie informatyczne - system obiegu dokumentów.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala usprawnić niemal wszystkie procesy związane z zarządzaniem, administrowaniem i archiwizowaniem firmowej dokumentacji. A sam system obiegu dokumentów umożliwia rejestrowanie dokumentów w cyfrowym archiwum, ich katalogowanie, przesyłanie pomiędzy uprawnionymi pracownikami, a także niezbędną komunikację. Praca z dokumentami staje się bardziej efektywna i mniej narażona na ryzyko błędów. Dokumenty elektroniczne są także lepiej chronione, gdyż dostęp do nich mogą uzyskiwać wyłącznie osoby posiadające odgórnie nadane uprawnienia, a systemy obiegu dokumentów są zgodne z wymogami dotyczącymi bezpieczeństwa, ochrony danych osobowych oraz obostrzeniami prawnymi.
Każda czynność wykonana w systemie jest rejestrowana, dzięki czemu łatwiej jest odtworzyć historię procesu oraz wykryć i naprawić ewentualne nieprawidłowości. System obiegu dokumentów jest zwykle dostępny na różnych urządzeniach, dzięki czemu osoby procesujące dokumenty mają do nich dostęp niezależnie od miejsca i czasu, a opiekunowie procesów widzą na bieżąco na jakim etapie są wszystkie sprawy.
Dlaczego warto wdrożyć profesjonalny system obiegu dokumentów już teraz?
System obiegu dokumentów zapewnia przedsiębiorstwom szybką, sprawną i bezbłędną pracę, poprawia bezpieczeństwo danych klientów i partnerów biznesowych i wspiera wdrażanie koncepcji „paperless office”, czyli biura bez papieru. Elektroniczny system obiegu dokumentów to także ukłon w stronę pracowników – jego wdrożenie pozwala usprawnić i przyspieszyć ich codzienną pracę, zautomatyzować powtarzalne i monotonne czynności, a także zminimalizować ryzyko pomyłek czy przypadkowego zniszczenia lub utraty firmowych dokumentów.
