Często zarówno szeregowi pracownicy, jak i kadra zarządzająca mają wiedzę na temat nieprawidłowości w miejscu pracy, z reguły jednak nie decydują się na ich zgłaszanie. Jest to podyktowane m.in. presją ekonomiczną, oporami natury psychicznej, a także obawami przed działaniami odwetowymi.
Niezgłaszanie działań na szkodę firmy przynosi nie tylko straty finansowe. Przekłada się ono na niskie morale zespołu i spadek zaangażowania pracowników, a także szkodzi wizerunkowi przedsiębiorstwa i zmniejsza szanse na odniesienie sukcesu biznesowego. Skutki mogą również dotyczyć bezpieczeństwa w miejscu pracy. Po ukazaniu się raportu analizującego największe katastrofy ostatniej dekady Wielka Brytania podjęła decyzję o wprowadzeniu ustawy chroniącej sygnalistów. Z raportu wynikało, że pracownicy zdawali sobie sprawę z niebezpiecznych warunków pracy bądź potencjalnego ryzyka dla firmy. Jednak ze względu na brak odpowiednich procedur i ochrony nie decydowali się na zgłaszanie nieprawidłowości.
Nieprawidłowości w miejscu pracy na szczęście nie zawsze skutkują tragediami. Najczęściej mamy do czynienia z drobnymi, niemal niezauważalnymi, za to bardzo powszechnymi działaniami. Określa się je mianem anomii pracowniczej.
Anomia pracownicza
Anomia pracownicza to zjawisko, które polega na oszukiwaniu pracodawcy, nieprzestrzeganiu obowiązujących norm oraz działaniach przynoszących firmie straty finansowe. Anomia najczęściej dotyczy trzech aspektów: czasu pracy, pieniędzy lub towarów.
Działania związane z nadużyciami czasu pracy to m.in. przedłużanie przerw, załatwianie prywatnych spraw w godzinach pracy lub korzystanie z mediów społecznościowych zamiast wykonywania obowiązków służbowych.
Przykładem czynności anomijnej powiązanej z pieniędzmi jest na przykład przyjmowanie prezentów od klientów, co często narusza regulaminy i zaniża standardy obowiązujące w firmach. Nieprawidłowe rozliczanie delegacji czy godzin nadliczbowych także zaliczamy do tej kategorii.
W kwestii towarów najczęściej występujące działania to wynoszenie sprzętu biurowego (papier, tonery, długopisy), artykułów spożywczych, środków czystości, towarów sprzedawanych przez firmę, a także wykorzystywanie sprzętu służbowego do celów prywatnych.
Anomia pracownicza może być spowodowana nieodpowiednią strukturą organizacyjną (brak systemów, procesów, procedur) lub złym zarządzaniem. Przyczynia się do niej także niska świadomość pracowników, przyzwyczajenia i zachowania, które zostają uznane za normy i są akceptowane przez środowisko pracy. Anomia występuje w każdej organizacji, na co najmniej podstawowym, wyjściowym poziomie. Wynika to z braku możliwości kontrolowania wszystkich aspektów działalności przedsiębiorstwa.
Badania socjologów wykazały, że ciche przyzwolenie na anomię pracowniczą powoduje wzrost liczby takich zachowań. Jednocześnie zmniejsza się ilość pozytywnych aspektów relacyjnych takich jak: współpraca, zadowolenie z pracy, wzajemne wsparcie i nauka, zaangażowanie w wykonywane obowiązki. Zachowania anomijne doprowadzają nie tylko do strat finansowych, lecz także odbijają się na motywacji do pracy i jej jakości.
Skalę anomii można zmniejszyć, głównie przez odpowiednie podejście do pracownika. Przede wszystkim traktując go podmiotowo, jako partnera, który ma poczucie, że wykonywane przez niego obowiązki są istotne, który ma spełnioną potrzebę szacunku, godności i wysłuchania, co zwiększa jego stopień identyfikacji z firmą i oddanie obowiązkom. Pomocny w tym może się okazać wewnętrzny system dla sygnalistów.
Wewnętrzny system do zgłaszania nieprawidłowości
W większości polskich firm nie ma odpowiednich procedur umożliwiających zgłaszanie nieprawidłowości. A jeśli nawet one istnieją, to i tak są nieskuteczne i nie zapewniają ani odpowiedniej anonimowości, ani ochrony przed działaniami odwetowymi. Do tej pory kwestia wdrożenia takiego systemu była wyborem pracodawcy, jednak od grudnia część podmiotów będzie prawnie zobowiązana do wprowadzenia wewnętrznych kanałów dla sygnalistów. Taki system niesie ze sobą korzyści dla obu stron.
Wewnętrzny system zapewnia sygnaliście anonimowość, co chroni go przed działaniami odwetowymi. Jest to ważne z punktu widzenia pracowników, którzy obawiają się konsekwencji wynikających z podzielenia się swoją wiedzą o nieprawidłowościach. Anonimowość zgłoszenia będzie kluczowym elementem zachęcającym do dzielenia się taką wiedzą.
Wewnętrzny system dla sygnalistów nie tylko dostarcza informacji na temat nadużyć i potencjalnego ryzyka z nimi związanego, lecz także oferuje procedury postępowania, szkolenia oraz pomoc specjalistów w rozwiązywaniu powstałych problemów.
Szeroka wiedza, którą dysponują pracownicy, na temat firmy i każdego aspektu jej działania jest korzystna dla całej organizacji. Dzięki niej można zniwelować zagrożenia wewnętrzne oraz nieuczciwe, łamiące normy zachowania szkodliwe dla przedsiębiorstwa.
System spełnia także funkcję prewencyjną. Pracownicy, świadomi jak łatwe jest zgłoszenie nieprawidłowości, powstrzymują się od tego rodzaju działań. Jak już wspomniałem powyżej: niższy poziom anomii pracowniczej równa się wzrostowi zaangażowania i motywacji do pracy.
Wizerunek firmy
Firmy, które wdrożyły wewnętrzny system dla sygnalistów, są postrzegane jako transparentne i etyczne. Ma to pozytywny wpływ na ich wizerunek, ponieważ świadczy o odpowiedzialnym zarządzaniu ryzykiem, o rozwoju procedur zwiększających bezpieczeństwo i dbałości o pracownika.
Każde przedsiębiorstwo ponosi odpowiedzialność zarówno za zatrudnionych pracowników, jak i swoich klientów. Etyka biznesu odgrywa kluczową rolę w budowaniu wizerunku firmy – wewnętrznego oraz zewnętrznego. Obrazuje ona relacje pomiędzy przedsiębiorstwem a pracownikami, klientami, partnerami czy nawet konkurencją. Decyzje z nią związane dotykają każdy z tych podmiotów. Warto więc podejmować działania zgodne z etyką biznesu, ponieważ dzięki temu można mieć realny wpływ na ochronę firmy przed stratami wizerunkowymi lub finansowymi. Uwzględnianie w decyzjach i procesach opinii pracowników, partnerów i wspólników pozwala na zbudowanie przedsiębiorstwa otwartego i odpowiedzialnego.
Zapewnienie systemu dla sygnalistów pozwala nie tylko na ograniczenie anomii pracowniczej, lecz także umożliwia zgłaszanie szeregu innych nieprawidłowości.
Czego najczęściej dotyczą zgłoszenia nieprawidłowości?
Wśród zgłoszeń można wyróżnić cztery główne kategorie nadużyć. Dotyczą one sytuacji mających negatywny wpływ zarówno na jednostkę, jak i na funkcjonowanie całej organizacji. Część zgłaszanych przypadków może mieć poważne konsekwencje, ale są i te, z pozoru niewinne, które w perspektywie czasu przynoszą istotne, długofalowe straty.
Pierwszą kategorią są zgłoszenia dotyczące wszelkich wewnętrznych nieprawidłowości w miejscu pracy. Można do nich zaliczyć nieprzestrzeganie zasad BHP lub wewnętrznych procedur (bądź całkowity brak takich procedur), nepotyzm, kumoterstwo, klientelizm, konflikt interesów czy współpracę z konkurencją.
Druga kategoria to czyny przestępcze, szczególnie jeśli niosą ze sobą straty finansowe. Są to między innymi: kradzież mienia, pieniędzy lub własności intelektualnej, nadużycia księgowe, niewłaściwe rozporządzanie mieniem przedsiębiorstwa, korupcja. Publiczne ujawnienie takich informacji wiążę się z poważnym kryzysem wizerunkowym organizacji, a czasem także z długotrwałą utratą zaufania.
Trzeci rodzaj zgłoszeń to informacje dotyczące niewłaściwych relacji pomiędzy zatrudnionymi. Przykładowe zachowania to dyskryminacja, molestowanie, mobbing, szantaż, niesprawiedliwe traktowanie. Istnienie anonimowego systemu dla zgłaszania nieprawidłowości jest kluczowe dla wykrywania tego rodzaju nadużyć, ponieważ zapewnia pokrzywdzonemu pełną poufność i bezpieczeństwo. Zgłoszenia nie muszą dotyczyć wyłącznie osób na wyższych stanowiskach czy działań na szkodę pracodawcy. Nie zawsze dotyczą też relacji szef – podwładny. System pełni także zasadniczą rolę w wykrywaniu nadużyć w relacji pomiędzy szeregowymi pracownikami.
Czwarta, ostatnia kategoria to wszelkie nieuczciwe, niezgodne z normami działania, będące przejawem wspomnianej wyżej anomii pracowniczej. Choć często są one niewielkie, ich ilość i częstotliwość może również skutkować poważnymi stratami.
Nadużycia w miejscu pracy są powszechnym zjawiskiem, które niesie ze sobą negatywne konsekwencje – od finansowych po wizerunkowe. Warto więc podejmować wypróbowane i skuteczne działania, żeby nieprawidłowościom tym przeciwdziałać.
Firmy, które opierają działalność i strukturę na autentycznym przywództwie, przejrzystości oraz otwartości, lepiej przechodzą ewentualne kryzysy. £atwiej przychodzi im także zarządzanie sytuacjami kryzysowymi i minimalizowanie strat.
Autor jest radcą prawnym, oficerem compliance (ACO) oraz twórcą i dyrektorem generalnym SafeLink.pl – Wewnętrzny System dla Sygnalistów
