Elektroniczny obieg dokumentów w teorii i praktyce
Koncepcja elektronicznego obiegu dokumentów jest odpowiedzią na problemy pojawiające się przy pracy z dokumentacją papierową, z którymi borykały się wszystkie firmy. Analogowe dokumenty są stale narażone na zniszczenie, zgubienie, pominięcie czy dostanie się w niepowołane ręce. Poruszanie się po ich zasobach wymaga sporo czasu, energii i wysiłku, przez co odciąga uwagę pracowników od innych, dużo bardziej istotnych czynności. Papierowe dokumenty wywierają także negatywny wpływ na środowisko, generują śmieci oraz potęgują wydatki w firmie.
Nic więc dziwnego, że elektroniczny obieg dokumentów, który pozwala na wyeliminowanie wszystkich tych problemów, spotkał się z tak dużym uznaniem przedsiębiorców. Wdrażając tę koncepcję wraz z dedykowanym oprogramowaniem informatycznym firmy zyskują porządek w zasobach dokumentów, oszczędzają czas, energię i pieniądze oraz mogą skoncentrować się na tym, co najważniejsze, czyli rozwoju swojej działalności, a nie przeszukiwaniu kolejnych teczek i segregatorów. Automatyzacja czynności związanych z pracą w oparciu o dokumenty niweluje z kolei ryzyko błędów, przyspiesza realizację zadań oraz podnosi decyzyjność. Odgórnie nadane uprawnienia dostępu chronią natomiast dokumenty przed dostaniem się w niepowołane ręce.
System zarządzania dokumentami w elektronicznym obiegu dokumentów
Wszystko to dzieje się w pełni ekologiczny, nowoczesny oraz przyjazny dla firmowego portfela sposób. Elektroniczny obieg dokumentów pozostałby jednak jedynie ideą, gdyby nie rozwój nowoczesnych technologii. Dzięki nim możliwe stało się powołanie do życia specjalistycznego oprogramowania informatycznego - systemu zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, w skrócie DMS).
System zarządzania dokumentami jest podstawowym narzędziem w obszarze zarządzania dokumentacją biznesową. Jego zadaniem jest digitalizowanie, automatyzowanie i optymalizowanie pracy z firmowymi dokumentami oraz usprawnienie realizacji wszystkich związanych z tym zadań i procedur. Nowoczesne systemy DMS to rozwiązania platformowe charakteryzujące się prostą i intuicyjną obsługą, łatwą skalowalnością oraz mogące obsługiwać nawet masowe ilości dokumentacji.
Na szczególnej pozycji wśród oprogramowania dedykowanego nie tylko zarządzaniu obiegiem dokumentacji, ale i procesami biznesowymi w ogóle plasują się innowacyjne platformy low-code klasy BPM (czyli Business Process Management). Systemy tego typu pozwalają nie tylko na tworzenie i obsługiwanie nowych scenariuszy procesów, ale także dają możliwość sprawnego i szybkiego wdrażania potrzebnych modyfikacji z natychmiastowym skutkiem - taka funkcjonalność jest jednak dostępna wyłącznie w najlepszych platformach niskokodowych na rynku.
