1. Zwiększona liczba zwolnień chorobowych w okresie wakacyjnym

Związana jest z reguły z koniecznością zapewnienia opieki nad dziećmi na czas zamknięcia szkół oraz z koniecznością podejmowania prac remontowych lub polowych czy też dodatkowych zajęć dorywczych. Ale nie tylko. Wywołana może być także problemami związanymi z ułożeniem planów urlopowych w firmie.
Widoczne było to szczególnie przed rokiem, kiedy to większość pracowników przebywała wiosną na zwolnieniach chorobowych (spowodowanych chorobą bądź prewencyjnych – w obawie przed zakażeniem). Latem, przy jednoczesnym luzowaniu restrykcji przez rząd, szefowie mieli nie lada ból głowy – kogo zatrzymać w firmie, a komu dać wolne? Nie mogli bowiem pozwolić sobie na to, by zakład opuściła tak duża liczba podwładnych w tym samym czasie. W wielu firmach poskutkowało to pobieraniem przez pracowników wątpliwych „L4” w celu wyjazdu z rodziną na wakacje.

2. Zwolnienia świąteczne realizowane w specyficzne dni

Zaliczamy do nich zwolnienia tzw. „mostkujące”, które łączą ze sobą święta, długie weekendy, zwolnienia noworoczne, czy tzw. „bigosowe” – zwolnienia brane w celu przygotowania do świąt. Każde takie zwolnienie, powinno być dla szefa wyraźnym sygnałem ostrzegawczym. Kolejna majówka i podobnie jak w poprzednich latach brak rąk do pracy?
Być może to odpowiedni moment na zlecenie kontroli wśród podopiecznych przebywających na „L4”. Ta posłużyć ma nie tylko wyłapaniu i ukaraniu „czarnych owiec”. Celem pracodawcy powinno być pokazanie, iż poprzez przeprowadzenie kontroli pracowników przebywających na „L4”, nie zgadza się on w swoim przedsiębiorstwie na proceder wykorzystania zwolnień chorobowych niezgodnie z przeznaczeniem.

3. System wynagradzania

Zdarza się, że przy odpowiedniej konfiguracji premii i pracy w nadgodzinach oraz dobrej średniej za ostatnie 12 miesięcy, pracownikowi bardziej opłaca się pobrać zwolnienie chorobowe, aniżeli przyjść do pracy. Brzmi absurdalnie? W niektórych firmach funkcjonują nieformalne arkusze prowadzone przez pracowników, na których wyliczają sobie oni, kiedy opłaca im się wziąć „L4”, a kiedy pracować.

4. Zalecenia lekarskie: znaczący przyrost liczby wskazania „2” – chory może chodzić

Rozkład zaleceń lekarskich „1” – chory powinien leżeć oraz „2” – chory może chodzić, powinien kształtować się podobnie na przestrzeni 12 miesięcy – z sezonowym przyrostem zalecenia „1” w pierwszym i czwartym kwartale roku. Po określeniu naturalnej skłonności do absencji, liczba zalecenia „2” powinna być zbliżona do siebie w kolejnych miesiącach.
Jeżeli tak nie jest, a pracodawca odnotowuje wyraźny wzrost zwolnień lekarskich ze wskazaniem „2” – to również wyraźny sygnał, iż w swoim przedsiębiorstwie może mieć do czynienia z procederem wykorzystywania „L4” w sposób niewłaściwy.

5. Warto przyjrzeć się sezonowym przyrostom zwolnień chorobowych na opiekę – oznaczenie „O”

Wzrost ich liczby spodziewany jest przede wszystkim w czwartym kwartale roku, ale nie tylko. Według naszych statystyk, zwolnienia wystawione z powodu opieki nad członkami rodzin średnio w 30 proc. przypadków wykazują nieprawidłowości.
Opieki pobierane są zarówno z tytułu opieki nad dziećmi jak i osobami dorosłymi, często jednak pracownicy takiej opieki faktycznie nie sprawują – dzieci są w przedszkolu lub u dziadków, bądź w domu obecni są inni opiekunowie, którzy taką opiekę mogliby sprawować (drugi rodzic bezrobotny, na urlopie itp.). W wielu przypadkach opieki pobierane są również po prostu w celu udania się na rodzinny wyjazd.

6. Częstotliwość – liczba zwolnień, które w ciągu roku wystawiane są dla pracownika

W niektórych przypadkach, pojedyncze osoby generują tak dużo zwolnień, że zaczynają one stanowić istotny procent całego wskaźnika dla przedsiębiorstwa. Częstotliwość jest bardzo łatwa do przeoczenia zwłaszcza w dużych organizacjach, zatrudniających powyżej 100 pracowników.
Bez wątpienia absencje chorobowe zdarzały się i będą się zdarzać, część pracowników bywa naprawdę chora. Jednak dla „L4” występuje w naszym kraju powszechna akceptacja, co stanowi niejako problem systemowy – nie tylko dla pracodawców.
Warto pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami, każdy pracodawca zatrudniający powyżej 20 pracowników jest uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy, za które wypłaca z własnych środków wynagrodzenie za czas choroby na podstawie art. 92 Kodeksu Pracy. Kontrolować można nie tylko pracowników na etacie, ale także np. tych zatrudnionych na umowę zlecenie czy umowę o dzieło.

Autor: prezes Conperio