Zanim wejdziemy w szczegóły, kilka istotnych podpowiedzi na początek. Jeżeli twoja firma zdecydowała o zainwestowaniu w zmianę, a więc chcesz przejść lub już przechodzisz transformację cyfrową, to pamiętaj, że ona musi czemuś służyć. Nie wydaje się przecież pieniędzy tylko po to, by móc powiedzieć, że na hali stoi nowy robot przemysłowy, a w biurze nowoczesny komputer ze specjalistycznym oprogramowaniem.

Taka zmiana to przede wszystkim zwiększona efektywność operacyjna, przyspieszenie i usprawnienie procesów decyzyjnych, wsparcie działu marketingu i sprzedaży, a także to, co na pierwszy rzut oka najbardziej naturalne – większe i tańsze możliwości produkcyjne. Oraz większa ilość danych, która odpowiednio przetworzona i zinterpretowana, będzie pomagała ci podejmować trafne decyzje.

Tylko co to tak naprawdę oznacza? Po pandemii wielu menedżerów, w tym w Polsce, przestało się bronić przed inwestycjami w cyfryzację swoich firm. Zauważyło, że to konieczne, a przy tym naprawdę przydatne. Nie tylko z powodu pracy zdalnej wielu pracowników, rozproszenia geograficznego ich aktywności oraz konieczności cyfrowego dostępu do wielu zasobów. Cyfryzacja to także większa elastyczność, efektywność i przewidywalność procesów.
I o procesy tutaj właśnie chodzi.

Tak naprawdę cyfryzacji nie należy wcale zaczynać od kupowania maszyn czy oprogramowania, ale od odpowiedniego wewnętrznego poukładania firmy. Kompletnie nieważne jest przy tym, czy posiada ona 10, 50 czy 100 i więcej pracowników. Może zajmować się jakimiś prostymi usługami lub wytwarzać bardziej zaawansowane produkty. Jeśli nie jest poukładana, czyli gotowa na wdrożenie transformacji cyfrowej, to ona sama nic z siebie nie przyniesie.

To jakby posługiwać się sztućcami krojąc wyrafinowaną potrawę, która może „pryskać” naokoło. Bez ochrony w postaci serwetki przyjemność z jedzenia będzie dyskusyjna. I czymś takim jest właśnie kultura firmowa, pomagająca wdrożyć zmiany. Z czego się składa, jak ją zaimplementować?

Jak wdrożyć u siebie transformację cyfrową?

Przygotuj swoich pracowników na zmiany. Zwłaszcza liderów, jeśli prowadzisz większą firmę. To oni będą nieśli na barkach odpowiedzialność wytłumaczenia pozostałym członkom ekipy, dlaczego firma wprowadza zmiany i co to właściwie dla nich oznacza. Tak w praktyce, bo nadrzędne cele wszystkim powinieneś wytłumaczyć Ty. Jako właściciel, jest to twoją rolą. Czy to osobiście, czy mailowo (w przypadku większej lub pracującej całkowicie zdalnie grupy pracowników).

Następnie powiedz wszystkim, jakie efekty taka zmiana przyniesie. W wymiarze kadrowym, odpowiedzialności zawodowej, jej zakresu. Zmian w zakresie obowiązków, ilości pracy i tak dalej. Potem przejdź z pracownikami krok po kroku przez to, co musi się wydarzyć, aby transformację cyfrową zaliczyć do udanych. Krótko mówiąc, zdefiniuj tak zwane „definitione of done”, czyli warunek, który musi zostać spełniony, aby zmiana została ukończona.

Naturalnie, elementów do prowadzenia jest więcej i nie jest to wszystko aż tak proste. Niemniej jednak osiągalne i konieczne do wprowadzenia przez praktycznie rzecz biorąc każdą firmę. Nieważne czym się zajmujesz – dzisiaj każda firma jest firmą technologiczną.

Obsługa danych to przede wszystkim kultura pracy z danymi

Dobry przykład stanowi firma usługowa zajmująca się naprawami sprzętu elektronicznego. Posiada dane klientów, a więc nimi w pewien sposób obraca. A jak je zabezpiecza? Czy do danych ma dostęp każdy pracownik? Zgodnie z RODO, powinna mieć do nich dostęp tylko osoba do tego celu wyznaczona. Gdzie są przechowywane, czy łatwo można się do nich dostać?
Instytut Humanites opublikował niedawno raport o nazwie „Bariery i trendy. Transformacja technologiczna firm w Polsce”. Wynika z niego, że aż 93 proc. kierowników, 88 proc. pracowników firm i 67 proc. ogółu Polaków przyznaje, że pandemia była decydującym czynnikiem przyspieszającym transformację cyfrową w ich organizacjach. Według danych 78 proc. polskich firm z sektora średnich i dużych przedsiębiorstw przechodzi właśnie transformację cyfrową,
a aż 36 proc. z nich jest na zaawansowanym etapie przechodzenia zmian. Co się z tym wszystkim wiąże?

Konieczność pozyskania pracowników o określonych kompetencjach cyfrowych. Aż 63 proc. managerów w Polsce stwierdziło ostatnio, że znajdują w swoich i innych organizacjach zwiększony popyt na stanowiska, na których zakres obowiązków wiąże się z wysokimi umiejętnościami IT. Takie dane podaje nie byle kto, bo Mark Loughhran, General Manager Microsoft Poland.

Mocno potwierdza to też międzynarodowe doświadczenia, z których jasno wynika, że transformacja cyfrowa to w pierwszej kolejności pewien stan umysłu i gotowość do zmian, a dopiero potem realne zmiany.

Bez odpowiedniego przygotowania nie wybierzesz przecież dostawcy ani maszyn, ani oprogramowania. Potrzebujesz wiedzy do porównań, domenowego doświadczenia. Bez przygotowania nie skonstruujesz ogłoszenia o pracę, które wyszczególni wszystkie obowiązki niezbędne do nowo tworzonego stanowiska związanego z szeroko pojętym IT. A jeśli coś pójdzie z jego tworzeniem nie tak, możesz wręcz ryzykować odstraszeniem profesjonalistów.

Transformacja cyfrowa to konieczność

Transformacja cyfrowa dotyczy dzisiaj każdego. Wiąże się z pewnymi nakładami finansowymi i odpowiednim merytorycznym przygotowaniem, ale w praktyce zwraca się bardzo szybko. W postaci długofalowych oszczędności, lepszej struktury organizacyjnej organizacji i bardziej sprawnego podejścia do tworzenia innowacji. W sektorze produkcyjnym, w obsłudze klienta, w podejściu do operacji finansowych. Po prostu wszędzie.

W kolejnym numerze pokażę ci jak myśli o transformacji cyfrowej jedna z najbardziej znanych marek w Polsce i jakie wnioski możesz z tego wyciągnąć dla siebie. Bez względu na rozmiar organizacji i charakter prowadzonej przez siebie działalności.

Autor zajmuje się brandingiem, marketingiem, skalowaniem firm, optymalizacją procesów i contentem. Tworzy i rozwija marki, buduje wizerunek i komunikację. Podchodzi holistycznie do sprzedaży, marketingu, public relations, human resources i employer branding. W pracy opiera się na Customer-centric Selling i Design Thinking. Ekspert ekonomii wartości, mającej realne przełożenie na zyski firmy, jej wizerunek oraz relacje z partnerami i pracownikami. Autor kilku książek, pierwszą napisał na zamówienie jeszcze na studiach. Na co dzień pisze na blogu www.scislak.com