Dodatkowy stres wywołany pandemią oraz ciągle zmieniające się przepisy podatkowe, mogły wpłynąć na to, że nie każdy przedsiębiorca skorzystał ze wsparcia publicznego w odpowiedni sposób. Zwłaszcza że regulaminy korzystania z subwencji także były modyfikowane w ciągu roku. Mimo to zainteresowanie pomocą publiczną było duże, więc kontrola wydatkowania wsparcia z tarcz może potrwać nawet i do 2026 r. W przypadku, gdy firma popełniła błąd, jego wykrycie po kilku latach może być kosztowne z powodu ewentualnych odsetek.

Trzeba też pamiętać, że kontrole będą uwzględniały nie tylko ocenę samej zasadności przyznania wsparcia rządowego, ale i tego, jak zostało ono wykorzystane oraz rozliczone. Błędne lub za późne rozpoznanie kosztów czy nierozpoznanie przychodu podatkowego to tylko część pomyłek, jakie można popełnić.
3 błędy w rozliczeniu, przed których skutkami ochroni ubezpieczenie

1. Preferencyjne rozliczenie darowizn

Przekazywanie darowizn na rzecz podmiotów służby zdrowia miało zachęcać firmy do wspólnej walki z pandemią Covid-19. Datki przekazane w kwietniu 2020 r. pozwalały na odliczenie 200 proc. darowizny od podatku, bez limitu kwotowego, w miejsce standardowych 100 proc. (te zaś w
ramach ustawowego limitu części 6 lub 10 proc. dochodu).

Ten preferencyjny charakter miał jednak haczyk. W ten sposób można było rozliczyć środki przekazane wyłącznie konkretnym placówkom zdrowotnym, wskazanym w przepisach. Przeważnie były to szpitale jednoimienne. Zatem, jeżeli firma przekazała środki podmiotowi spoza listy i zastosowała 200 proc. odliczenia podatkowego, musi liczyć się z uznaniem tego za błąd i koniecznością spłaty zaległego 19 proc. podatku z nierozliczonej kwoty.

2. Podwójne wynagrodzenia i zaliczki

Zaliczki za marcowe i kwietniowe wynagrodzenia w zeszłym roku można było odroczyć do 1 czerwca. Niektórych przedsiębiorców mogło to zachęcić do wypłacania majowych pensji z wyprzedzeniem – jeszcze w kwietniu. Zapewniło to przez miesiąc dodatkowe środki obrotowe. Tego typu rozwiązanie może jednak zostać zakwestionowane przez US i potraktowane jako niezgodne z prawem.

W konsekwencji powstaną zaległości z tytułu nieterminowych wpłat do urzędu, co przekłada się na otrzymanie kary i odsetek w PIT. Skraje przypadki mogą zostać nawet potraktowane jako przestępstwo.

3. Zakup sprzętów służących walce z pandemią

Tarcze antykryzysowe preferencyjnie podchodziły też do tych firm, które decydowały się na produkcję towarów wspierających walkę z koronawirusem, np. maseczek ochronnych. Zakup wszystkich dodatkowych sprzętów do ich wytwarzania można było rozliczyć jako jednorazowy koszt podatkowy, bez amortyzacji. Problem tkwi w tym, że jeżeli kupiona maszyna służyła później do produkcji innych tekstyliów, to kontrola podatkowa wykaże zaniżenie przychodów o blisko 80 proc. wartości sprzętu.

Kto odpowiada za błędy?

Odpowiedzialność za błędy w wykorzystaniu rządowego wsparcia spoczywa na zarządzie, a także na osobach wykonujących czynności księgowe. To menedżerowie decydują
o zakupie sprzętu, wypłatach dodatkowych wynagrodzeń, czy też przekazywaniu darowizn. Tak poważne decyzje biznesowe zawsze obarczone są ryzykiem i mogą być brzemienne w skutkach. Nie tylko w postaci kar, ale też roszczeń skierowanych bezpośrednio do menedżerów lub księgowych w związku ze szkodami, jakich doznają firmy na skutek tego, że np. muszą zwrócić uzyskane wsparcie rządowe.

Przy czym sama zwracana kwota uzyskana z tarczy antykryzysowej, jeśli okaże się, że firma nie miała prawa do jej uzyskania po przeprowadzonej kontroli, nie będzie zazwyczaj stanowiła szkody. Chyba że zwrot konieczny jest np. na skutek nieprawidłowej realizacji umowy. Szkodą będą natomiast odsetki, które należy zwrócić wraz z otrzymaną pomocą, wymierne straty wizerunkowe firmy lub np. koszty pożyczki, jaką organizacja musi zaciągnąć, aby spłacić nienależną pomoc publiczną. Gdy dochodzi do takich sytuacji, rozpoczynają się poszukiwania winnych.

Jest winny – jest polisa

Dlatego warto posiadać program ochrony złożony z co najmniej dwóch ubezpieczeń – polisy skarbowej i D&O, czyli OC członków władz. Są one wobec siebie w dużej mierze komplementarne. Ubezpieczenie D&O obejmuje ochroną ryzyka zarządcze i nadzorcze. Poza ochroną D&O pozostaje natomiast tzw. odpowiedzialność zawodowa w związku z wykonywaniem czynności księgowych lub obsługą płac.

Często pojawiają się wątpliwości, do którego z tych obszarów ryzyk zaliczyć konkretną decyzję podatkową. Czy był to błąd księgowy, czy jednak niedostateczny nadzór nad obszarem finansowym? Dlatego dzięki uzupełnieniu programu ubezpieczenia o polisę skarbową osoby odpowiedzialne za te kwestie mają gwarancję, że uzyskają wsparcie finansowe w tak trudnej sytuacji w ich karierze zawodowej. Ponadto jedynie polisa skarbowa zapewnia refundację ewentualnych grzywien nałożonych na gruncie prawa karnego lub karnoskarbowego.
Komplementarny program ubezpieczenia zapewni takiej osobie odpowiedzialnej także pokrycie kosztów:

• obrony w sprawach cywilnych i karnych,
• postępowań sądowych,
• uzyskania poręczeń,
• kar i grzywien administracyjnych,
• odszkodowań z tytułu strat finansowych przedsiębiorstwa, udziałowców czy akcjonariuszy,
• zobowiązań podatkowych dochodzonych od osób ubezpieczonych na podstawie art. 116 lub 116a Ordynacji Podatkowej,
• wsparcia specjalistów PR, psychologów.

Bezpośrednio chronionym jest oczywiście decydent lub osoba odpowiedzialna za kwestie finansowe i to ona będzie uzyskiwała z polisy pokrycie powyższych kosztów, ale w przypadku polisy D&O i skarbowej „wygraną” jest także firma, która domaga się naprawienia szkody wynikającej z błędów takiej osoby. Zyskuje większą gwarancję, że to ubezpieczyciel pokryje jej straty, a nie osoba fizyczna z własnego majątku prywatnego.

Rynek ubezpieczeń był „przygotowany na pandemię”

Warto na koniec jeszcze zauważyć, że ubezpieczenia udowodniły podczas pandemii, że są potrzebne, działają i są odpowiedzią na wiele ryzyk. I rynek wcale nie musiał wprowadzać nowych rozwiązań, produktów. Polisy, które mają specjalistyczny charakter, jak wspomniane D&O i ubezpieczenia skarbowe, zyskały na znaczeniu i przez to zaczynają uzupełniać pakiet „tradycyjnych” polis, jak OC działalności czy też żywiołowe oraz awaryjne polisy, chroniące w sposób nieprzerwany majątek klientów, narażony na działanie
np. zdarzeń pogodowych i awarii.

Dr Ewelina Skwierczyńska, właścicielka Kancelarii Doradztwa Podatkowego TAX-ES
£ukasz Górny, radca prawny, broker, Dyrektor Departamentu Rozwoju EIB SA