Na czas epidemii wprowadzono w Polsce przepisy upraszczające procedurę legalizacyjną pobytu i zatrudnienia obcokrajowców spoza UE i EOG. Tzw. ustawy covidowe, uchwalone na przełomie marca i maja 2020 r., automatycznie przedłużają do 30 dni po ogłoszeniu zakończenia stanu
zagrożenia epidemicznego ważność pozwoleń na pracę i pobyt cudzoziemców.

Dzięki temu, pracujący u nas obcokrajowcy i ich pracodawcy nie muszą martwić się o zezwolenia. Jednak ten stan nie będzie trwał wiecznie. Zwiększa się tempo szczepień. Do tej pory zaszczepionych pierwszą dawką szczepionki zostało ponad 10 mln osób. Według szacunków rządu, cała dorosła populacja Polaków, którzy zgłosili chęć szczepienia, powinna być zaszczepiona do końca czerwca br., a w okresie wakacji powinniśmy osiągnąć w Polsce odporność populacyjną. To daje nadzieję na dalsze luzowanie obostrzeń i finalnie zniesienie stanu zagrożenia epidemicznego w ciągu najbliższych miesięcy.

Wyścig z czasem

Obecnie, legalnie pracuje w Polsce 725 tys. obcokrajowców, z czego 457 tys. ma karty pobytu. Tak więc 268 tys. pracuje na podstawie oświadczeń lub zezwoleń na pracę, przebywa na podstawie wiz i pobytów bezwizowych, które należy regularnie odnawiać. Według naszych szacunków, z puli 268 tys. obcokrajowców zatrudnionych w Polsce, 35 proc. czyli ok. 90 tys. cudzoziemców pracuje nadal tylko na podstawie ustaw covidowych.

Z chwilą odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w kolejce do urzędów o przedłużenie dokumentacji ustawi się ok. 90 tys. osób. Na załatwienie formalności będzie tylko 30 dni. Pracodawcy, którzy będą czekać do ostatniej chwili z uaktualnieniem dokumentów legalizacyjnych, mogą zwyczajnie nie zdążyć, bo urzędy po prostu nie będą w stanie wydać tylu pozwoleń w tak krótkim czasie. Dlatego warto już teraz pomyśleć o przedłużeniu legalizacji pracy i pobytu dla swoich pracowników. Do tego wielkimi krokami zbliża się okres prac sezonowych, w którym urzędy notują większą liczbę zgłoszeń o pozwolenie na pracę dla cudzoziemców.

Ile trwają procedury legalizacji

W zależności od województwa, na zezwolenie na pracę dla cudzoziemca czeka się od miesiąca do nawet 3-4 miesięcy. W ciągu jednego tygodnia urzędy są w stanie wydać średnio ok. 100 wniosków o karty czasowego pobytu, co w skali miesiąca daje ok. 400-500 wniosków. Zależy to oczywiście od liczby pracowników zatrudnionych w danym urzędzie oraz od ilości innych obowiązków związanych z bieżącą pracą urzędu.

Najprostszym i naj-szybszym do pozyskania dokumentem umożliwiającym zatrudnienie obcokrajowca jest oświadczenie o powierzeniu pracy, które wydaje Urząd Pracy. Daje ono możliwość pracy łącznie nie dłużej niż 180 dni w ciągu kolejnych 12 miesięcy niezależnie od liczby podmiotów powierzających temu cudzoziemcowi wykonywanie pracy.

Taki okres pozwala pracodawcy sprawdzić nowego pracownika i podjąć decyzję o dalszym jego zatrudnieniu. Jednak oświadczenia nie można przedłużyć, więc jeśli chcemy nadal zatrudnić tego pracownika, musimy postarać się o zezwolenie na pracę. Wydaje je Urząd Wojewódzki i w szczególnych przypadkach wymaga dodatkowo załącznika ze zgodą starosty na zatrudnianie cudzoziemca. A ta zostanie wydana, jeśli w regionie nie ma polskich pracowników, którzy mogliby wykonywać pracę, do której chcemy zatrudnić obcokrajowca.

Ustawowo, na taką zgodę czeka się do 4 tygodni. To dodatkowo wydłuża czas pozyskania zezwolenia, który i tak może trwać nawet do 4 miesięcy. Przy czym należy pamiętać, że na oświadczenie można zatrudnić tylko obywateli z Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Gruzji, Rosji i Armenii. Dla obcokrajowców innych narodowości, pracodawca musi starać się od razu o zezwolenie na pracę.

Urzędy w trybie hybrydowym

Pandemia koronawirusa wymusiła na firmach wprowadzenie reżimu sanitarnego i przejście w tryb pracy zdalnej lub hybrydowej, tam gdzie jest to możliwe. Podobnie sytuacja wygląda w urzędach.
Aby załatwić zezwolenie na pracę dla cudzoziemca, trzeba teraz umówić się online lub telefonicznie na termin. Terminów jest bardzo mało, bo jest duża liczba cudzoziemców, którzy chcą podjąć pracę w Polsce. W momencie, kiedy urząd udostępnia kalendarz na dany miesiąc, wolne terminy znikają praktycznie w ciągu kilkunastu minut.

W tej chwili trudno powiedzieć czy w momencie odwołania stanu zagrożenia epidemicznego wrócą do urzędów dawne procedury, a na ile pozostanie praca hybrydowa lub online. I czy wystarczy wtedy ustawić się o 4 rano pod urzędem, tak jak wcześniej, aby zdobyć upragniony numerek i załatwić sprawę tego samego dnia? Musimy też pamiętać, że osoby, które zapisały się wcześniej na termin online, będą przyjmowane w pierwszej kolejności.

Dwie strony medalu

Dzięki ustawom covidowym, cudzoziemiec, któremu kończy się ważność dokumentów pobytowych i na pracę, może nadal pracować i przebywać w naszym kraju. Ustawy przedłużają ważność posiadanych dokumentów, dopóki nie zostanie odwołany stan zagrożenia epidemicznego. To duże ułatwienie i dla pracownika, i dla pracodawcy.

Pracodawca nie ponosi w tym czasie kosztów administracyjnych związanych z wydaniem odpowiednich dokumentów – 30 zł za wydanie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy, a 100 zł za zezwolenie na pracę. W przypadku wniosku o kartę pobytu to koszt około 500 zł. Pracodawca nie musi także delegować pracowników, po to, żeby składali nowe dokumenty, bo one nadal są aktualne.

Jednak medal, jak zwykle ma dwie strony. Jeśli w przeciągu 30 dni od momentu odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, pracodawca nie zdąży zalegalizować pobytu i pracy dla swoich pracowników z zagranicy, to zostanie bez wykwalifikowanego zespołu.

Cudzoziemiec nie będzie mógł podjąć stałej pracy i zostanie zmuszony do czekania na ponowne zatrudnienie nawet kilka miesięcy. A jeśli nie będzie w stanie utrzymać się w Polsce do czasu ponownego podjęcia pracy, prawdopodobnie wróci do swojego kraju. Może to oznaczać nawet problem z utrzymaniem płynności działania firmy i koniecznością pozyskania nowych pracowników, a to wiąże się z kosztami ich rekrutacji, szkolenia i wdrożenia, który jest znacznie droższy.

Inaczej będą wyglądać też opłaty administracyjne związane z wydawaniem dokumentów dla cudzoziemców – jeśli pracodawca będzie się o nie starał na bieżąco, w każdym miesiącu, nie odczuje tych opłat aż tak, jak w przypadku, kiedy w ciągu 30 dni będzie musiał jednorazowo zapłacić za pozwolenia dla np. 10 czy 20 pracowników. Należy też pamiętać, że jeśli pracodawca opłaca mieszkanie swoim pracownikom, a często tak jest, to koszty oczekiwania na nowy dokument bez podjęcia pracy będą dodatkowo większe i nie zwrócą się.

Dlatego już teraz warto zająć się aktualizacją dokumentów związanych z legalizacją pobytu i pracy cudzoziemców, których zatrudniamy w naszej firmie. Koniec końców i tak trzeba będzie pozyskać te dokumenty, a może się to wydarzyć szybciej, niż nam się wydaje.

Autor: Dyrektor Projektów Międzynarodowych, agencji zatrudnienia Trenkwalder