Zmiany podatkowe zawsze powodują spore zamieszanie w firmach, a tym samym zwiększają ryzyko błędu. Ponadto, Krajowa Administracja Skarbowa stale poszerza swoje kompetencje oraz wzbogaca się o nowe narzędzia, usprawniające jej pracę. Lepszej wykrywalności potencjalnych nadużyć mają służyć chociażby niedawno uruchomiony rejestr umów o dzieło czy obowiązek stosowania JPK_VAT.

Także kolejne projekty zmian prawnych nie napawają optymizmem. Szczególnie projekt ustawy odbierającej możliwość odmowy przyjęcia mandatu czy ustawy wprowadzającej tzw. prekluzję dowodową w postępowaniach skarbowych, przez którą podatnicy utracą możliwość przedstawiania nowych faktów po zakończeniu kontroli skarbowej.

Nie można się więc dziwić, że Polska niezmiennie od lat plasuje się w ogonie rankingu przyjazności i konkurencyjności systemu podatkowego prowadzonym przez Tax Foundation (bada kraje OECD). W 2020 r. wyprzedziliśmy jedynie Chile i Włochy. Zrozumiały jest zatem niepokój kadry kierowniczej i osób odpowiedzialnych za zarządzanie finansami oraz rozliczeniami. Zwłaszcza że maksymalna, potencjalna kara grzywny karnoskarbowej może sięgać ponad 26 mln zł!

Na to warto zwracać szczególną uwagę

Poniżej prezentujemy kwestie, które mogą budzić szczególnie dużo wątpliwości co do prawidłowości postępowania.

Solidarna odpowiedzialność
Zasada ta zakłada, że w efekcie odpowiadamy za cudze zaległości podatkowe. Ryzyko błędu i odpowiedzialności karnoskarbowej jest szczególnie wysokie, gdy mamy
do czynienia z podzieloną płatnością. Pierwszą kwestią do rozwiązania, jest prawidłowe określenie, czy należy zastosować tę formę płatności, czy nie. Drugą, w jaki sposób zapłacić. Najbezpieczniej przelewem, ponieważ odpowiednie środki wpłyną automatycznie na konto przeznaczone do uiszczenia VAT.

Co w sytuacji, gdy nie można wykonać przelewu i trzeba skorzystać z karty kredytowej lub gotówki? Na przykład w sytuacji pilnego zakupu, gdy nie można czekać na księgowanie przelewów? To jedna strona medalu. Drugą jest zobowiązanie przedsiębiorców do sprawdzania, czy ich kontrahent prowadzi legalną działalność i odprowadzi wszystkie stosowne podatki. Ile firm ma możliwość dokonania takiej weryfikacji, zwłaszcza jeżeli jest to pilne zamówienie?

Podzielona płatność (MPP)
Także sama wspomniana już podzielona płatność jest newralgiczną kwestią. Brak zapłaty nawet jednej faktury, która podlegała temu obowiązkowi, grozi grzywną. Najbardziej problematyczne są świadczenia kompleksowe. Przykładowo, naprawa pojazdu – za co płacimy? Za usługę, czy za zakup części? Podobnie wygląda sprawa także z usługą cięcia i gięcia metali szlachetnych i nieszlachetnych.

Do tej pory było to rozpatrywane jako zakup towaru, a okazało się jednak, że to usługa jest droższa, więc to ona powinna być głównym przedmiotem analizy podatkowej i wyznaczać sposób płatności. Tak samo dzieje się w przypadku wymiany okien. Przykłady można niestety mnożyć, więc stosunkowo łatwo o błąd. Szczególnie jeśli rozliczamy takie świadczenia po raz pierwszy.

JPK_V7M
Samo prawidłowe dokonanie rozliczenia transakcji to jedno. Drugim elementem jest sprawozdawczość skarbowa.
W październiku pojawiło się nowe i do tej pory „nieokiełznane” wyzwanie dla przedsiębiorców, czyli nowy sposób raportowania – JPK_V7M. Wcześniej nadgorliwe dokonywanie i oznaczanie transakcji jako podzielonej płatności w JPK, nie wiązało się z żadnymi konsekwencjami.

Jednak od października w pliku kontrolnym przekazywanym do Urzędu Skarbowego trzeba odpowiednio oznakować tylko te płatności, które podlegały obowiązkowi podzielonej płatności. Błędne oznaczenie, kiedy MPP nie była wymagana, oznacza ryzyko grzywny w wysokości 500 zł. Podobnie z oznaczeniem TP, które sygnalizuje, że stroną transakcji jest podmiot powiązany. To nie koniec, każdy błąd, nawet najdrobniejszy, jak czeski, naraża na karę w wysokości 500 zł. Trzeba więc bardzo uważać.

Jak się chronić?

Jeśli błąd się pojawi i w jego konsekwencji zostanie wszczęte postępowanie karnoskarbowe wobec osoby odpowiedzialnej, z pomocą przychodzi właśnie polisa skarbowa. Analiza orzecznictwa wskazuje na to, że aż 95 proc. postępowań karnoskarbowych kończy się uznaniem, że kierownik jednostki, czyli np. członek zarządu lub inna osoba odpowiedzialna za zajmowanie się sprawami podatkowymi, jest winna. To z kolei najczęściej oznacza nałożenie na taką osobę kary grzywny.

Grzywna skarbowa to jednak tylko część obciążeń wynikających z popełnienia błędu skarbowego. Do tego dochodzą koszty postępowania, które z doświadczenia wiemy, że
mogą sięgać kilkudziesięciu tysięcy złotych i więcej. Składają się na nie koszty obrony menedżera lub księgowego, czyli przede wszystkim wynagrodzenie prawników specjalizujących się w trudnych kwestiach karnoskarbowych, opłaty sądowe, koszty biegłych i inne.

Ponadto konsekwencją popełnionych błędów podatkowych może być stwierdzenie zaległości podatkowej lub nieterminowego opłacenia podatków, co wiąże się z obowiązkiem zapłacenia dodatkowo wysokich odsetek. Te zapłacone przez podatnika odsetki to dodatkowa szkoda, której naprawienia można żądać od osoby odpowiedzialnej za błąd.

Co zapewnia polisa?

Wszystkie te wydatki i odszkodowania mogą zostać pokryte przez ubezpieczyciela, jeśli przez firmę wykupiony zostanie pakiet specjalistycznych polis. Chronią one prywatny majątek menedżera, księgowego odpowiedzialnego za błąd.

Program ochrony, który zazwyczaj jest połączeniem polisy D&O (odpowiedzialność cywilna kadry zarządzającej) i ubezpieczenia skarbowego, dostarcza m.in. środki na:

• opinie prawne,
• obronę sądową,
• koszty sądowe,
• koszty stawiennictwa,
• refundację zapłaconych grzywien,
• wypłatę odszkodowań za zapłacone przez podatnika odsetki od zaległości publicznoprawnych.

Kto może skorzystać ze wsparcia ubezpieczyciela?

Na koniec jeszcze wspomnijmy o bardzo ważnej kwestii – kogo można objąć ubezpieczeniem. Polisa może być wystawiona na konkretne osoby, wskazane z imienia i nazwiska, lub przyjąć formę bezimienną obejmującą umówioną grupę osób odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg rachunkowych, obsługę płac oraz nadzór nad nimi. Co więcej, może ona obejmować nie tylko pracowników, ale i partnerów biznesowych, np. gdy osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych prowadzi własną działalność.

W takim przypadku ubezpieczenie obejmuje refundację grzywien nałożonych na taką osobę. Natomiast ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej takiej osoby, które pokrywać będzie odszkodowania za np. zapłacone odsetki od zaległych podatków, powinno zostać przez nią samodzielnie wykupione.