Mimo że w ostatnich latach praca zdalna zyskiwała na popularności, firmy, które wdrożyły taki tryb pracy, nadal stanowiły w Polsce rzadkość. Niektóre organizacje okazjonalny „home office” zaliczały do listy benefitów pozapłacowych.

Jednak w połowie marca 2020 r. większość pracodawców została postawiona pod ścianą i system pracy, który dotąd nie był dotąd w Polsce czymś powszechnie stosowanym, stał się nową codziennością większości pracowników biurowych. Od kilku tygodni jednak coraz częściej mówi się o powrocie do nowej normalności, a co za tym idzie, o… powrotach do biura.

Czynnik decydujący: finanse, czy może brak kontroli?

W wielu przypadkach powrót pracowników do biura motywowany jest odgórną decyzją zarządu. Wśród niektórych managerów, szczególnie tych przyzwyczajonych do tradycyjnego modelu zarządzania, wciąż jeszcze pokutuje przekonanie, że jeśli pracownika fizycznie nie ma przy biurku, to nie pracuje. Z tego też względu część z nich z niecierpliwością wyczekiwała momentu, aż będą mogli zarządzić powrót swoich zespołów do biura.

Takie podejście to pośredni efekt braku zaufania, będący dużym problemem na współczesnym rynku pracy. Stoi on bowiem w kontrze do podejścia opartego na partnerskich relacjach na linii pracodawca-pracownik, tak powszechnego wśród młodszego pokolenia pracowników i managerów.

Ważnym czynnikiem decydującym o powrotach są kwestie finansowe. Koszt utrzymywania biura to zwykle druga, zaraz po kosztach zatrudnienia, pozycja na liście wydatków firmy. Dlatego poza niewielkim odsetkiem firm, które zdecydują się utrzymać zdalny tryb pracy na stałe, zmniejszając wynajmowaną powierzchnię biurową, reszta raczej szybciej niż później zdecyduje się do biura powrócić.

Monitorowanie efektów

Istotnym elementem, który również może motywować pracodawców do podjęcia decyzji o powrocie, jest też brak odpowiednich narzędzi do raportowania wykonanej pracy. Nie licząc firm z branży IT, w których praca zdalna jest dość powszechna, pozostałe organizacje musiały naprędce przystosować się do rozliczania pracowników z pracy z domu. Sam fakt, że pracownik dostępny jest w godzinach pracy, nie oznacza, że w tym czasie rzetelnie wykonuje swoje obowiązki.

Niski poziom zaufania niektórych managerów do pracowników nie wziął się znikąd, bardzo często powodowany jest po prostu latami złych doświadczeń. Zawsze może zdarzyć się pracownik, który w nieuczciwy sposób podchodzi do swoich obowiązków.

Dlatego narzędzia służące do raportowania wykonanej pracy czy kontroli pracowników na odległość zyskują teraz na znaczeniu, a niektórzy pracodawcy wolą po prostu wrócić do sprawdzonego systemu pracy i kontroli jej efektów.

Gotowi do powrotu?

Jakie rozwiązania wdrażają pracodawcy, żeby zapewnić swoim pracownikom bezpieczeństwo oraz jak najlepiej wypełnić wszystkie wynikające z reżimu sanitarnego obowiązki? O czym warto pamiętać?

System dwuzmianowy
To rozwiązanie, na które decydują się firmy, w których wyłączenie większości kadry nawet na kilka dni stanowiłoby duży problem logistyczny. Odseparowanie poszczególnych zespołów i praca w systemie zmianowym pozwala wrócić do biura, ale znacząco zminimalizować ryzyko dla całego zespołu.

¦rodki ochrony osobistej
To jeden z podstawowych elementów, o które w obecnej sytuacji zadbać musi pracodawca, przystosowując biuro
do nowych wymogów reżimu sanitarnego. Jednorazowe maseczki, rękawiczki czy przymocowane na każdym kroku dystrybutory z płynem do dezynfekcji to już standard, choć wiele firm podchodzi do tego tematu bardziej kreatywnie, decydując się np. na produkcję maseczek z logo firmy.

Kampania informacyjna
Informowanie i edukowanie stanowią nierzadko podstawę długofalowego sukcesu. Dlatego w tak wielu organizacjach powrót pracowników do biura poprzedzony jest kampanią informacyjną prowadzoną np. w intranecie czy na firmowym Workplace.

Organizacja alternatywnego transportu
Niektórzy pracodawcy decydują się pokryć pracownikom koszty przejazdów do pracy taksówkami, inni zapewniają im dodatkowe miejsca parkingowe. Stanowi to dodatkowy benefit szczególnie w biurowcach w centrach miast, gdzie o miejsce parkingowe jest znacznie trudniej.

Nowe procedury
Zaktualizowany regulamin biura powinien obejmować wskazówki, jak postępować w przypadku, gdy któryś ze współpracowników kaszle, ma gorączkę lub źle się czuje. Powinien też regulować zasady odbywania spotkań na żywo, ilość osób mogących przebywać w tym samym czasie w jednym pomieszczeniu oraz częstotliwość i sposób dezynfekcji
powierzchni i urządzeń wspólnych.
Przed powrotem do biura pracodawcy muszą zadbać też o aktualizację wewnętrznych procedur postępowania kryzysowego, uwzględniając sytuację, gdyby któryś z pracowników biura rzeczywiście zarażony był koronawirusem.

Możliwość wyboru
Współcześnie równie istotne, co interesy organizacji, jest bezpieczeństwo, dobre samopoczucie i komfort psychiczny pracowników. Dlatego tak wiele firm decyduje się na wdrożenie okresu przejściowego, w którym do biura będą mogli wrócić tylko ci pracownicy, którzy wyrażą taką wolę i zobowiążą się do przestrzegania wszelkich zasad bezpieczeństwa. Reszta natomiast może pracować jak dotąd, z domu, bez żadnych negatywnych konsekwencji.

Znaleźliśmy się obecnie w zupełnie nowej, nieznanej rzeczywistości, a powrót do biura to tylko jedno ze stojących przed nami wyzwań. Niezależnie od tego, czy jesteśmy pracodawcą, przedstawicielem działu HR, czy szeregowym pracownikiem, każdy z nas ma w tym procesie do odegrania istotną rolę. Kluczowe będą elastyczność, odpowiedzialność oraz chęć współpracy.

Każdy z nas powinien pamiętać o przestrzeganiu nowych zasad – korzystajmy ze środków ochrony zapewnionych przez pracodawców czy administrację budynku, unikajmy gromadzenia się w małych salkach konferencyjnych czy tłoczenia w windzie. Zasady te, nawet jeśli nie do końca są one dla nas wygodne, powstały po to, by nas ochronić
i pomóc nam w powrocie do względnej normalności.