Przytoczone wyniki dotyczą okresu sprzed wybuchu pandemii. Obserwując rynek obecnie, możemy zauważyć jeszcze większe zatory płatnicze. Prawie codziennie rozmawiam z przedsiębiorcami, którzy mówią, że wystawili faktury na 10/20/30 tysięcy, ale nikt nie chce zapłacić. A to prowadzi prosto do tego, że muszą płacić podatki od „wirtualnych” przychodów.

Odnoszę wrażenie, że dziś szansę przetrwania mają głównie firmy, które mają dostęp do gotówki. Zdecydowanie mniej liczy się zysk, strata księgowa, czy wartość amortyzacji. Liczy się fakt, że na bieżąco mogę płacić swoje zobowiązania. Właśnie tutaj z pomocą przychodzi rachunek przepływów finansowych – zwanym często z ang. cash flow.

Czym jest rachunek przepływów finansowych – cash flow

Rachunek przepływów finansowych to nic innego jak obraz aktualnej kondycji firmy. Najważniejszym elementem jest zdolność przedsiębiorstwa do generowania ruchów gotówki.
Do przepływów z działalności operacyjnej zalicza się przede wszystkim:

• przepływy ze sprzedaży dóbr i usług,
• wypływy z tytułu zapłaty dostawcom za dostawy towarów i materiałów,
• wypłaty wynagrodzeń dla pracowników,
• wypływy z tytułu podatków i opłat.

Oczywiście w dokumencie przepływów finansowych bierze się również pod uwagę przepływy z działalności inwestycyjnej (np. udzielenie pożyczek, zakup środków trwałych) oraz przepływy związane z działalnością finansową (np. emisja akcji, czy obligacji).
Jednak najważniejsza informacja wypływa z analizy działalności operacyjnej.

Czego się dowiesz z rachunku przepływów?

Z analizy aktualnej sytuacji możesz na bieżąco wiedzieć, ilu przychodów możesz spodziewać się w najbliższym czasie, jakie masz koszty stałe, czy bieżących przychodów wystarcza na pokrycie koszty. Niestety z uwagi na pandemię wiele firm ma obecnie znacznie niższe przychody niż koszty stałe. I właśnie stąd biorą się problemy związane z płynnością finansową.

Jednak do momentu, gdy nie przyjrzysz się dokładnie twojej aktualnej sytuacji, prawdopodobnie nie będziesz wiedział, jak wygląda kondycja finansowa twojej firmy. Ile zmuszony jesteś co miesiąc do niej dopłacać. Może okazać się, że wystarczy dogadać się z bankiem lub firmą leasingową, aby twoja sytuacja znowu była stabilna. Taka analiza pozwala na zestawienie twardych liczb i podjęcie decyzji na podstawie faktów.

Niestety wielu przedsiębiorców dziś popada w panikę. Niektórzy łapią się każdego zlecenia, czasami za grosze, aby tylko coś zarobić. W wielu przypadkach działania takie nie przynoszą korzyści w dłuższym horyzoncie czasowym. Zajmując się zleceniami na granicy opłacalności, nadal nie poprawiasz swojej kondycji finansowej.

Jest też druga grupa przedsiębiorców, którzy zapadli się pod ziemię i udają, że nie mają zaległości w płatnościach. Taka postawa powoduje narastanie coraz większej ilości problemów i ostatecznie prawdopodobnie wpłynie na zdrowie psychiczne przedsiębiorcy.

W mojej ocenie przyjrzenie się sytuacji związanej z realnym przepływem gotówki w firmie to jedyna rzetelna informacja w czasach tak dużej niepewności. Dzięki temu będziesz mógł podjąć świadome decyzje. Nie mówię, że one będą łatwe. Jednak oparte na faktach i realnej ocenie bieżącej sytuacji.

Dlaczego w czasach kryzysu rachunek przepływów jest lepszy niż bilans, czy rachunek zysków i strat?

W ostatnim tygodniu usłyszałam od jednego właściciela firmy – takiego w mojej ocenie naprawdę świadomego: „ja przecież dostaje co miesiąc rachunek zysków i strat i mam ciągle zysk, więc moja firma świetnie sobie radzi”. Z mojej strony padło kilka pytań, właśnie o przepływy finansowe. Okazało się, że nie opłaconych faktur jest w tej firmie na ponad 200 tys. zł. W rachunku zysków
i strat widnieją w pozycji przychodów – pomimo tego, że nie są opłacone. To jest właśnie ułomność zarówno bilansu, jak i rachunku zysku i strat.

W obu tych zestawieniach wstawia się kwoty zgodne z datami sprzedaży na dokumentach, a nie z datami realnej zapłaty. Ja na to często mówię wirtualne pieniądze. A więc sam bilans, czy rachunek zysków i strat nie da ci wprost wiedzy o dostępie twojej firmy do gotówki. Do tego potrzebny jest właśnie cash flow. W tzw. normalnych czasach większość firm nie potrzebuje takich zestawień. Jednak w momencie tak ogromnych zatorów płatniczych jest niezbędne do realnej oceny kondycji przedsiębiorstwa.

Na co zwrócić szczególną uwagę?

Bardzo często ze strony przedsiębiorców padają pytania, jak sobie radzić obecnie z oceną płynności finansowej. Właściciele firm zastanawiają się, co realnie mogą zrobić. Jakie mają możliwości. Największym wyzwaniem jest zwykle ocena, czy płatności od klientów wpłyną na czas. Pokażę ci kilka możliwości, które możesz wziąć pod uwagę.

Odsunięcie w czasie lub korekta kosztów stałych

Większość przedsiębiorców ma koszty stałe takie jak: opłata za lokal, księgowość, leasing, rata kredytu. Z mojego doświadczenia wynika, że większość właścicieli lokali będzie chciała z tobą rozmawiać, aby obniżyć czynsz. Ostatecznie, jeżeli udało się firmę przenieść do pracy zdalnej, możesz na ten moment zrezygnować z lokalu i w razie potrzeby fizycznego spotkania korzystać z biur cooworkingowych. Na pewno pozwoli ci to na znaczne obniżenie kosztu.

Większość znanych mi biur rachunkowych jest elastycznych odnośnie rozmowy o cenach. Niektóre zgadzały się nawet do obniżenia wartości usługi do 1 zł za miesiące, w których firmy nie funkcjonowały. A więc ponownie wystarczy zapytać.

Warto skontaktować się z przedstawicielami tych firm i spytać o możliwości odroczenia płatności w czasie lub rozłożenia na więcej mniejszych rat. Pamiętaj, że im też jest bardziej na rękę porozumieć się z tobą, niż kierować sprawę do windykacji.

Korekta stanu zatrudnienia

Sytuacja przestoju umożliwiła przedsiębiorcom korzystanie z dopłat. Jednak nawet jeżeli nie, to wielu przedsiębiorców prosiła swoich pracowników o obniżenie wymiaru etatu, czy urlopy bezpłatne. Jednak sytuacja firmy powoli się normalizuje, a przedsiębiorcy analizują, jak zmieniło się zapotrzebowania na ich produkty, czy usługi.

Każdy przedsiębiorca powinien zweryfikować, czy potrzebuje tej samej liczby pracowników, czy niezbędna będzie redukcja etatów. Pamiętaj, że koszty stałe są zawsze do zapłacenia bez względu na wielkość przychodów. A twoim priorytetem jest obniżanie kosztów stałych – oczywiście racjonalnie.

Stany magazynowe

W przypadku, gdy handlujesz towarami, zwykle utrzymujesz jakiś stan magazynowy. Twoim zadaniem będzie zmniejszenie go do absolutnego minimum. Pamiętaj, że towar w magazynie to zamrożona gotówką. Sprawdź możliwości twoich dostawców, terminy i zobacz, ile minimalnie potrzebujesz mieć towaru w magazynie. Tak, aby nie zamrażać na długo gotówki, która dziś często jest na wagę złota.

Korzystanie z dokumentu faktura proforma

To kolejne metoda, szczególnie dla tych, którzy mają sporo jednorazowych zleceń. W takich wypadkach nie masz pewności odnośnie do tego, czy ktoś zapłaci, czy nie. Wtedy dobrze jest wystawić fakturę proforma, a dopiero jak klient zapłaci – fakturę.

Gdyby się zdarzyło tak, że proforma jest jednak nieopłacona, wówczas nie wlicza się ona do przychodów firmy. A tym samym nikt nie będzie naliczał podatku od „wirtualnych pieniędzy”. Dzięki temu unikniesz płacenia sztucznie zawyżonych podatków.

Każdorazowe „dogadywanie” się z partnerami

Gdy pracujesz z w miarę stałą liczbą kontrahentów, zanim wystawisz fakturę, warto się z nimi skontaktować i spytać o ich realne możliwości płatnicze. W takim momencie na pewno łatwiej ci będzie wstawić na fakturze termin płatności i jednocześnie będziesz realnie wiedział jakich pieniędzy i kiedy się spodziewać. Dzięki temu będziesz miał dokładniejsze dane do twojego rachunku przepływów.

Z mojego doświadczenia wynika, że dla większości firm stosowanie się do powyższych wskazówki pozwoli na dbanie o płynność finansową. Jednak może zdarzyć się tak, że dla twojej firmy powyższe sposoby są niewystarczające. Być może warto wtedy przyjrzeć się tematowi restrukturyzacji lub ostatecznie upadłości. Więcej na ten temat pisałam w czerwcowym wydaniu Gazety MSP.

Autorka: założycielka marki www.zustoniemus.pl, autorka i współautorka kilku pozycji książkowych dotyczących organizowania przedsiębiorstwa, przedsiębiorca, menedżer, trener biznesu