Jeśli zacząłeś budować kulturę firmową u siebie, z powodzeniem możesz to kontynuować w czasie pracy zdalnej w trakcie pandemii. Jeśli dopiero zamierzasz ją wprowadzić, wstrzymaj się z tym do powrotu pracowników do biur.

Kultura firmowa to nie jest coś, co można stworzyć „ot, tak”. Powinna opierać się na wartościach biznesowych lidera  organizacji i być przedmiotem starannych analiz. Warto się nad tym pochylić, bo kulturę buduje się raz na cały okres istnienia firmy. Można i należy ją potem modyfikować, usprawniać i „aktualizować”. Nie można natomiast jej fundamentalnie zmieniać.

Epidemia COVID-19 daje ci szansę, by pracować nad kulturą, utrwalać ją i patrzeć, gdzie popełniane są błędy. Jeśli pracownicy nie rozumieją kultury i wartości, jakie firma
reprezentuje, to znaczy, że wcześniej, w trakcie jej projektowania lub komunikowania, ktoś popełnił błędy. Nic się nie dzieje, łatwo można to skorygować. Praca zdalna to doskonały poligon doświadczalny, by sprawdzić, jak kultura firmowa sprawdza się w praktyce.

Jak monitorować?

Przede wszystkim – kultura firmowa wymaga akceptacji pracowników i „czucia” przez nich tego, co jako lider wprowadzasz. To nie ustawa, którą można odgórnie narzucić i potem egzekwować. Kultura jest wyrazem tego, w co ty wierzysz i co dla ciebie jest ważne. Musi to być jednak spójne z tym jakie produkty lub usługi oferuje firma. Jaki ma wpływ na środowisko naturalne, jak traktuje pracowników, jak komunikuje się z klientami. Jaki jest proces projektowania produktu, jak wygląda codzienna komunikacja w zespole, integracja, wymiana wiedzy między pracownikami. To wszystko elementy składające się na kulturę firmową. Od tego, jak organizacja poradzi sobie z tym wszystkim, zależą również jej finanse.

Jak więc monitorować przepływ informacji i funkcjonowanie kultury w warunkach pracy zdalnej? Przede wszystkim słuchaj. Rozmowy korytarzowe i kuchenne zastąpione zostały spotkaniami na Zoom, Skype czy Google Hangouts. Sprawdź jaką „temperaturę” mają rozmowy. I to nie te dotyczące firmy, ale te dotyczące projektów. Jeśli ktoś reaguje „out of character”, niezgodnie ze swoim normalnym zachowaniem, to jest szansa, że coś jest nie tak.

Dobra kultura firmowa w trakcie pracy zdalnej powinna objawiać się następującymi cechami:

• otwartą komunikacją,
• transparentnością,
• odpowiedzialnością za zachowania i obowiązki,
• koncentracją na kliencie i jego potrzebach,
• optymalizacją swojego czasu pracy.

Bardzo ważny jest tak zwany „proces odpowiedzialności” Christophera Avery’ego. Wyróżnił on sześć faz na drodze wzięcia odpowiedzialności za swoje działanie: zaprzeczenie, obwinianie, usprawiedliwianie, wstyd, zobowiązanie, odpowiedzialność. Nie oznacza to, że każdy z twoich pracowników musi przejść przez każdą z tych faz, ale tak właśnie wygląda najbardziej typowa ścieżka.

Co w praktyce nam to daje? Jeśli ktoś, mimo wprowadzonej do firmy nowej kultury firmowej nadal zachowuje się w ten sposób, to oznacza, że w organizacji nie ma zaufania. Ktoś obawia się popełniania błędów i odpowiedzialności z nimi związanej. Ktoś uważa, że organizacja nie sprzyja ograniczeniu liczby błędów. Odpowiedzialność za pierwsze zdanie leży po stronie pracownika. Odpowiedzialność za drugie leży po twojej stronie.

Jeżeli widzisz, że mimo wprowadzonej przed pandemią kultury organizacja nadal nie działa tak, jak powinna, poważne zmiany odłóż na później. Kluczowe decyzje lepiej podejmować wtedy, gdy wszyscy są w biurze. Wtedy łatwiej się je komunikuje, jest szansa na osobisty kontakt i wyjaśnienie wątpliwości. Jasne, są firmy, które doskonale działają w oparciu o 100 proc. pracy zdalnej, ale tu rozmawiamy o sytuacji, gdy coś jednak szwankuje. W takim przypadku lepiej poczekać kilka tygodni na poważne korekty a mniejsze wdrażać na bieżąco.

Jak reagować?

Przede wszystkim buduj relacje. Na poziomie osobistym, z każdym z pracowników. W miarę możliwości raz na jakiś czas odezwij się do każdego z nich i sprawdź, jak się odnajduje w nowej sytuacji. Gdy masz mniejszy zespół, przynajmniej raz na miesiąc zrób spotkanie 1:1 z każdym z nich tak, aby mieć pewność, co się dzieje. Jak radzi sobie dana osoba, jaki wpływ nowa sytuacja wywiera na obowiązki, projekty, cały zespół? Co można zmienić zdaniem pracownika? Jak ulepszyć obsługę klienta?

Informacje zwrotne są ważne, ale pamiętaj, że to twoja firma. To twoje wartości i kierunek, w jakim chcesz zmierzać. Po kilku miesiącach przymusowej kwarantanny zespoły powinny się już dostosować do masowej pracy zdalnej, ale to nie znaczy, że nadal nie występują „wąskie gardła”. Procesowe, projektowe, komunikacyjne. Dlatego oprócz spotkań „jeden na jeden” upewnij się, że maile, jakie krążą między zespołami, są konkretne, zwięzłe i nie zabierają zbyt dużo czasu.

Zarówno autorowi, jak i odbiorcom. W pracy zdalnej jak nigdy liczy się optymalizacja czasu.
Dlatego dobrym pomysłem jest wyjście z inicjatywą i ułatwienie pracy rodzicom. Poleć działowi HR przygotowanie listy książek, które rodzice mogą czytać swoim dzieciom, kiedy pracują z domu. Można także stworzyć listę filmików w Internecie pokazujących, jak organizować czas pociechom. Zabawy i gry edukacyjne pozwolą budować więzi po godzinach i polepszą nastrój nawet najbardziej zapracowanym rodzicom. Ty zaś zyskasz bardziej zmotywowanych
i zadowolonych pracowników.

To dopiero początek

W chwili, gdy piszę te słowa, wiele obostrzeń w skali całego kraju jest już zniesionych, w wielu państwach sytuacja powoli jest opanowywana. Nie wiemy jednak, czy z sytuacji polegającej na ogniskach zakażeń nie wrócimy za kilka miesięcy do niemal całkowicie zamkniętego kraju. Dlatego, jeśli już wdrożyłeś kulturę firmową, pracuj nad tym, aby twój zespół dobrze się z nią czuł i był wydajny. Jeśli dopiero zamierzasz ją wprowadzić, przygotuj się do tego, odpowiadając sobie na szereg pytań:

Co jest największą wartością biznesową w mojej firmie?

• W jaki sposób mogę zapewnić realizację tej wartości?
• Jak mogę zadbać o procesy firmowe, by pomóc w realizacji wartości?
• Jak mogę zadbać o zespół, by realizował wartości i pomagał klientom osiągać ich cele?

Kultura firmowa powinna być skoncentrowana na człowieku. Jeśli wewnątrz firmy wszystko jest poukładane, pozytywnie odbija się to na produktach i obsłudze klienta. A przecież o to w tym wszystkim chodzi.

Autor zajmuje się brandingiem, marketingiem, skalowaniem firm, optymalizacją procesów i contentem. Tworzy i rozwija marki, buduje wizerunek i komunikację. Podchodzi holistycznie do sprzedaży, marketingu, public relations, human resources i employer branding.
W pracy opiera się na Customer-centric Selling i Design Thinking. Ekspert ekonomii wartości, mającej realne przełożenie na zyski firmy, jej wizerunek oraz relacje z partnerami i pracownikami. Autor kilku książek, pierwszą napisał na zamówienie jeszcze na studiach.
Na co dzień pisze na blogu www.scislak.com