Nad pracą zdalną urosło wiele mitów i dziwnych teorii. Każdy z nas ma swoje przyzwyczajenia i nawyki, z których trudno nam zrezygnować. Nowe rzeczy budzą obawy i zniechęcają. Boimy się zmian. Czasami zdarza się jednak, że życie zmusza nas do ich wprowadzenia. Podobnie dzieje się obecnie w związku z koronawirusem, który sprawił, że wiele firm po raz pierwszy zaproponowało swoim pracownikom pracę zdalną. Jakie są więc praktyczne korzyści z pracy zdalnej z perspektywy pracodawców?

Oszczędności

Pierwszą niewątpliwą korzyścią są oszczędności. Firma, której pracownicy pracują zdalnie, nie musi opłacać drogich biur, administracji, kosztów dojazdów pracowników do pracy itp. Praca zdalna może być też świetną okazją do zatrudniania na zasadzie kontraktów B2B, czyli umów pomiędzy firmami. To również generuje spore oszczędności i zwiększa elastyczność rozliczeń. Dzięki tym oszczędnościom pracodawca może płacić wyższe wynagrodzenie swoim pracownikom, oferować klientom swoje produkty i usługi w lepszej cenie albo wykorzystać je w inny sposób.

Pracownicy

Kolejną korzyścią jest możliwość szukania pracowników… wszędzie, nawet w innych krajach, czy strefach czasowych. W przypadku firmy zatrudniającej np. programistów czasami ciężko jest znaleźć odpowiednią liczbę specjalistów w danej miejscowości. Dlatego też często firmy otwierają biura w różnych miastach. Zamiast tego możemy korzystać z usług zdalnych programistów, z których każdy może znajdować się w innej części kraju, a nawet za granicą.

Narzędzia

Ważnym elementem, bez którego nie jest możliwa praca zdalna, jest zapewnienie pracownikom odpowiednich narzędzi do takiej pracy. Narzędzia będą się różniły w zależności od przedmiotu działalności firmy. Z pewnością jednak niezbędnym minimum będzie dostęp do firmowych systemów lub baz danych, który już teraz często odbywa się za pośrednictwem Internetu np. w chmurze. Poza tym potrzebne będą również komunikatory i narzędzia do telekonferencji. Pisałem już o nich w poprzednim wydaniu, do którego przeczytania gorąco cię zachęcam.

Z pewnością przyda się również oprogramowanie do zarządzania zadaniami i projektami takie jak, chociażby Trello, czy Infolio (www.infolio.co). Jeśli w twojej firmie masz do czynienia z obiegiem dokumentów lub też potrzebujesz automatyzacji innych procesów biznesowych, warto skorzystać z systemów typu workflow. Często okazuje się, że narzędzia dostępne na rynku nie spełniają wszystkich oczekiwań pracodawcy. Wówczas dobrym rozwiązaniem jest zamówienie wykonania dedykowanego oprogramowania „szytego na miarę”, czyli dopasowanego do twoich potrzeb i budżetu.

Zdalne zarządzanie

Odpowiedni zestaw narzędzi dopasowany do potrzeb firmy przekłada się na kolejną ważną korzyść, czyli… zdalne zarządzanie firmą. Dzięki temu możesz sprawnie podejmować decyzje, przydzielać zadania, zarządzać projektami i procesami biznesowymi z dowolnego miejsca, niekoniecznie z biura twojej firmy.

Kontrola

No dobrze, a co z kontrolą pracowników? Skąd mam wiedzieć, że będą pracować, że nie będą mnie oszukiwali, symulowali itp.? Też wiele razy zadawałem sobie to pytanie. W przypadku mojej firmy jest może łatwiej, ponieważ płacimy programistom, administratorom serwerów, grafikom
i innym specjalistom głównie za efekty ich pracy, a nie za poświęcony czas. Ustalamy, co mają dokładnie zrobić, w jakiej cenie i do kiedy. Dzięki temu zyskują oni świetną motywację, ponieważ im szybciej i lepiej wykonają swoje zadania, tym szybciej otrzymają ustalone wynagrodzenie
i tym szybciej będą mieli wolne lub szybciej będą mogli zająć się innymi tematami.

A co, jeśli w twojej firmie wygląda to inaczej? Nadal możesz wprowadzić zadaniowy system pracy. Wymagać to będzie od ciebie głębszej i bardziej szczegółowej analizy tego, co robią i co powinni robić twoi pracownicy. Mając taką wiedzę, jesteś w stanie przydzielić im zadania do wykonania np. na dany dzień lub na cały tydzień określając dodatkowo, które z nich muszą być wykonane do określonej daty, czy nawet godziny. Jeśli pracownik wykona to zadanie na czas, nie będzie miało znaczenia, czy naprawdę pracował nad tym 8 godzin dziennie, czy też wykazał się super wydajnością i zajęło mu to np. 6 godzin prawda? Możesz zdziwić się, jak może wzrosnąć wydajność pracownika, jeśli dasz mu możliwość elastycznego zarządzania swoim czasem pracy, a najlepiej, gdy go tego nauczysz.

Wydajność

Wielu przedsiębiorców łudzi się, że jak ma pracownika „pod ręką” i „na oku”, to jest on wydajny i pracuje na najwyższych obrotach przez 8 godzin. Właśnie często jest odwrotnie i pracownik, który przychodzi do pracy na godzinę 8, po męczącej podróży w korkach, robi sobie kawę i… zaczyna odliczać czas do 16. Czy pracownik, który wykona szybciej zadania, które miał zrobić w danym dniu, może iść wcześniej do domu? No jasne, że nie.

Właśnie dlatego zwykle jest tak, że nie zdąży ich wykonać do końca dnia, ale pokazuje pracodawcy, że mocno pracuje. Może być też tak, że po wykonaniu zadań „symuluje” pracę i zajętość tylko po to, by nie otrzymać dodatkowych zadań do wykonania w tym dniu. Może również być tak, że po prostu zwyczajnie i czasem nawet nieświadomie, pracuje mniej efektywnie, żeby czas zakończenia zadań był zbieżny z czasem wyjścia do domu. Jest to zresztą zgodne z regułą Parkinsona, która mówi o tym, że dana czynność zajmie ci dokładnie tyle czasu, ile założysz, że potrwa. W tym przypadku 8 godzin dnia roboczego. W przypadku zadaniowej pracy zdalnej jest dokładnie odwrotnie i pracownik ma silną motywację do tego, by pracować szybciej i wydajniej.

Relacje

Tak, jak nie ma róży bez kolców, tak i praca zdalna ma wady. Przede wszystkim na pracy zdalnej tracą relacje międzyludzkie. Nawet wideokonferencja nie zastąpi osobistego kontaktu i spotkania. Pozytywne jest jednak to, że ograniczony kontakt osobisty też pozwala na pielęgnację relacji międzyludzkich, oczywiście nie bez utraty ich jakości, ale za to zwiększa efektywność pracy i spotkań.

Wadą może być utrudniony kontakt z pracownikiem. Nie możesz po prostu podejść do jego biurka albo go zawołać. To również ma swoje zalety. Możesz umówić się na kontakty np. telekonferencję, czy rozmowę telefoniczną na określone godziny. Dzięki temu nie będziesz przerywał pracy pracownikowi i sam również zaczniesz lepiej planować nawet takie rozmowy.
Podsumowując, z doświadczenia wiem, że trudno wyjść ze strefy komfortu i przyzwyczajeń, szczególnie gdy dotyczy to tak ważnej dziedziny życia, jakim jest własna firma. Warto jednak skorzystać z tego, że sytuacja niejako zmusza nas do podjęcia takich prób, do szukania nowych narzędzi i rozwiązań. Zachęcam cię gorąco, żeby spróbować. Jeśli masz jakieś pytania lub wątpliwości, skontaktuj się ze mną, chętnie pomogę.

Autor jest właścicielem firmy Perfect One działającej od kilkunastu lat w branży IT tworzącej oprogramowanie dla firm. Prowadził setki wykładów na szkoleniach biznesowych, z zakresu finansów, rozwoju osobistego, inwestowania oraz IT