Najbardziej oczywistą radą jest zadbanie o stosowane narzędzie pracy zdalnej. Już przed epidemią jak grzyby po deszczu pojawiały się i często znikały programy i platformy ułatwiające pracę on-line. Dziś pierwszym pytaniem, jakie zadają sobie ludzie pracujący zdalnie, jest „Jakich
narzędzi używasz?”.

Nasze skupienie na technologii może spowodować, że zapomnimy, iż świat on-line jest wypełniony ludźmi. A technologia jest po to, żeby wspierać nas, jej użytkowników. Istnieje wiele poradników stosowania poszczególnych narzędzi, a korzystanie z rad internautów i filmików na You Tube, stało się normą. Warto zatem zacząć myśleć o tym, jak spowodować, żebyśmy poczuli się komfortowo, pracując zdalnie, nie mając możliwości odbycia osobistego spotkania.

Po pierwsze nastawienie

Niektórym ludziom praca z domu jest na rękę. Niektórym wydaje się, że tak jest wygodnie. Dla większości praca zdalna jest trudna albo wydaje się wręcz niemożliwa. Jednak w obecnej sytuacji, jedyne co można zrobić to pogodzić się z obecną sytuacją. Z kwarantanną, albo z koniecznością ograniczenia wychodzenia z domu dla bezpieczeństwa własnego i innych.

Nie wiemy, jak długo będzie to konieczne. Może dmuchamy na zimne, a może praca zdalna to jedyny rozsądny sposób na prowadzenie naszej działalności, nawet przez dłuższy czas. Warto przełamać się i ogarnąć sytuację jak najszybciej. Jakie mam możliwości, co mogę, a czego nie mogę zrobić zdalnie? Jak mogę zwiększyć bezpieczeństwo swoich pracowników? Jak nie utracić ich efektywności ani mojej własnej?

Wiele pytań warto sobie zadać i dać na nie konstruktywne odpowiedzi, aby jak najszybciej przystosować się do nowych okoliczności. I podjąć działania, które zapewnią naszej
firmie przetrwanie, a być może zaowocują sukcesem, lub przynajmniej wygenerowaniem pozytywnych nawyków na przyszłość.

Ciało

O ile już większość z nas rozumie, że potrzebujemy odpoczywać i gimnastykować umysł, żeby być efektywnym w pracy, to raczej ignorujemy wpływ naszego ciała na naszą psychikę i zdolność do pracy. Istnieje wiele badań naukowych potwierdzających, że istnieje zależność, pomiędzy tym, co robi nasze ciało, a jak myślimy i czujemy się. Umysł, emocje i ciało nie istnieją w izolacji, ale często tak je traktujemy.

W sytuacji, gdy musimy zostać w domu, konieczność zadbania o ciało staje się dodatkowym wyzwaniem. Nie mamy możliwości iść na siłownię, czy basen. Nawet wyjście na spacer jest dla niektórych niemożliwe. Róbmy sobie aktywne przerwy od komputera, wprowadźmy obowiązkową gimnastykę poranną, a może nawet kilka razy dziennie. Zadbajmy o świeże powietrze, wietrząc często mieszkanie.

W czasie wirtualnych spotkań, nawet gdy inni cię mogą zobaczyć, niekoniecznie musisz siedzieć przy biurku w wyprostowanej postawie. Możesz prowadzić spotkanie z kanapy, żeby zrobić sobie przerwę od siedzenia przy komputerze lub stać, żeby podnieść swój poziom energii, czy choćby po to, żeby wyprostować nogi.

Warto tylko przemyśleć jaki rodzaj rozmowy prowadzisz i jaki wpływ na jej przebieg będzie miał twój wygląd i miejsce, z którego rozmawiasz. Warto pamiętać też o tym, jak zmienia się twój głos, zależnie od postawy twojego ciała, a nawet od stroju. Dlatego, nawet jeśli nikt cię nie ogląda, przygotuj się do pracy, unikając ciągłego leżenia w piżamie z laptopem w rękach.

Samoświadomość

Badania pokazują, że pozostawanie przy komputerze w luźnej, półleżącej pozie osłabia nasze poczucie zdolności pracy. A słyszeliście, że trzymanie ołówka pomiędzy nosem a wargą, albo w zębach, powoduje angażowanie tych samych mięśni co przy uśmiechaniu się i może spowodować zwiększenie zadowolenia, natomiast zaciśniecie ręki w pięść, może spowodować poprawę samooceny? I choć te wyniki eksperymentów nie sprawdzą się dla każdego (badania opierają się na statystyce) to przypominają o wadze samoświadomości.

Zwracanie uwagi na swoje ciało może spowodować nie tylko wpływ na sygnały wysyłanie do innych ludzi, ale również zwiększa zrozumienie stanu własnego umysłu. Dzięki samoświadomości unikniesz również napięcia w ciele. Szczególnie gdy siedzisz nieruchomo przy komputerze, a zwłaszcza, gdy napinasz kark, ramiona, plecy i szczęki prowadząc spotkanie on-line. Może to spowodować poważne konsekwencje, ból i zwyrodnienia w przyszłości.

Jeśli to zauważysz, warto na czas wirtualnego spotkania podnieść monitor, aby zmienić kąt nachylenia głowy i wysokość linii wzroku. Czasem wystarczy podłożyć kilka książek, jeśli w domu nie masz nastawnego biurka. Można też tak ustawić laptopa, żeby prowadzić spotkanie na stojąco. Jak pokazują badania, spotkania na stojąco są bardziej efektywne, bo trwają krócej. Najważniejsze jednak, żebyś dobrał taki sposób, który najbardziej tobie odpowiada.

Przerwy

Uczestnictwo w wirtualnych spotkaniach może być bardziej męczące od tych zwykłych. Długość spotkań zależy od tematu, jaki poruszacie. Czasem wystarczy 15-minutowa odprawa zespołu i przerwa jest zbędna. Wiele spraw można też załatwić w kilka minutowej indywidualnej rozmowie, czy pracy asynchronicznej (gdy pracownicy kontaktują się ze sobą indywidualnie lub w małych podgrupach, bez potrzeby interwencji szefa).

Gdy jednak omawiacie poważny problem, macie spotkanie strategiczne, czy potrzebujecie wspólnie przejrzeć dokumenty, warto zrobić przerwę po godzinie. W czasie przerw unikaj innych zajęć przy komputerze. Oczy muszą odpocząć, ciało potrzebuje zmienić pozycję. Wyjrzyj przez okno, popatrz na zieleń lub na niebo. Pójdź zrobić sobie coś do picia (nawadnianie jest bardzo ważne, warto cały czas mieć pod ręką szklankę wody i popijać małymi łykami) lub po prostu przejdź się po mieszkaniu.

Jeśli nie ty prowadzisz spotkanie, to jako uczestnik możesz robić sobie przerwy w trakcie spotkania, zamykając oczy, pijąc czy nawet robiąc sobie przekąskę, jednak wtedy zadbaj o wyłączenie mikrofonu i ewentualnie kamerki, uprzedzając innych uczestników (np. na czacie), że jesteś z nimi, słuchasz, tylko chwilowo nie będzie cię widać i\lub słychać.

Przygotowanie

Warto też zrobić sobie przerwę w pracy przed wirtualnym spotkaniem. W normalnych warunkach idąc na spotkanie, nasz mózg automatyczne nastawia się na nowy temat. Gdy jest to spotkanie wirtualne, siedzimy w tym samym miejscu, przy tym samym komputerze, potrzebujemy kilku minut, żeby się przestawić. Robiąc sobie 10-minutową przerwę przed spotkaniem i zmieniając miejsce lub położenie komputera, zapewniamy sobie zwiększenie koncentracji i pełną obecność na spotkaniu.

Przerwa przed spotkaniem już zwiększa twoją koncentrację, ale można ją jeszcze zwiększyć. Przed uczestniczeniem w wirtualnym spotkaniu zamknij niepotrzebne aplikacje. Zadbaj, żeby mieć wszystko, czego do tego spotkania potrzebujesz. Możesz zadać sobie następujące pytania:

• Czy masz przygotowane miejsce do robienia notatek?
• Czy masz otwarte wszystkie dokumenty, które będą ci potrzebne w trakcie spotkania?
• Czy będą ci potrzebne jakieś materiały drukowane?
• Czy twoja aplikacja działa i jest gotowa do użycia?
• Czy wyciszyłeś wszystkie dźwięki zewnętrzne?
• Czy inni domownicy są uprzedzeni, że teraz (z podaniem przybliżonego czasu) nie można będzie ci przeszkadzać, ani hałasować?
• Czy masz wodę w niezbyt wysokiej i stabilnej szklance, żeby zmniejszyć ryzyko jej wylania?

Odkryj, co to znaczy dla ciebie być w pełni przygotowanym do wirtualnego spotkania i zrób własne notatki lub listę pytań, które masz sobie zadać za każdym razem.
Zapewne jest wiele innych aspektów, o które można zadbać, aby czuć się bardziej komfortowo i być efektywnym pracując zdalnie, jednak jeśli wdrożymy w życie przytoczone w tym artykule, będzie to miało znaczenie. Dla nas, dla naszych pracowników, dla naszych bliskich i dla biznesu M¦P.

Artykuł oparty o własne doświadczenia oraz literaturę w tym: „Online meetings that matter. A guide for managers of remote teams.” Pilar Orti. 2020. oraz „The definite guide for facilitating remote workshops.” Mark Tippin, Jim Kalbach, David Chin. 2018.

Autorka jest praktykiem biznesu, wieloletnim treneremi facylitatorem. Wspiera firmy w działaniach podnoszących efektywność działania zespołówi zaangażowanie pracowników. Wykorzystując wiedzę pracowników i własną umiejętność pracy procesowej ułatwia swoim klientom rozwiązywanie problemów biznesowych