Mam dla was jednocześnie dobrą i złą wiadomość. Dobra jest taka, że skoro płacicie podatki, oznacza to, że macie dodatni wynik finansowy, czyli wasza firma zarabia. Podatki bowiem płaci się od dochodu. Zła wiadomość jest następująca: skoro zarabiacie pieniądze, to oznacza, że będzie mieli do zapłaty podatek.

Często przedsiębiorcy pytają mnie jak przygotować się, tak aby e-mail od księgowej nie był wyrokiem, a jedynie potwierdzeniem informacji, którą już znasz.

Podstawowe pojęcia

Aby rozmawiać o rozliczeniu miesiąca, warto przypomnieć sobie różnicę pomiędzy podstawowymi pojęciami ekonomicznymi, które są niezbędne dla zrozumienia procesu obliczania podatku.

Przychód – to pieniądze, jakie do nas wpływają. Najczęściej wystawiamy faktury, ale mogą to też być przychody z kas fiskalnych (np. w sklepach), czy z tzw. przychody niefakturowane (najczęściej występują w sklepach online). A więc łączna kwota przychodów to suma pieniędzy, jakie do nasz wpłynęły w danym miesiącu, kwartale, czy roku (w zależności od tego, co chcemy policzyć).

Koszt – to są nasze wydatki. A więc pieniądze, jakie musimy zainwestować, aby nasza firma działała. Mamy koszty stałe np. utrzymanie biura, księgowość, raty leasingowe oraz koszty zmienne np. reklama w mediach społecznościowych, okazjonalne zakupy itp.

Dochód – to różnica pomiędzy przychodem a kosztem. Zwana też podstawą opodatkowania. Właśnie od tej kwoty będziemy obliczali należny podatek.

Zysk – to kwota, jaka zostaje nam do dyspozycji po opłaceniu podatku. A więc tylko tę kwotę możesz przeznaczać na wydatki. Na twoim koncie, dla własnego bezpieczeństwa i komfortu, powinieneś pozostawić kwotę podatku. Wtedy e-mail z księgowości nie będzie dla ciebie zaskoczeniem.

VAT – większość firm na rynku polskim jest płatnikiem podatku VAT, a więc ich faktury dzielą się na kwotę netto i VAT. W takich przypadkach kwotą przychodu i kosztu są kwoty netto z tych dokumentów. Jednak są też firmy, które nie są płatnikami podatku VAT. Wtedy na ich fakturach
w pozycji VAT widać skrót „zw”, czyli zwolniony. Dla nich kwotą przychodu jest łączna suma, jaką otrzymują od swoich klientów, a kwotami kosztów są kwoty brutto.

Stawka podatku – w Polsce obowiązują obecnie 4 podstawowe formy opłacania podatku. Najczęściej spotykaną opcją jest podatek progresywny, czyli wg progów podatkowych (stawki 17 proc. i 32 proc.). Drugim dość często spotykanym jest podatek liniowy. Tutaj bez względu na kwotę płacimy 19 proc. Trzecią możliwością jest podatek ryczałtowy. W takich firmach oblicza się go od przychodu. Kwota tego podatku zależy od rodzaju działalności i może wynosić od 3 proc. do nawet 17proc. Ostatnią chyba najrzadziej spotykaną opcją jest karta podatkowa. Jest to stała kwota podatku, jaką opłacamy. kwota ta uzależniona jest od branży i miejscowości.

Teraz skupimy się na procedurze związanej z przygotowaniem rozliczenia. Będziemy to robić w kilku krokach. Przykłady obejmują zarówno firmy płacą podatek VAT, jak i te które nie są jego płatnikami.

Krok 1: Sprawdź kwotę przychodów

Jest to pierwsza rzecz, jaką musisz obliczyć, czyli zsumować przychody z faktur, kasy fiskalnej i rozliczeń gotówkowych. Pamiętaj, że do sprzedaży wliczasz faktury wystawione
z terminem sprzedaży na dany miesiąc. Czyli, jeżeli wystawiłeś fakturę 31.03, to ona zalicza się do marca, pomimo tego, że nie masz jeszcze pieniędzy na koncie.

Jak pewnie zauważyłeś (tab.1., tab. 2.) obliczenie kwoty przychodów, nie jest takie trudne.

Krok 2: Sprawdź kwotę kosztów

Swoje koszty stałe powinieneś znać, a więc tym co realnie musisz policzyć, są koszty zmienne. Pamiętaj, że koszty liczmy w taki sam sposób jak przychody, czyli według daty sprzedaży. Jeżeli zatem masz fakturę, którą opłaciłeś w kwietniu, a ma datę sprzedaży marcową, to wlicza się do kosztów marca.

W tym wypadku możemy zauważyć, pewną różnię w kosztach wynagrodzeń. Od kosztów wynagrodzeń nie odprowadza się podatku VAT i stanowią one w całości koszt firmy.
W tym przypadku kwota brutto jest równa kwocie netto, ponieważ VAT wynosi 0 zł.

Krok 3: Dochód

Dochód to nic innego jak różnica pomiędzy przychodami i kosztami. Używając danych z tabel zamieszczonych powyżej, dość łatwo będzie nam go wyliczyć.

Podatek dla firm niebędących podatnikami VAT

Przechodzimy do momentu, w którym sprawdzimy jaką kwotę musisz zabezpieczyć na podatek. Pamiętaj o tym, że jeżeli obliczasz podatek za np. luty, to bierzesz kwoty przychodów i kosztów dotyczących lutego, a podatek opłacasz do 20 i 25 marca. Właśnie stąd to częste zdziwienie e-mailem od księgowości. Przez około 3 tygodnie od dnia zakończenia poprzedniego miesiąca najczęściej zdążymy już wydać kwotę, jaka powinna zostać zabezpieczona na podatek do zapłaty w marcu.

W firmach bez podatku VAT to proste rachunki matematyczne, a więc tym bardziej łatwo to sobie sprawdzisz.
W przypadku, gdy rozliczasz się podatkiem ryczałtowym
np. 3 proc. twój podatek będzie obliczany od kwoty przychodu. Wyniesie on: 35.000 zł x 3 proc = 1.050 zł
W przypadku karty podatkowej opłacasz kwotę stałą i nie ma to wpływu na twój dochód.

Podatek dla firm będących podatnikami VAT

W tym przykładzie skupimy się najpierw na podatku VAT. Podatek VAT często nazywany jest podatkiem neutralnym.
Z danych z tabeli 6. widać, że różnica VAT wynosi 5.049 zł. W danym miesiącu wpłynęło do ciebie 6.545 zł podatku VAT ze zrealizowanej sprzedaży. a w fakturach kosztowych wydałeś 1.496 zł tego podatku. A więc różnica to 5.049 zł. To jest właśnie kwota podatku VAT, jaką powinieneś zapłacić do urzędu skarbowego. Traktuj tę kwotę jako orientacyjną, ponieważ np. koszty związane z samochodem odlicza się często tylko w połowie. Da ci to jednak jakiś pogląd na to, ile pieniędzy powinieneś zabezpieczyć na płatności podatku.

Może też zdarzyć się sytuacja odwrotna. Kwota VAT, jaka do ciebie wpłynęła w fakturach sprzedaży wynosi 2.350 zł, a w fakturach kosztowych zapłaciłeś 3.000 zł podatku VAT. Wtedy masz wartość ujemną -650 zł. Oznacza to, że urząd skarbowy jest ci winny taką kwotę pieniędzy.
Jeśli jest to jednorazowa sytuacja, raczej nie opłaca się wnioskować o zwrot. Zostawmy te pieniądze na koncie urzędu skarbowego, aby w kolejnym miesiącu zapłacić o 650 zł mniej tego podatku. W sytuacji, gdy to się powtarza częściej, warto zawnioskować o zwrot VAT do urzędu skarbowego.

Podatek dochodowy

Aby obliczyć podatek dochodowy musisz wziąć pod uwagę dochody i przychody netto.

Jak widzisz, zasada obliczania podatku dochodowego nie wiele się różni. W jednym przypadku bierzesz pod uwagę kwoty brutto, a w przypadku, jeśli twoja firma jest płatnikiem podatku VAT wówczas kwoty netto.

Prawdopodobnie wydaje ci się, że takie obliczenia to strasznie dużo pracy. Jednak kiedy skorzystasz np. arkusza w Excelu, większość będzie wyliczana automatycznie i szybko dowiesz się, ile pieniędzy musisz zostawić, aby e-mail od księgowości cię nie zaskoczył.

Autorka: założycielka marki www.zustoniemus.pl, autorka i współautorka kilku pozycji książkowych dotyczących organizowania przedsiębiorstwa, przedsiębiorca, menedżer, trener biznesu