Jako przedsiębiorca MSP łączysz w sobie co najmniej 2 kluczowe role – stratega i menedżera. Jako strateg musisz odkrywać możliwości rynkowe oraz wyznaczać kierunki rozwoju swojej firmy, jako menedżer rozdzielasz pracę i zasoby, ustalasz metodykę pracy oraz sposób kontrolowania jej efektów. Specyfika małej firmy sprawia, że poza bieżącym zarządzaniem, czasami jesteś także wykonawcą niektórych prac. Dodatkowo na twoich barkach leży odpowiedzialność za krótkoterminowy wynik finansowy firmy oraz za długoterminową jej wartość.

A to oznacza, że aby realizować te wszystkie zadania musisz pracować… no właśnie, jak?. Na pewno nie ciężko, tylko efektywnie, a może również wydajnie. Aby znaleźć odpowiedź na to pytanie, zacznijmy od wyjaśnienia pojęć efektywność (ang. effectiveness) i wydajność (ang. efficiency), które często używane są zamiennie. W życiu codziennym jest to dopuszczalne, są to bowiem synonimy, ale w biznesie są to dwa zasadniczo różne kierunki działania.

Efektywność – definicja

Według SJP efektywność w biznesie to „działanie wykonywane skutecznie, sprawnie i na dodatek ekonomicznie, czyli efektywnie”. Zgodnie z tą definicją, jesteś efektywny, jeśli osiągasz swoje cele – lub realizujesz zadania, które przybliżają cię do tych celów.

Efektywność odnosi się do tego, co robisz i jest miarą, która pomaga obiektywnie oceniać sprawność twoich działań, np. osiągane zyski, szybkość i trafność podejmowanych decyzji czy też sposób budowania przewagi nad konkurencją. Chcesz czy nie, ale efektywność funkcjonowania twojej firmy jest tożsama z tym, jak efektywnie nią zarządzasz.

Wydajność – definicja

Wydajność SJP definiuje jako „ilość czegoś wytworzonego, wyprodukowanego, uzyskanego z czegoś”. Mówimy, że dane działanie jest „wydajne”, jeśli jest realizowane w najlepszy możliwy sposób przy minimalnym marnowaniu czasu i wysiłku. Tak więc „wydajność” oznacza oszczędność czasu i wysiłku – jest ekonomiczna. Innymi słowy, wydajność to sposób, w jaki coś robisz.

Jaki chcesz być – wydajny, czy efektywny?

¦wiatowy guru zarządzania P. Drucker różnicę pomiędzy efektywnością i wydajnością ujął w jednym zgrabnym zdaniu mówiąc: „wydajność to „robienie rzeczy we właściwy sposób” (ang. doing things right), a efektywność to „robienie właściwych rzeczy” (ang. doing the right things)”. Definicję tę można przedstawić w postaci matrycy efektywności i wydajności – patrz rysunek 1.
Jak we wstępie artykułu zaznaczyłem, jego celem jest zainspirowanie ciebie, abyś przyjrzał się swoim dotychczasowym działaniom i spróbował ocenić, na ile ty osobiście jesteś efektywny i wydajny oraz jak to się przekłada na twoją firmę.

Jeśli ocenisz, że twoja firma znajduje się w czerwonej ćwiartce, będzie to oznaczać, że tracisz swoje najważniejsze zasoby – czas i energię na niewłaściwe działania, a ponadto robisz to w niewłaściwy sposób. Powinieneś natychmiast rozważyć sens istnienia twojej firmy w obecnym kształcie.

Jeśli znajdujesz się w pomarańczowej ćwiartce, czyli masz dobry pomysł na produkt lub usługę oraz jest na niego popyt, ale ty za mało zarabiasz na jego sprzedaży, bo albo za drogo go wytwarzasz, albo źle sprzedajesz. Musisz poprawić te elementy, aby zwiększyć wydajność swojej firmy i znaleźć się w zielonej ćwiartce.

¯ółta ćwiartka (niska efektywność, wysoka wydajność) jest najbardziej zdradliwa, bo niby wszystko robisz dobrze: tanio wytwarzasz produkt lub usługę, masz dopracowane kanały sprzedaży, marketing itd., a mimo to klienci omijają cię i twoich handlowców dużym łukiem. Może to oznaczać, że albo rynek nie potrzebuje twojego produktu czy usługi, albo sprzedajesz go w złym miejscu. W pierwszym przypadku powinieneś zmienić produkt lub usługę, a w drugim zmienić opis idealnego klienta oraz wysłać handlowców w inne segmenty rynku.

Wysoka efektywność i wysoka wydajność (zielony prostokąt) to coś, do czego dąży każda firma – masz produkt czy usługę, po który klienci ustawiają się w długiej kolejce i na dodatek, doskonale opanowałeś wydajny proces jego wytwarzania, więc sporo zarabiasz na jego sprzedaży. Gratuluję Ci, jeśli jesteś w tym obszarze. Nie oznacza to, jednak, że możesz spocząć na laurach. Nawet Coca-cola musi się silnie reklamować, bo we współczesnym świecie przetrwają tylko te firmy, które będą się nieustanni rozwijać.

Efektywność czy wydajność – oto jest pytanie

Na pytanie, co jest ważniejsze dla firmy, efektywność czy wydajność nie ma prostej odpowiedzi, ponieważ firma powinna być zarówno efektywna, jak i wydajna. Prawidłowa odpowiedź na to pytanie zależy od tego, na jakim etapie rozwoju jest firma. Małe przedsiębiorstwo, z ograniczonymi zasobami (ludzkimi i finansowymi), powinno w pierwszej kolejności inwestować w optymalizację wydajności, ponieważ zysk silniej zależy od wydajności niż efektywności.

Zgromadzone dzięki temu środki finansowe powinny zostać użyte na inwestycję w optymalizację efektywności, Przedsiębiorstwo, które ma pewną nadwyżkę zasobów, powinno inwestować w optymalizację efektywności, ponieważ rozwój firmy silniej zależy od efektywności niż wydajności, a jak wyżej napisałem, firmy, które się nie rozwijają, stają w miejscu, a następnie upadają.

Wnioski końcowe

Rozpoczynając nowy 2020 rok, zatrzymaj się na chwilę i zadaj sobie pytanie, co dla mnie i mojej firmy, na danym etapie jej rozwoju, jest ważniejsze – efektywność czy wydajność i zacznij działać.
Aby poprawić efektywność działania firmy, zacznij od zweryfikowania słabych i mocnych stron swoich pracowników. Następnie wyjaśnij pracownikom, jak ważna jest ich efektywność dla rozwoju firmy oraz podejmij z nimi działania (szkolenia, coaching, mentoring itd.), aby wzmocnić ich mocne strony i wyeliminować słabe.

Wydajność w firmie odnosi się do czasu, jaki zajmuje pracownikom wykonanie każdego zadania, a nie do tego, jak efektywnie zostało ono zrealizowane. Aby poprawić wydajność pracowników, przyjrzyj się, jak zorganizowana jest ich praca, na jakie czynności tracą najwięcej czasu i oceń, jakie zmiany w procesach działania są potrzebne oraz jakie nowe narzędzia są im niezbędne, aby zwiększyć ich wydajność, a następnie wprowadź niezbędne zmiany.
Powodzenia w biznesie w nowym 2020 roku.

Napisz do mnie, jeśli temat cię zainteresował tadeusz.woronowicz@higea.pl. Możesz też wynająć mnie, w ramach tego serwisu „Szef sprzedaży na godziny”, abym pomógł ci zbudować przewagę konkurencyjną, zwiększając efektywność i wydajność handlowców