Prawie w każdej firmie, w której prowadzę konsultacje są osoby, które są praktycznie „nie do zastąpienia” – wbrew słynnemu powiedzeniu. Ileż to razy są to fachowcy, którzy w głowie mają skomplikowaną technologię, recepturę, wiedzę surowcową, wiedzę o klientach? Pomimo systemów informatycznych i procedur działania, to bez ich wiedzy nie ruszyłaby produkcja lub kontrakty byłyby zawarte na niewłaściwych warunkach?

Zawsze taka Danuta, Krzysztof czy Hanna, która swój staż pracy może porównywać z istnieniem firmy, jest największym kapitałem przedsiębiorstwa. Pomijam, czy docenianym i odpowiednio wynagradzanym, natomiast kluczowym.

Wypadki chodzą po ludziach

Wyobraźmy sobie taką sytuację: twój cudowny pracownik wpada pod samochód na przejściu dla pieszych i jest poturbowany, do pracy wróci po rehabilitacji dopiero za 6 miesięcy, a ty nie masz technologa, który wszystko wie i prowadzi każdy projekt. Stać cię na 6 miesięcy przestoju? – nie sądzę. Jak w takiej sytuacji reagujemy? Ratujemy sytuację, szukając kogoś, kto ma zbliżoną funkcję do naszego bohatera i szybko rekrutujemy kogoś, kto zajmował podobne stanowisko w innej firmie.

Co się wtedy okazuje? Najczęściej współpracownik miał zbyt mały wycinek wiedzy naszego „Krzysztofa”, a zatrudniony, przy ogromnych prośbach o pośpiech, nowy pracownik jednak pracował na innych standardach, procedurach, recepturach i ma problem odnaleźć się w nowym środowisku. Co robi pracodawca? Narzeka, że „przecież teraz ludzie są inni, nic im się nie chce i nic nie potrafią”. Najgorszym następstwem zaniedbania pracodawcy jest jednak strata produkcyjna, nadszarpnięta opinia, wypowiedziany kontrakt i chaos w organizacji pracy. ów czarny scenariusz jest realny, szczególnie w odniesieniu do statystyk policyjnych, w których,
w wypadkach drogowych w 2019 dziennie ginie ponad 100 osób w skali kraju.

Inny wariant: pracownik dojrzały, z ogromną wiedzą i doświadczeniem, już zbliżający się do kresu kariery zawodowej, który nie chce z nikim dzielić się wiedzą, jest niemiły i arogancki i aż się prosi o poważną rozmowę. Cóż jednak zrobić, gdy bez jego wkładu nic nie działa, jak należy. Czy tak powinno być? Czy takie nastawienie pracownika nie oznacza, że my jako managerowie popełniliśmy poważne błędy: braku docenienia jednostki oraz nie dopilnowaliśmy, by zespół był zgrany i ze sobą współpracował. Taki pracownik broniący swojej wiedzy to często duży problem dla managera i dla firmy.

Zastępca, czy następca

Takie sytuacje mogą mieć miejsce właśnie wtedy, gdy nie obserwujemy swoich pracowników i nie rozmawiamy z nimi. Ocena roczna, bieżące rozmowy i obserwacje wyników pracy powinny być skarbnicą wiedzy o możliwościach i potencjale twojej kadry. Talent naszych pracowników przejawia się na wielu polach, zazębiają się one z obszarami naszych najlepszych specjalistów i dają możliwość stworzenia siatki kompetencji czy też siatki możliwej zastępowalności.

Każdy kluczowy pracownik powinien być zastępowalny, posłużę się tu analogią piłkarską: jeden wspaniały napastnik nie wygra mistrzostw, szczególnie gdy ulegnie wielu kontuzjom, ale kilku napastników, nawet trochę bardziej wyspecjalizowanych, może dać świetne wsparcie i lepszą skuteczność. Sukcesja przez pracę z talentami to nic innego, jak nauczanie i delegowanie umiejętności i obowiązków na utalentowanych pracowników, którzy mają w sobie potencjał na rozwój.

Pamiętajmy, że nie jest możliwe by wspaniałego, wieloletniego pracownika z doświadczeniem zastąpić innym 1:1, natomiast, jeżeli podzielimy jego pracę na kilka osób, to będą one w stanie nauczyć się jego pracy w mniejszym wycinku i razem się uzupełnić.

Często proponuję, by takiego kluczowego pracownika postawić w pozycji mentora, który otrzymuje stosowne wsparcie zespołu, z gwarancją utrzymania wypracowanego szacunku i swojego stanowiska lub też, z propozycją ciekawszego wynagrodzenia za przekazywanie wiedzy. Ciekawym również pomysłem jest, by po skończonym wdrożeniu zastępców, oddelegować takiego pracownika wspierająco do nowych projektów jako specjalisty, tak by wniósł swoją wiedzę do innego zespołu i by mógł jeszcze wziąć udział w tworzeniu nowych pomysłów i projektów.

Przygotuj się na zmiany

Przygotowanie się do sukcesji to trudna droga i długotrwały proces. Powinniśmy pozwolić pracownikom, których wybierzemy na zastępców/następców dla naszego eksperta, na poznanie różnych zagadnień, z każdej możliwej strony, w tym z perspektywy klienta, dostawcy, pracownika innego działu itp. Takie wdrożenie nowej osoby, która przejmuje część zadań, niesie w sobie potencjał pomysłów „out of the box”, świeżego spojrzenia na dany temat i wypracowania sprawniejszych rozwiązań, co okupione jest oczywiście nie tylko sukcesami, ale również porażkami i pomyłkami. Bardzo ważna jest przy tym sprawna komunikacja i nie możemy tu o niej zapomnieć. Budowanie przyjaznej atmosfery współpracy, wspólnego celu dla zespołu to klucz do sukcesu procesów sukcesyjnych.

Ostatnie stwierdzenia są kluczowe dla sprawnie przeprowadzonej sukcesji. Nie bez znaczenia tu jest rola HR Business Partnera czy Stratega, który wspiera przy przeprowadzeniu tych procesów. Prowadzi swego rodzaju mediacje, nadzoruje proces, dbając o dobrą komunikację. Pomoc niezależnego konsultanta z zewnątrz lub specjalnie predestynowanego pracownika HR z doświadczeniem, jest często sposobem na szybsze rozwiązanie, pojawiających się problemów, czy narastających frustracji w zespole. Sukcesja trwa od kilku miesięcy, nawet do kilku lat, m.in. gdy młode pokolenie przejmuje firmę od starszego.

Nauczeni błędami poprzedników i odnosząc się do statystyk, pamiętajmy, że większość firm rodzinnych (bo 70 proc.) upłynnia swój kapitał, zanim przekaże następcom biznes, wg badań BGC. Dzieje się tak właśnie, przez źle przeprowadzone działania, związane z sukcesją na wszystkich szczeblach.

Zachęcam zatem do zgłębienia tematu kluczowych stanowisk, ich zastępowalności i talentów w waszych przedsiębiorstwach.

Autorka jest strategiem biznesowym. Zajmuje się strategią marki, działaniami marketingowymi, ze szczególnym naciskiem na Employer Branding. Praktyk od 10 lat z zakresie zagadnień HR – zarówno miękkiego, jak również twardego. „Pracownik to klient, Twoja Firma to produkt”.
Wykładowca WSB, opiekun kierunku studiów podyplomowych – Zarządzanie produkcją. Konsultantka i wdrożeniowiec strategii biznesowych. Właścicielka agencji doradztwa www.annastachniuk.com