Jakie przepisy mają zastosowanie do wysyłki newslettera?

W przypadku wysyłania newslettera zastosowanie znajdą następujące akty prawne, tj.:

• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), „RODO”, jako że newsletter wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych; podstawami przetwarzania danych osobowych będzie zatem:
  • zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO
  • uzasadniony interes administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług droga elektroniczną, regulująca przesyłanie informacji handlowych, czyli każdej informacji przeznaczonej bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy lub osoby wykonującej zawód; za informację handlową można zatem uznać newsletter
• ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne w zakresie używania telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego, czyli działalności polegającej na dostarczaniu bezpośrednio klientom informacji lub propozycji dotyczących sprzedaży towarów i usług poprzez różne kanały komunikowania.

Każdy z ww. aktów wskazuje na konieczność pozyskania zgody od przyszłego subskrybenta newslettera. Jedynie RODO, w motywie 47 wskazuje dodatkowo na przesłankę przetwarzania danych osobowych, która może być uznana za podstawę przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych, dotycząca przetwarzania danych do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

W tym przypadku również wysyłanie newslettera jest uznawane za działania związane z marketingiem bezpośrednim. Zwrócić jednak uwagę należy, wysyłanie newslettera bez uprzedniej zgody klienta/subskrybenta, w powołaniu na art. 6 ust. 1 lit. f RODO doznaje szeregu ograniczeń m.in. w przepisach pozostałych wyżej wymienionych aktów prawnych.

W jakiej formie powinna być wyrażona zgoda na wysłanie newslettera?

RODO definiuje, że zgoda osoby, której dane dotyczą oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

Oświadczenie o wyrażeniu zgody na newsletter może być wyrażone w każdej formie, tj. pisemnej, czy drogą elektroniczną, np. poprzez zaznaczenie check boxa zamieszczonego na stronie internetowej. Ministerstwo Cyfryzacji na przykład dopuszcza również podanie przez odbiorcę adresu e-mail w polu formularza internetowego opisanego słowami: „podaj swój adres e-mail, jeżeli chcesz otrzymywać od nas informacje o …”.

Powszechnym staje się (w celu wykazania, że klient/odbiorca wyraził zgodę na newsletter wysyłanie, jeszcze przed uruchomieniem newslettera automatycznej wiadomości mailowej z linkiem aktywacyjnym (Double Opt-in), potwierdzającym zapis na newsletter.

Umożliwia to administratorowi wykazanie, że subskrybent wyraził zgodę na otrzymywanie newslettera, a ponadto administrator ma możliwość wyeliminowania ryzyka przetwarzania danych osobowych niepoprawnych lub nienależących do osoby, która wypełniła formularz zapisu na newslettera.

Jakie warunki muszą być spełnione, żeby zgoda była uzyskana zgodnie z RODO?

Przepisy RODO mówią, że zgoda musi być:

• dobrowolna,
• konkretna,
• świadoma.

Zgoda wyrażona przez subskrybenta nie musi być natomiast sformułowana językiem prawniczym. Niemniej jednak osoba, która wyraża zgodę musi mieć jednak pełną wiedzę na temat tego, kto, w jakim zakresie, w jakim celu będzie przetwarzał jej dane osobowe w postaci adresu e-mail oraz informację, że w każdy czasie może odwołać wyrażoną zgodę.
Pozostałe ustawy w zakresie pozyskania zgody odsyłają do przepisów RODO.

Czy umieszczony na stronie check box zgody na newsletter może być automatycznie/domyślnie zaznaczony?

Nie. Powyższa praktyka jest niezgodna z RODO. Klient/subskrybent powinien samodzielnie dokonać zaznaczenia tzw. check boxa. Zgoda powinna być wyrażona w aktywny sposób, a więc właśnie poprzez zaznaczenie checkboxa.

Czy mogę wysłać do potencjalnych klientów zapytanie, czy chcieliby otrzymywać mój newsletter?

Nie rekomenduję powyższej praktyki. Zgoda powinna być uzyskana przed podjęciem jakichkolwiek czynności polegających na marketingu bezpośrednim. Tym samym, np. umieszczenie na stronie internetowej adresu elektronicznego (np. adresu poczty elektronicznej) nie oznacza wyrażenia zgody na przesyłanie przekazów marketingowych z wykorzystaniem automatycznych systemów wywołujących lub telekomunikacyjnych urządzeń końcowych zgodnie ustawą prawo telekomunikacyjne.

Czy można oferować prezent za zapisanie się na newsletter?

Coraz częściej przedsiębiorcy obiecują prezent w postaci
e-booka, rabatu/zniżki w zamian za wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych np. za zapisanie się do usługi newsletter. Pozyskanie w ten sposób zgody na przetwarzanie danych osobowych w zamian za dodatkowy bonus, co do zasady nie narusza przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Subskrybent newslettera powinien jednak zostać poinformowany, że:

• warunkiem otrzymania owego rabatu czy też prezentu jest zapisanie się do listy mailingowej, czyli wyrażenie zgody na komunikację marketingową (zgoda, według RODO oznacza zaś dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego),
• w dowolnym momencie może odwołać wyrażoną wcześniej zgodę marketingową.

Zwrócić należy dodatkowo uwagę, że w przypadku wycofania zgody na przetwarzanie danych, użytkownik nie może ponieść jakichkolwiek negatywnych konsekwencji z tego tytułu. Zatem, na przykład niezgodna z RODO byłaby praktyka – w przypadku wycofania zgody – żądania od użytkownika zwrotu otrzymanego upominku, czy też rabatu/zniżki. Niedopuszczalne są również sytuacje, w których wysokość udzielonego klientowi rabatu jest tak wysoka, że wpływa ona dobrowolność wyrażenia przez niego zgody. W takiej sytuacji można byłoby twierdzić, że taka zgoda nie spełniałaby warunku dobrowolności, a tym samym byłaby niezgodna z RODO.
Użytkownikowi należy zapewnić możliwość podjęcia świadomej i dobrowolnej decyzji o wyrażeniu lub niewyrażeniu zgody na przetwarzanie jego danych.

Czy mogę wysłać newsletter na losowo wygenerowany adres e-mail?

Nie. Powyższa praktyka jest niezgodna z prawem. Klient powinien wyrazić zgodę na wysyłkę newslettera, zaś administrator powinien być wstanie to wykazać.

Czy mogę wysyłać newsletter do osób, których adres znalazłem na ich stronie lub Facebooku? 

Nie. Uzyskanie zgody odbiorcy jest obowiązkowe w każdym przypadku, niezależnie od tego, czy pomiędzy nadawcą i odbiorcą informacji dochodziło wcześniej do transakcji połączonych z udostępnieniem adresu elektronicznego.

Czy mogę wysłać do odbiorców mojego newslettera reklamę zaprzyjaźnionej firmy?

Jeżeli nie pozyskano uprzednio zgody na wysyłkę newslettera zawierającego reklamę zaprzyjaźnione firmy, to tata praktyka będzie niezgodna z prawem. Innymi słowy, subskrybent powinien wyrazić zgodę na tzw. marketing zewnętrzny, a więc marketing produktów lub usług partnerów handlowych.

Autorka jest radcą prawnym w Kolmers Legal