Człowiek jest istotą emocjonalną. Oznacza to, że emocje które odczuwamy warunkują w dużej mierze to jak się czujemy, jakie mamy podejście do życia, jakie podejmujemy decyzje. Jeśli w pracy bądź w prowadzonej firmie mamy do czynienia z negatywnymi emocjami jak np. zdenerwowanie, ciągłe ciśnienie powodujące frustrację i poczucie bezsilności – bardzo prawdopodobne jest, że te emocje przeniesiemy na płaszczyznę prywatną.

Komunikacja

Nie dość, że w pracy nerwy towarzyszą na co dzień, przez co zwiększamy szansę na podjęcie błędnej decyzji to dodatkowo w życiu prywatnym też przestajemy być efektywni. Skąd się to bierze? Z komunikacji. Z komunikacji międzyludzkiej. Prowadząc biznes, pracując na etacie ciągle mamy do czynienia z ludzmi. Bez względu na to czym się zajmujemy, to człowiek finalnie podejmuje decyzje, akceptuje lub odrzuca naszą ofertę, człowiek określa czy chce z nami współpracować czy nie. Tak więc sporą część naszego czasu poświęcamy na komunikację z drugą osobą.

Podstawowym błędem jest komunikacja na poziomie intelektualnym. Przez takie podejście w praktyce tracimy multum czasu. Cały proces komunikacji jest ogromnie ważny
w zarządzaniu swoim czasem, zwłaszcza czasem pracy. Ma on wpływ na nasz nastrój, na decyzje jakie podejmujemy pod wpływem innych osób oraz idące za tym konsekwencje. To ciąg przyczynowo skutkowy.

Zbędne tłumaczenia, wymiana zdań z pracownikami, kolegami czy koleżankami w pracy prowadzą do frustracji, zbędnych nerwów i prowokują błędne decyzje. Komunikacja na poziomie intelektu jest nieskuteczna… Można ją porównać do intelektualnego ping ponga, przebijanie piłeczki na drugą stronę, tzn. Ty swoje pracownik swoje. Pomyślmy jak wiele czasu „zmarnowaliśmy” na zbędne tłumaczenia i rozmowy z innymi prowadzące donikąd? Ile czasu i nerwów mogliśmy zaoszczędzić gdyby komunikacja z pracownikiem, lub szefem była prosta i zawsze udana? Czy praca nie byłaby wtedy przyjemnością? Są na to skuteczniejsze sposoby.

Uczucia

Po pierwsze warto sprowadzić komunikację z poziomu intelektu na poziom emocji. To bardzo potężne narzędzie. Rozmawiając z drugim człowiekiem o jego emocjach, mówiąc mu o swoich uczuciach automatycznie otwieramy z nim relacje. Zaczynamy ją budować, a co za tym idzie nerwy i frustracja zamienia się na zrozumienie i szacunek. Bez względu na to czy jesteśmy w kanale B2B czy B2C, komunikacja z drugim człowiekiem to klucz.

Dzięki skutecznej komunikacji wbrew pozorom możemy zaoszczędzić sporo czasu, nie tylko nerwów. Po nieudanej rozmowie często wracamy i jeszcze przez dłuższą chwilę musimy „dojść do siebie”, często nawet pójść zapalić papierosa. Denerwuje nas, że ktoś nie rozumie naszej koncepcji, nie chce nawet spróbować jej zrozumieć. Myślę, ze każdy z nas choć raz w życiu doświadczył takowej sytuacji, sytuacji w której druga osoba okazała brak zainteresowania, brak zrozumienia.

Praktycznie zawsze jest to spowodowane tym, iż komunikujemy się na poziomie intelektu. Każdy ma swoją rację, nie ma sensu na siłę wpajać swojej racji argumentami nawet jeśli są racjonalne, prowadzi to tylko do podsycenia atmosfery miedzy rozmówcami, oczywiście nie zawsze ale w większości. Zdecydowanie łatwiej jest przekonać do swoich racji, za pomocą emocji, posługując się uczuciami. Dzięki temu nawet mało racjonalne argumenty nabierają logicznego wydźwięku.
Taki zabieg oddziałuje dobrze na obie strony – mówiąc o swoich emocjach, pytając o odczucia drugiej strony, okazując zrozumienie i pokazując szacunek i zainteresowanie do emocji rozmówcy przenosimy komunikację na wyższy poziom. Poziom emocji, poziom dzięki któremu podejmowanie decyzji będzie o wiele prostsze, i emocje towarzyszące nam po rozmowie od razu z negatywnych przeistoczą się w pozytywne. Co sprawi, że w efekcie zaoszczędzimy czas, który będziemy mogli spożytkować na pracę, na nowe pomysły.

Eliminując frustrację wywołaną komunikowaniem się z drugim człowiekiem, kłótniami, wymianą zdań jesteśmy w stanie podnieść efektywność o nawet 30 proc., poprzez poprawę nastroju i zaoszczędzony czas, nie wspominając już jak na tym zyska życie prywatne – wolne od nerwów i mieszania spraw prywatnych z zawodowymi. Brzmi ciekawie? Jak myślisz co się stanie jak przestaniesz przynosić pracę do domu? Gdy Twoja efektywność w pracy wzrośnie o 30 proc., to jak przełoży się to na standard Twojego życia i zarobki?

Decyzje

Po drugie proces decyzyjny. Z doświadczenia wiem, że możemy wyróżnić 4 rodzaje decyzji. Podczas kariery zawodowej zwykle jesteśmy „zmuszeni” podejmować owe ich 4 rodzaje. Szeroko opisał je Brian Tracy, stąd też wiem jak są one skuteczne. Dlaczego o tym piszę? Przede wszystkim dlatego, iż tak jak na wzrost naszej efektywności o nawet 30 proc. ma wpływ – jakość naszej komunikacji z drugim człowiekiem, o tyle decyzje jakie podejmujemy mogą nam zaoszczędzić jeszcze więcej czasu. Jak zatem poprzez nasze decyzje kolokwialnie mówiąc ukraść trochę czasu?
Na początek musimy nauczyć się rozróżniać i klasyfikować każdy rodzaj decyzji przed jakim stajemy. Możemy wyróżnić decyzje:

• Które możemy podjąć tylko MY. To decyzje, których nikt nie podejmie za nas, za Ciebie. Zwykle tylko my będziemy odpowiadać za skutki tej decyzji. My i tylko my, nikt inny. Warto mieć tego świadomość,
• Które możemy delegować. Niektóre decyzje może podjąć ktoś inny. Jeśli jest to taki rodzaj decyzji, nie krępuj się – oddeleguj ją komuś innemu. Nie tylko zaoszczędzisz czas, ale też to bardzo dobry sposób na wspieranie innych ludzi. Umożliwiając podwładnym możliwość podjęcia decyzji budujemy ich pewność siebie, jest to bardzo dobra okazja do pogłębienia wiedzy i doskonalenia,
• Które przekraczają nasze możliwości. Są decyzje których błędne podjęcie może skończyć się tragicznie dla firmy. Negatywne konsekwencje złych decyzji mogą okazać się zbyt poważne. Mogą przynieść straty a nawet doprowadzić do bankructwa. Z niektórych decyzji nie da się wycofać, często przekraczają one nasze możliwości,
• Których nie da się uniknąć. Mam na myśli, iż czasem pojawia się okazja, szansa którą trzeba wykorzystać bez żadnej zwłoki. Taka decyzja może przynieść niesamowite korzyści dla Twojej organizacji. Trzeba również pamiętać, jeśli podjęcie decyzji nie jest konieczne to koniecznie należy jej nie podejmować.

Prawidłowo klasyfikując decyzje przed jakimi stajemy, oszczędzamy czas. Jeśli jest to decyzja która możemy podjąć tylko my, to nie musimy chodzić i pytać innych o radę, skoro to od Ciebie zależy dana decyzja to gwarantuje, że jesteś jedyną kompetentna osobą która może to zrobić, inaczej pewnie ktoś inny byłby na Twoim miejscu. Tak samo jest z decyzjami które możemy delegować.

Szkoda czasu na to aby mieć nad wszystkim kontrole i władzę. Zdaje sobie sprawę z tego jak trudno jest zaufać innej osobie, że wykona powierzone zadanie równie dobrze jak sami byśmy wykonali. Kiedyś często wpadałem w tą pułapkę. Jest ona jednak zła dla nas i dla tej osoby. Dla nas, bo pokazujemy i przyzwyczajamy do lenistwa pracownika który tylko patrzy jak się wszystko za niego robi, a gdy odetniemy się od takiego postępowania wtedy każda ze stron zobaczy, że można inaczej.

Efektywność wzrasta wraz poprawą jakości naszej komunikacji. Komunikując się na poziomie emocji łatwiej jest nam wyegzekwować, osiągnąć to na czym nam zależy. Natomiast podejmując słuszne decyzje, wyciskając maksymalnie proces decyzyjny poprzez dobre zarządzanie obowiązkami i decyzjami jesteśmy w stanie zaoszczędzić w ciągu dnia co najmniej 2 godziny. Te 2 godziny w ciągu dnia poświęć na rozwój, a jestem przekonany, że dzięki temu wyprzedzisz po roku konkurencję o kilka następnych lat.

Autor jest praktykiem biznesu, ekspertem ds. sprzedaży, marketingu i zarządzania, prezesem firmy pośrednictwa biznesowego DAF sp. z o.o.