Pracując z menedżerami widzę, iż delegowanie jest dla nich ciągłym wyzwaniem. Syndrom „Zosi Samosi”, która sama wszystko najlepiej wie i zrobi, ma wielu z nas. Odstawienie go i tym samym wyjście ze swojej strefy komfortu często jest krokiem milowym w karierze wielu przedsiębiorców. Właśnie dlatego, warto poznać mechanizmy, które nas hamują przed oddaniem zadań innym członkom zespołu, ale także koszty takich decyzji.

Nie delegując zadań, menedżerowie narażają się na spore ryzyko. Po pierwsze będą zmuszeni do wykonywania sporej ilości pracy. Natłok obowiązków sprawi, że nie będą one realizowane w sposób efektywny. Po drugie, przyzwyczają pracowników do tego, że nie muszą pracować samodzielnie, w konsekwencji czego przestaną się rozwijać i szybko stracą motywację. Po trzecie, menedżer, który nie deleguje zadań, nie będzie miał czasu na realizowanie swoich najważniejszych obowiązków.

Pułapki delegowania

Samo przekazanie obowiązków bez koordynowania całego procesu nie jest skutecznym delegowaniem. W takim przypadku ma ono charakter pozorny. Delegując, należy dokładnie określić, co ma być produktem końcowym oraz przyjąć dane ramy czasowe. Warto jednak pamiętać, że samo wysłanie maila z informacją nie wystarczy. Jeśli menedżer chce, aby zadanie zostało zrealizowane w taki sposób, jak zaplanował, konieczne jest monitorowanie całego procesu. Dobrym pomysłem jest organizowanie cyklicznych spotkań zespołu i omawianie kroków milowych projektu. Warto pamiętać o tym, aby zostawić pracownikowi przestrzeń do samodzielnego myślenia. Zaplanowanie wszystkich etapów przez menedżera sprawia, że zadanie staje się zleceniem, a pracownik szybko może poczuć frustrację. W tym przypadku kluczem jest przekazanie uprawnień wraz z odpowiedzialnością co do sposobu realizacji zadania. Ważne jest, by menedżerowie mieli świadomość, że są odpowiedzialni za efekt.

Układając hierarchię zadań w firmie warto skorzystać z modelu „cebuli odpowiedzialności”, która dzieli zadania na:

• zadania leżące wyłącznie w zakresie działań menedżera,
• zadania, które menedżer wykonuje z pracownikami,
• zadania, które może wykonać pracownik, jeśli ma do tego odpowiednie kompetencje,
• zadania, które powinny zostać wykonane przez pracownika,
• zadania leżące w zakresie działań wyłącznie pracownika.

Zasady skutecznego delegowania

Dobry menedżer wie, jakie zadania powinien rozdzielić, uwzględniając zainteresowania i talenty pracowników. Chcąc opanować tę umiejętność, warto wypisać wszystkie obowiązki, które należą do osoby zarządzającej i przydzielić część z nich konkretnym osobom z zespołu. Dzięki temu może się okazać, że sporą liczbą zadań mogą zająć się pracownicy, co pozwoli menedżerowi skupić się na kluczowych i strategicznych kwestiach.

Niezwykle ważnym aspektem, który często blokuje zarządzających jest ich własny tok myślenia. Chcąc nauczyć się skutecznego delegowania, należy zrezygnować z przekonania o własnej nieomylności i najlepszym sposobie realizowania zadań. Delegowanie jest oznaką zaufania do pracownika, który dzięki temu poczuje się ważny i zyska motywację do dalszej pracy, jednocześnie się rozwijając. Menedżerowie nie powinni również obawiać się utraty wpływu. Przekazywanie zadań jest narzędziem leżącym w ich kompetencji, dzięki któremu mogą zyskać znacznie więcej.

Istotną kwestią jest również delegowanie obowiązków, które wpasowują się w talenty danego pracownika. Dzięki temu praca zostanie wykonana szybciej i w sposób bardziej efektywny. Aby było to możliwe, menedżer musi znać swoich pracowników, ich mocne i słabe strony. Osoby, które zarządzają zespołem w sposób umiejętny dostrzegą aspiracje liderskie pracowników, które wykorzystają w sposób korzystny dla firmy i podwładnego.

Opanowanie sztuki efektywnego delegowania daje menedżerom szereg korzyści, przede wszystkim rozdzielając zadania sami mogą zająć się priorytetowymi dla rozwoju firmy aktywnościami. Zwalniając swój czas, dają tym samym pracownikom szansę na rozwój.

 Autorka jest trenerką biznesu, prezesem Czapla & More