To wszystko brzmi bardzo pięknie. Ale czy faktycznie przekłada się na rzeczywistość? Czy wystarczy skrzyknąć grupę ludzi do wspólnego działania, żeby mówić o pracy zespołowej? Czy praca zespołowa jest efektywna z definicji, czy jednak potrzeba określonych warunków do tego, aby wspierać jej skuteczność?
Te kwestie nurtują badaczy przedmiotu od wielu lat. Większość z nich przychyla się do zdania, że samo założenie, że będziemy pracować w zespole nie wystarczy, aby ludzie i organizacje osiągali satysfakcjonujące efekty.

Po pierwsze, nie zawsze i nie wszędzie praca w zespole ma sens. Są takie zadania, których zwyczajnie nie opłaca się wykonywać w zespole, bo czas i koszt takiego działania jest nieproporcjonalny do rezultatu. Zdarzają się osoby, które nie lubią i/lub nie potrafią współpracować i wolą działać w pojedynkę.
Z drugiej strony nie możemy zapomnieć o oczywistych zaletach pracy zespołowej, takich jak większa różnorodność pomysłów i rozwiązań. Badania wykazują, że zespoły mogą być bardzo skuteczne, ale wcale nie muszą. Jakie zatem warunki musi spełnić grupa ludzi zatrudnionych do wspólnej pracy, żeby można było nazwać ich zespołem? I kiedy taki zespół ma szansę na wykorzystanie swojego potencjału?

Warunki stworzenia skutecznego zespołu

Ile badań, tyle pomysłów na ten temat. J.Richard Hackman, autor książki Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances (Wiodące zespoły. Przygotowanie sceny dla doskonałych występów – tłum. aut., nadal bez polskiego wydania – przyp. aut.), w rozmowie z Diane Coutu przywołał 5 warunków, które musi jego zdaniem spełnić grupa ludzi pracujących ze sobą, aby nazwać ją funkcjonującym sprawnie zespołem.
Po pierwsze jego członkowie muszą wiedzieć, kto należy do zespołu, a kto jest poza jego strukturą. Po drugie, zespół musi wiedzieć, dokąd zmierza. Powinien mieć ustalony cel i kierunek działania – najlepiej atrakcyjny dla członków i aprobowany przez nich. W przeciwnym wypadku mogą się pojawić trudności z motywacją. Po trzecie, ważna jest struktura, w ramach której funkcjonuje zespół, czyli sposób zorganizowania jego pracy.

Jasno zdefiniowane zadania, ustalone i egzekwowane normy postępowania wspierają skuteczną działanie zespołowe. Kolejny warunek to wsparcie od organizacji czy firmy, w ramach której działa zespół. Czy sposób zarządzania organizacją, przepływ informacji w firmie, praktyki realizowane przez HR premiują pracę w zespole?.
Ostatnią rzeczą, o jakiej wspomina Hackman, jest wspieranie teamu przez coaching lub inne formy pracy procesowej, które pozwalają ustalać zasady wspólnego działania i regularnie uświadamiać sobie problemy i wyzwania stojące przed ludźmi na każdym etapie pracy.

Normy współpracy w Google’u

Efektywność zespołu była również przedmiotem badań prowadzonych w firmie Google. W projekcie badawczym Artistotle wzięto pod lupę 180 jednostek funkcjonujących wewnątrz firmy. Autorzy badania poszukiwali odpowiedzi na pytanie, co sprawia, że niektóre zespoły osiągają świetne wyniki, podczas gdy inne nie wykazują się wysoką skutecznością w działaniu? Czym wyróżnia się efektywny team?
Wyniki wskazały na to, że na poziom efektywności pracowników największy wpływ mają zachowania postrzegane jako normy obowiązujące w zespole. Te jednostki w Google’u osiągały najwyższe wyniki efektywności, w których obowiązujące zasady współpracy wspierały poczucie bezpieczeństwa w interakcjach w zespole.

Zasady wspierające efektywność zespołu

Jakie normy współpracy pozwalają wg badaczy zatrudnionych przez Google usprawnić wspólne działanie? Ważny jest równy dostęp do głosu wszystkich członków zespołu podczas dyskusji nad omawianymi kwestiami. Takie gospodarowanie czasem podczas rozmowy, które pozwala na możliwość wypowiedzenia się wszystkich członków, pozwala na wzmocnienie poczucia sprawczości jednostki w zespole i odpowiedzialności za wspólną pracę. Inną zasadą jest przyzwolenie na popełnianie błędów.

Jeśli pracownicy nie boją się ujawniać swoich pomyłek, pomagają całemu zespołowi wyciągać wnioski i uczyć się na błędach. Dobrą współpracę wspiera również otwarta komunikacja. W zespole, w którym panuje klimat szacunku i tolerancji dla różnych opinii, nawet tych skrajnie różnych od zdania większości osób, możliwy jest merytoryczny spór, który często prowadzi do skutecznego rozwiązania problemu. Dzięki temu przyzwoleniu na różnorodność można uniknąć tzw. syndromu myślenia grupowego. Niewyrażanie swoich odmiennego zdania z lęku przed utratą spójności grupy może zaburzać proces podejmowania właściwych dla firmy decyzji. Na skuteczną pracę zespołu wpływa również aktywne słuchanie i empatia, próba zrozumienia stanowiska innych osób.

Rola członków zespołu

Nie możemy zapominać, że zespół może składać się z osób, które nie mają za sobą praktyki skutecznego współdziałania z innymi. Nie jest to wcale nieprawdopodobne. Przecież
w procesie edukacji nikt nas nie uczy, jak współpracować.
Jesteśmy kształceni na indywidualistów – w domu wspierani w wyjątkowości, w szkole rywalizujący z innymi, funkcjonujemy w trybie oceniania i bycia ocenianym oraz pracy na własny rachunek. Dlatego członkowie zespołu często muszą wykonać pracę w obszarze komunikacji. Wiele zależy od nich i od ich chęci i gotowości współpracy.
Bywa, że potrzebują rozwojowej informacji zwrotnej, uświadomienia własnych zasobów i ograniczeń, narzędzi do zmiany swoich utartych zachowań. Jednak szkolenie poszczególnych członków zespołu w tym zakresie wcale nie musi przyczynić się do poprawy jakości pracy zespołowej. Warto zauważyć, że szkolenia dla zespołu muszą obejmować procesy grupowe, czyli obejmujące wszystkich członków.

Rola lidera

Lider może wesprzeć zespół w rozwoju. Nie ma wpływu na wszystkie czynniki, ale może zwiększać prawdopodobieństwo stworzenia warunków dla dobrego rozwoju wspólnej pracy. Ma również ogromny wpływ na zasady współpracy w zespole, bo to on modeluje zachowania, które są przyjmowane jako obowiązujące przez członków.
Pilnowanie podczas dyskusji, aby wszyscy mieli szansę na wypowiedź, aktywne słuchanie, empatia wobec czyjejś sytuacji – to wszystko konkretne kroki lidera, które mogą wspierać członków zespołu na drodze do osiągania sukcesów.

Autorka jest trenerką i założycielką Laboratorium Współpracy www.laboratoriumwspolpracy.pl
Fotografia autorki: Marta Ankiersztejn

¬ródła:
J.Richard Hackman, Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances, Harvard Business Review 2002.
https://rework.withgoogle.com/print/guides/5721312655835136/