Pewnie dobrze znasz poczucie marnowania cennych minut na spotkaniu, którego jedynie krótka część dotyczyła jego tematu. Często na zebranie poświęca się określoną ilość czasu jedynie dlatego, że wcześniej tak założono. Jeśli więc w kalendarzu zaplanowałeś na status z zespołem godzinę, a już po 15 minutach udało się wszystko ustalić i każdy wie, co ma robić, nie bój się po prostu go zakończyć. Idealne spotkania powinny mieć wyznaczoną godzinę rozpoczęcia, a kończyć się tak szybko, jak to możliwe. Na wszelki wypadek warto ustawić budzik, żeby rozmowy nie rozwlekły się, a równocześnie starać się je skończyć, zanim zadzwoni.
„Pięciominutówki” na stojąco
Alternatywą dla nieraz zbyt długich obrad są kilkuminutowe zebrania w pozycji stojącej. – W tym czasie członkowie zespołu dzielą się ważnymi informacjami, mówiąc m.in. o tym, co udało im się zrobić poprzedniego dnia, jaki cel mają na dzisiaj i czyjego wsparcia potrzebują do jego osiągnięcia. Warto rozpocząć dzień lub wyznaczyć inną porę właśnie na takie „pięciominutówki” – podpowiada Romana Gładych, project manager w firmie szkoleniowo-doradczej Integra Consulting Poland. – Taka formuła pozwala na zwięzłą wymianę informacji i wiedzy. Dobrze wpływa też na motywację zespołu, bo każdy jego członek ma możliwość uczestniczenia w projektach współpracowników, chociażby poprzez swój cenny komentarz, podzielenie się doświadczeniem czy późniejsze wsparcie. Dzięki temu pracownicy budują wzajemne relacje i czują się bardziej odpowiedzialni za całościowy efekt końcowy, nie tylko swój obszar – wyjaśnia Romana Gładych.
Kto, co i kiedy
Pod koniec roboczego spotkania warto sprawdzić, jakie ustalenia zapamiętał każdy z jego uczestników. Zwykle nie zajmuje to dłużej niż 30 sekund na osobę, początkowo jednak może budzić napięcie w zespole, kojarząc się ze znanym ze szkoły „odpytywaniem”. Z drugiej strony takie podsumowanie mobilizuje do odpowiedzialności za powierzone zadania oraz utrzymania skupienia i uważnego słuchania wcześniejszych wypowiedzi. Pozwala też dostrzec, które kwestie pominięto lub przy których istnieje ryzyko zdublowania pracy.
Warto także stworzyć systematycznie aktualizowaną „tablicę odpowiedzialności” z zadaniami i przypisanymi do nich osobami oraz zamieścić ją w widocznym dla wszystkich miejscu. Można wykorzystać np. tablicę na zmywalne markery. Dla moderatora spotkania jeszcze wygodniejsze mogą być samoprzylepne karteczki lub magnesy i kartki papieru, na których każdy sam zanotuje swoje obowiązki, a następnie zamieści je w odpowiednim miejscu na tablicy. To rozwiązanie ułatwia też ewentualną późniejszą zamianę zadań, ich kolejności czy wykonawcy oraz sprawia, że energia grupy i odpowiedzialność za realizację obowiązków rośnie. Znasz to przyjemne uczucie, kiedy z długiej listy możesz wykreślić kolejną pozycję, prawda? Tak samo działa „tablica odpowiedzialności” – mobilizuje pracowników, a dla przełożonych może być impulsem do rozeznania, w jaki sposób i czy sprawiedliwie obciążają członków zespołu.
Wyłącz się na chwilę
Kiedy już każdy wie dokładnie, za jaki obszar jest odpowiedzialny, warto zadbać o indywidualną efektywność. Na początku zapomnijmy o multitaskingu – nie jesteśmy w stanie obdarzyć równą uwagą, skupieniem i kreatywnością kilkunastu tematów na raz. – Doświadczenie wielu organizacji pokazuje, że jesteśmy najefektywniejsi, kiedy na każdy dzień stworzymy swoją własną „strefę koncentracji”. Może to być tabela, kartka, rysunek itd., służące nam do przedstawienia spraw, nad którymi chcemy pracować w twórczym skupieniu. Nie powinny one dotyczyć więcej niż pięciu obszarów czy projektów. Zgodnie z tym systemem bez względu na to, co się wydarzy i ile nagłych tematów pojawi się danego dnia, „strefa” musi być pusta, kiedy kończymy pracę – wyjaśnia Romana Gładych z Integra Consulting Poland. Jak jednak tego dokonać i twórczo rozwijać swoje pomysły i projekty, kiedy co chwilę dzwoni telefon, pojawia się powiadomienie o nowej wiadomości lub zaczynającym się za 10 minut kolejnym spotkaniu, a w tle słychać rozmawiających współpracowników?
Kreatywne zespoły często są „przestymulowane”. Rozwiązaniem w takiej sytuacji może być wyznaczenie w ciągu dnia czasu na nieprzerwaną pracę nad ważnymi zadaniami wymagającymi skupienia, kiedy będziesz niedostępny dla podwładnych czy współpracowników. – W czasie takiego „okienka bez stymulacji” wyciszmy telefon, zamknijmy niepotrzebne okna w komputerze, pocztę, komunikatory i naprawdę się skupmy. Ta praktyka wymaga olbrzymiej dyscypliny, nauki wyrwania z automatycznego trybu pracy i odruchu natychmiastowego odpowiadania, ale jej utrzymanie daje bardzo zadowalające rezultaty i wyróżnia osoby naprawdę efektywne – mówi Romana Gładych z Integra Consulting Poland. Jak takie „wyłączenie się” wpływa na relacje z pozostałymi członkami zespołu? Jeśli dasz im wcześniej znać, kiedy odpowiesz na kwestie, które pojawią się w tym czasie i rzeczywiście będziesz to robił regularnie, ryzyko uzyskania etykiety niekoleżeńskiego i niedostępnego jest raczej małe. W dodatku często okazuje się, że współpracownicy w międzyczasie sami znajdują informacje, których jeszcze przed chwilą tak pilnie od ciebie potrzebowali.
– Kwestią kluczową dla efektywności własnej i zespołu jest podejście do czasu. Jeśli nie będziemy go marnować, chociażby na mało konkretne spotkania, ale za to zaczniemy go planować w sposób przejrzysty, a także zadbamy o nieprzerwane i niczym niezakłócone bloki na realizację najważniejszych działań, szybko powinniśmy zaobserwować pozytywne zmiany. Wszystko to kwestia czasu – podsumowuje Romana Gładych z Integra Consulting Poland.
