W realnym świecie tak jak i w wirtualnych otchłaniach Internetu, panują zasady dobrego zachowania. Dlatego przyjęte jest przywitanie się oraz podziękowanie subskrybentowi za zapisanie się do listy mailingowej. Jeszcze lepiej, jeśli powitanie to odbywa się z “chlebem i solą”, co w Internecie oznacza po prostu: zniżkę, rabat, czy dostęp do unikalnych treści, przeznaczonych tylko dla wybranego grona Internautów. Wiadomo, że pierwsze wrażenie bywa najważniejsze, dlatego też brak ciepłego przyjęcia w gronie subskrybentów może być poważnym w skutkach błędem.
Skomplikowany formularz
Wypełnienie formularza zapisu powinno być jasne i rzeczowe, czyli pytaj w formularzu tylko o te dane, które na pewno wykorzystasz w przyszłości. Po co zniechęcać subskrybenta zbyt rozbudowaną formą?
Po co komu takie dane? – nieraz pojawia się pytanie, jeśli formularz wnika w szczegóły, których potencjalny subskrybent w ogóle nie chce podawać.
Pojawić się może także wątpliwość o bezpieczeństwo danych. Dlatego warto szczegółowo podawać informacje, na jakiej podstawie prawnej pojawiają się pytania, w jakim celu, oraz kto konkretnie będzie ich administratorem.
Jeśli przy formularzu brakuje informacji, takich jak: częstotliwość wysyłki newslettera albo jaka jest polityka w zakresie promocji, potencjalny subskrybent może się obawiać “zaspamowania” zbyt dużą ilością maili. Dodatkowo, wśród internautów rośnie świadomość dotycząca kwestii przetwarzania danych osobowych, a ściślej dedykowanej temu osoby, czyli ADO (administrator danych osobowych). Upewnij się więc, że w firmie jest taka osoba.
Mam klienta, dopiszę go do listy mailingowej!
Pozostawanie w kontakcie, nawet biznesowym, to jednak co innego niż otrzymywanie newsletterów. Wysyłka tradycyjnego newslettera bez potwierdzenia, że odbiorca na pewno chce takiego kontaktu, jest co najmniej nieodpowiednie. Można najpierw spytać – na przykład drogą elektroniczną wysłać link potwierdzający, albo w stopce na stałe wprowadzić link do formularza zapisu. Ale tak bez pytania, to duży błąd!
Brak potwierdzenia zapisu
Brak weryfikacji zapisu czy potwierdzenia zgody, może skutkować oskarżeniem o nieuprawnione przetwarzanie danych osobowych. W każdej chwili można też spodziewać się kontroli z GIODO. Jeśli nie mamy możliwości udokumentowania, że zgoda została wyrażona, możemy mieć naprawdę duży problem.
Brak potwierdzenia zapisu nie będzie także chronił przed powiększaniem bazy o adresy nieistniejące, które są generowane przez boty i mogą być w ten sposób dopisywane. Realizacja wysyłek na niepotwierdzone adresy może więc zaburzać wyniki i znacząco obniżać reputację nadawcy, tym samym pogarszając dostarczalność.
Miały być aktualności, a są same reklamy
Krótką drogą do złej sławy w świecie online, jest złożenie obietnicy i niedotrzymanie słowa. Dotyczy to zarówno realizacji transakcji online, jak i realizacji wysyłek newsletterów. Cóż bowiem świadczy o nadawcy, który zbierał bazę obiecując zniżki na produkty dla niemowląt, gdy nagle zaczyna wysyłać reklamy producenta świec zapłonowych?
Jeśli budujesz bazę w oparciu o wąski segment czy branżę, warto liczyć się z tym, że monetyzacja tej bazy nie będzie prosta, a jednocześnie też realizacja wysyłek do baz zewnętrznych bez targetowania, może być w tym przypadku krótką drogą do szybkiego obniżenia ich jakości, a tym samym zmniejszenia szansy na własną sprzedaż. Warto zawsze rozważyć, czy jest to odpowiedni moment na monetyzację oraz czy na pewno chęć rozliczenia CPM nie będzie przyniesie odwrotnych skutków.
£ączenie zgód
A gdyby zakamuflować zgodę na przekazywanie informacji drogą handlową tak, aby subskrybent zapisał się na listę, zwabiony doskonałym rabatem? W efekcie przekaże prawo do przetwarzania swojego adresu 100 innym firmom i dostanie po kilkaset maili dziennie… Tak! Tak! Takie sytuacje mają miejsce. Wystarczy, że dokonując transakcji, zaznaczymy zgodę na regulamin i oświadczenie zapoznania się z jego treścią, a tam małym druczkiem zapisane będą różne dziwne zgody i scenariusze, co się dalej z danymi będzie działo.
Jednak świadomość użytkowników rośnie z każdym rokiem i coraz częściej wiedzą oni, jakie prawa im przysługują, oczekują wyjaśnień oraz wiedzą, że mogą złożyć skargę. £ączenie zgód, chociaż na szczęście coraz rzadziej spotykane, nadal jednak funkcjonuje, co z pewnością w przyszłości zostanie zauważone przez stosowne instytucje.
Checkboxy zaznaczone
Mówiąc o zgodach nie można nie wspomnieć o nieświadomym wyrażaniu zgody, czyli o zaznaczonych checkboxach. Rzecz w tym, że zgoda wyrażona świadomie, jest zgodna z prawem. Co to ma więc do checkboxów? Otóż, jeśli ktoś dopisze się do bazy, a checkboxy będą domyślnie zaznaczone, GIODO może podważyć ów świadomy wybór subskrybenta, co do wyrażonej zgody. Zawsze będzie mógł bronić się, że nie zauważył, czy też źle zrozumiał.
Stąd domyślne zaznaczenie checkboxów w formularzu jest traktowane coraz częściej jako błąd, a co najmniej złą praktykę. A od maja 2018, czyli od wejścia RODO w życie, będzie to już oficjalnie niezgodne z prawem, podobnie jak wszelkie niedopowiedzenia, czy opisane procesy niezrozumiałym językiem, bo….
Brak jasnej polityki bezpieczeństwa
RODO czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, nakłada także obowiązek przygotowania i opublikowania bardzo jasnej i klarownej polityki bezpieczeństwa. Wolnej od prawniczych terminów, zrozumiałej dla przeciętnego użytkownika sieci, nie pozostawiającej wątpliwości, co do bezpieczeństwa danych osobowych. Pozostawienie zawiłej i trudnej polityki bezpieczeństwa, to nie tylko działanie niezgodne z RODO, ale także postawienie przeszkody przed potencjalnym subskrybentem.
Jeśli chociaż jeden z powyższych błędów pojawia się w prowadzonych przez Ciebie lub Twoją firmę działaniach marketingowych i komunikacyjnych, warto rozważyć wdrożenie dodatkowych rozwiązań i metod, które pomogą Ci ich uniknąć. Planowanie i implementacja komunikacji jest procesem, który wymaga ciągłej analizy, modyfikowania i adaptacji do aktualnych trendów i normom. A że i one ewoluują, warto trzymać rękę na pulsie i nie dać się wyprzedzić innym.
