Największymi pożeraczami czasu według TNS Polska są rozmowy telefoniczne (52 proc.), Internet (44 proc.) i plotkowanie (37 proc.). Pracodawcy dobrze wiedzą, że część personelu nadużywa swobody w zakresie drukowania, korzystania z Internetu czy prowadzenia prywatnych rozmów telefonicznych. Niestety, właściciele firm nie zawsze potrafią temu zaradzić.
Na rynku istnieje oprogramowanie, które pozwala przedsiębiorcom kontrolować aktywność ich pracowników, dzięki czemu w prosty sposób mogą ocenić efektywność ich pracy. System monitoruje czynności wykonywane przez pracownika na komputerze i pozwala przygotować raport, analizujący efektywność pracy.
Oprogramowanie takie, poza funkcjami monitoringu i analizy, oferuje także funkcjonalność blokowania wybranych stron internetowych bądź aplikacji. Właściciel firmy zyskuje cenne informacje na temat czasu spędzonego przez pracowników na Facebooku oraz tego co i kiedy było przez nich drukowane. To pozwala również na oszacowanie dodatkowych kosztów na jakie naraża pracownik firmę.
Powiedzmy sobie szczerze, świadomość pracujących dla nas ludzi odnośnie możliwości systemu zmobilizuje ich do pracy i zwiększy samodyscyplinę.
Dobra komunikacja zwiększa efektywność
Jedną z największych bolączek współczesnych organizacji jest komunikacja wewnętrzna. Zły przepływ informacji w firmie prowadzi często do nieporozumień, utraty motywacji, a poza tym wydłuża realizację zadań. Dlatego tak ważne jest opracowanie mechanizmów usprawniających proces porozumiewania się wewnątrz firmy. To duże wyzwanie dla menedżerów, jednak warto je podjąć, gdyż dobra komunikacja podnosi wydajność i pozwala pracownikom na lepsze zrozumienie firmy, w której pracują. Podczas realizacji tego zadania, warto weprzeć się nowoczesnymi narzędziami. Jednym z elementów systemu jest kalendarz, który opiera się na schemacie organizacyjnym i zawiera gotowe, przyporządkowane dla konkretnych pracowników kontrakty.
Pracodawca może we własnym zakresie zmodyfikować niektóre ustawienia, np. czas pracy, poziom wynagrodzenia oraz przyznawać dodatkowe kompetencje. Zapisane reguły pozwalają automatycznie przydzielać zadania konkretnym osobom w firmie i ściśle przestrzegać czasu ich realizacji. Zastosowanie kalendarza rewolucjonizuje pracę wielu działów, w tym również IT. Najczęściej procesy związane z usunięciem awarii ciągną się w nieskończoność, co często wynika z chaosu związanego z przydzielaniem poszczególnych zadań. Kalendarz automatyzuje wymienione prace, ale też pozwala na śledzenie procesu związanego z naprawą usterki.
Wzrost efektywności za 1 euro
Odpowiedź na pytanie, czy 1 euro to dużo czy mało zależy od tego, co dostajemy w zamian. Jeśli koszt wpłynie na efektywność pracownika, sposób komunikowania się, poziom jego motywacji i samodyscyplinę, będzie to najlepiej zainwestowane euro, które da błyskawiczny ROI.
Oprogramowanie do monitorowania pracy pozwala zapanować nad komunikacyjnym chaosem i skutecznie zwalcza największych złodziei czasu pracy. Co ważne, produkt jest oferowany w modelu usługowym i może sobie na niego pozwolić każda, nawet niewielka firma z uwagi na rozliczenie abonamentowe. Koszt na jednego pracownika wynosi 1 euro miesięcznie.
