Aby producent mógł powtórzyć swój krajowy sukces na rynku zagranicznym,  czasami musi swego produktowego „bestsellera” dodatkowo zmodyfikować, lub produkt swój zgoła „wymyślić od nowa”. Tu nie wystarczy oprzeć się tylko na sprawnym pośredniku. Aby w tej sytuacji zawalczyć o rynek zagraniczny, niezastąpiona wydaje się porada doradcy zajmującego się innowacyjnością produktów.

Firmy doradcze można wykorzystać w różny sposób – od jednorazowych porad i wskazówek do długotrwałej, wieloletniej współpracy. Firmy doradcze oferują usługi w zakresie:

• wykonania niezależnej oceny procesów i działalności firmy,
• doradzania na poziomie strategicznych działań,
• udziału w pracach zespołów problemowych,
• wspomagania wprowadzania zmian w zarządzaniu czy strukturze organizacyjnej firmy,
• wspomagania wprowadzania nowych procedur, procesów i systemów.

Usługi doradcze mogą być kosztowne, jednak gdy korzysta się z nich w odpowiednim momencie i we właściwy sposób mogą być kosztowo efektywne. Korzyści, jakie można osiągnąć z tego rodzaju usług to:

• szybkie osiągnięcie pożądanych rezultatów,
• dostęp do ekspertyz w nowych obszarach działania firmy,
• dokładne, obiektywne analizy,
• przejęcie najlepszych zewnętrznych praktyk, wiedzy i doświadczenia,
• nabycie umiejętności wprowadzania zmian,
• przeniesienie najlepszych praktyk na pracowników.

Przygotowanie do współpracy

Kiedy decyzja o skorzystaniu z usług firmy doradczej jest już podjęta, firma powinna odpowiednio przygotować się do współpracy z konsultantami, czyli przygotować krótki, zwięzły projekt współdziałania. W ramach przygotowania firmy do współpracy z doradcami, należy określić:

• cel projektu,
• spodziewane wyniki,
• czas trwania poszczególnych etapów,
• udział własny firmy w projekcie,
• oczekiwania odnoszące się do wyników konsultacji,
• udostępniane dokumenty i informacje,
• osoby kontaktowe,
• wymagania i potrzeby firmy.

Należy pamiętać o tym, że konsultanci mogą reagować tylko na te problemy, które im wskażemy. Jakość ich propozycji i usług zależy od tego, co chcielibyśmy uzyskać i od zakresu pełnomocnictw, jakich im udzielimy. Jeśli nie jesteśmy w stanie jasno określić natury problemu, konsultanci mogą nam w tym pomóc, dokonując wstępnego przeglądu sytuacji i sami zaproponować zakres niezbędnych pełnomocnictw, o ile to konieczne.

Zaangażowanie personelu

Niezbędna będzie ścisła współpraca konsultantów z pracownikami firmy. Przed złożeniem zamówienia na usługi konsultacyjne należy wybrać spośród pracowników firmy osoby, które będą współpracować z doradcami, a następnie ocenić ich możliwości i określić zadania. Dobrze jest również określić rodzaj współpracy personelu firmy z konsultantami. Personel powinien  przejąć na siebie prace związane z przygotowaniem dokumentacji do wglądu, co umożliwia doradcy skupienie się na kluczowych zadaniach.

Firma powinna również rozważyć, czy korzystne byłoby zorganizowanie warsztatów czy seminarium dla personelu. Spotkania takie umożliwiają swobodną wymianę pomysłów i poglądów oraz tworzą więzi porozumienia między pracownikami firmy.

Ponadto zatrudnienie konsultantów jest często postrzegane przez pracowników jako zagrożenie, stąd konieczność dobrego porozumiewania się na wszystkich poziomach organizacyjnych firmy.

Przy wyborze zespołu, który będzie współpracował z doradcami określamy:

• kto będzie kierownikiem projektu,
• kto będzie uczestniczył w spotkaniach roboczych lub warsztatach,
• kto będzie wypełniał formularze lub kwestionariusze,
• kto będzie przygotowywał informacje i dane,
• kto będzie ściśle współpracował z konsultantem.

Cały czas należy pamiętać o tym, że firma płaci za czas konsultantom, dlatego od samego początku należy zapewnić odpowiednie warunki pracy i udostępniać niezbędne informacje.

Konsultant musi rozumieć nasz cel i motywację, dobrze poznać strukturę firmy i metody jej działania. Wynik konsultacji zależy od dokładnej właściwej oceny bieżącej sytuacji w firmie. Trzeba pamiętać o tym, że mamy prawo spodziewać się pewnych standardowych zachowań i wysokiej jakości pracy od naszego konsultanta. Jeśli nie jesteśmy zadowoleni, należy to zgłosić kierownikowi projektu.

Wybór firmy doradczej

W pierwszym etapie na podstawie dostępnych źródeł informacji należy stworzyć listę firm doradczych i/lub niezależnych konsultantów. Następnie nawiązuje się pierwszy kontakt z wybranymi firmami, aby zorientować się w ich możliwościach. Czasem dobrze jest poprosić o przedstawienie listy referencyjnej firm, w których wykonywane były podobne prace.
Do pierwszego kontaktu i spotkania wystarczy wybrać trzy, cztery firmy. Podczas takiego spotkania przedstawia się zarys projektu i nasze potrzeby oraz oczekiwania, na których podstawie firma doradcza może przygotować swoją ofertę.

Konsultanci będą przedstawiać nam swoje propozycje w różny sposób. Każda poważna propozycja zawsze jednak powinna zawierać informacje takie  jak: skład zespołu, plan działania, terminarz prac, doświadczenie firmy doradczej i cenę usługi. 

Wybrane firmy zapraszamy na ostateczne spotkanie lub prezentację, upewniając się, że dana firma rozumie nasze oczekiwania i cele. Po spotkaniu dobrze jest zorganizować zebranie wszystkich pracowników uczestniczących w nim i spróbować określić słabe strony każdej propozycji. W zebraniu powinni uczestniczyć wszyscy członkowie zespołu, który będzie współpracować z doradcami.

Trzeba pamiętać o tym, że wszelkie usługi doradcze są ściśle związane z czasem, tak więc decyzję należy podejmować możliwie szybko, tak aby dostępny był zespół doradczy. Na koniec niezbędne jest natychmiastowe poinformowanie o podjętej decyzji wszystkie odrzucone firmy doradcze. 

Kwestia ceny

Generalnie przy ostatecznym wyborze oferty doradczej powinniśmy kierować się merytorycznymi kryteriami, gdyż często oferta najtańsza nie jest ofertą najlepszą. Kwestia ceny nie może być kluczowym kryterium wyboru oferty, zwłaszcza w sytuacji gdy mamy do czynienia z usługa tak miękką jak doradztwo.

Niekiedy jednak bezpośrednie sprawdzanie cen może być uzasadnione i użyteczne. Sprawdza się na przykład w wypadku niskobudżetowych i jednorazowych projektów. Kierownik projektu kontaktuje się z kilkoma wybranymi firmami doradczymi, wyjaśnia im co jest potrzebne i prosi o przesłanie oferty z ceną usługi.

Sprawdzanie nieformalne ceny użyteczne jest z kolei w przypadku małych i średnich projektów. Kierownik projektu wysyła zapytanie ofertowe w formie pisemnej do kilku wybranych firm doradczych z prośbą o przedstawienie oferty zawierającej takie informacje, jak doświadczenie i kwalifikacje zespołu. W tym przypadku decyzja o wyborze firmy może być podjęta przez powołaną do tego celu komisję.

Przetarg z kolei to użyteczne narzędzie wyboru doradcy dla projektów dużych, złożonych i kosztownych. Zaproszenie do przetargu publikuje się w odpowiednich magazynach oraz organizuje się wstępne spotkanie wyjaśniające założenia projektu. Decyzja o wyborze firmy doradczej podejmowana jest przez powołaną do tego celu komisję.

Kontrakt i rozliczenie

Po wybraniu odpowiedniej firmy doradczej podpisywany jest kontrakt na wykonanie usługi. Większość firm doradczych włącza do kontraktu ogólne zasady kontraktów biznesowych. Przedstawioną propozycję kontraktu należy dokładnie przeanalizować i sprawdzić, czy nie zawiera jakiś ukrytych „pułapek” odnoszących się na przykład do zmian w terminach poszczególnych etapów usługi czy wysokości cen, jeśli nie są stałe.

W przypadku usług doradczych stosuje się różne formy rozliczeń
finansowych, między innymi:

• stałą cenę za wykonanie określonych zadań,
• cenę zmienną mieszczącą się w określonym zakresie w zależności od wkładu pracy, którego nie da się jednoznacznie określić przy negocjacjach kontraktu,
• cenę per diem, określaną za każdy dzień pracy konsultanta w zależności od ponoszonych przez niego dodatkowych kosztów,
• cenę za godzinę pracy konsultanta.

Dokumentacja projektu

Dobrym zwyczajem jest prowadzenie dokumentacji realizacji kontraktu. W tym przypadku każdy kierownik projektu powinien prowadzić dokumentację realizacji wszystkich etapów projektu zgodnie z postanowieniami kontraktu. Podstawowa dokumentacja powinna zawierać:

• krótki opis projektu lub jego założenia,
• postanowienia zawarte między firmą a doradcami,
• wszelkie zmiany wprowadzone do postanowień kontraktu,
• dokumentację przebiegu prac,
• dane o realizacji płatności,
• plan prac,
• formularz kontrolny po zakończeniu prac.

Postęp prac powinien być regularnie sprawdzany pod względem zgodności z założeniami projektu, jednak należy przy tym pamiętać o tym, że może pojawić się konieczność dokonania korekt wynikających z faktu wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności. Wynik końcowy nie zawsze więc będzie ściśle odpowiadał poczynionym na wstępie założeniom.

Konsultanci zwykle niechętnie podchodzą do konieczności wykonywania dodatkowych prac, tak więc należy się liczyć z możliwością poniesienia dodatkowych kosztów, o ile obie strony zgodzą się co do zasadności wykonania tych prac.

Częstość odbywania spotkań zespołu pracowników z konsultantami zależy przede wszystkim od wielkości i czasu trwania realizacji projektu, zwykle spotkania takie odbywają się co tydzień lub co miesiąc.

Raportowanie

W przypadku większych projektów możemy domagać się raportu częściowego (tymczasowego) w połowie okresu realizacji projektu. Raport końcowy powinien mieć zwięzłą formę. Im dłuższy raport, tym więcej spotkań i mniej konkretnego materiału.

Po otrzymaniu wstępnego raportu należy sprawdzić go pod kątem jego zgodności z faktami, równowagi między argumentami a wynikami, praktycznych i kosztowo efektywnych zaleceń i porad, czasu i kolejności wdrażania projektu.

Cały projekt ma niewielką wartość do czasu wprowadzenia zalecanych zmian. Dokładne zaplanowanie jego wdrażania zapewnia bezproblemowe wdrożenie. Dlatego jeszcze przed zakończeniem prac doradców należy powołać zespół, który będzie się zajmować wprowadzaniem zaleceń w życie, z wyjątkiem przypadku, gdy to ten sam zespół, który brał udział w pracach doradców. Pozwala to upewnić się, że zespół dobrze zrozumiał zalecenia
i w jaki sposób wprowadzić je w życie.

Kryteria wyboru firmy doradczej

• zrozumienie i doświadczenie w rozwiązywaniu określonych problemów,
• stosowanie odpowiednich metod postępowania,
• innowacje i kreatywność,
• praktyczne i realistyczne podejście,
• dostępność zespołu doradców,
• zdolność do wykonania prac w określonym terminie.