Szacuje się, że do roku 2020 liczba cyfrowych informacji wzrośnie 30-krotnie. Ten trend wymaga od firm odpowiedniego przygotowania.
Z jednej strony muszą ustalić parametry przepływu dokumentu i jego kontroli, które pozwolą na ocenę oraz optymalizację kosztów związanych z drukiem, z drugiej powinny zadbać o bezpieczeństwo i efektywny przepływ informacji. Szczególnie że nowoczesne rozwiązania z zakresu zarządzania drukiem można elastycznie dopasowywać do potrzeb konkretnej organizacji. Warto przy tym podkreślić, że nowoczesne środowisko druku należy traktować jako integralny element pełnego systemu obiegu informacji w firmie – ważny element procesów związanych z komunikacją i dzieleniem się informacjami. Bez niego niemal niemożliwe jest stworzenie efektywnego systemu elektronicznego obiegu dokumentów, biorąc pod uwagę fakt, że przecież firmy z sektora MSP chętnie korzystają z nowych technologii. Według przeprowadzonych przez The Economist badań, na zlecenie Ricoh, według kadry zarządzającej osiągnięcie cyfrowej dojrzałości to szansa na wyrównanie szans z większymi konkurentami.
Drogi wydruk i brak kontroli – najczęstsze grzechy firm
Jednym z najczęstszych popełnianych przez firmy błędów jest nieodpowiednie dostosowanie drukowanych nakładów do możliwości urządzenia drukującego. Nagminnie spotykana jest sytuacja, gdy na małej nabiurkowej drukarce, o wysokich kosztach wydruku, generowana jest ogromna liczba dokumentów, w dodatku w kolorze. Przekłada się to niekorzystnie na koszty związane z eksploatacją oraz żywotnością urządzenia.
Wielokrotnie powtarza się problem nadmiernej liczby drukarek w stosunku do wielkości grup roboczych. Często na jednego użytkownika przypada jedno urządzenie drukujące. W takich sytuacjach nie ma kontroli nad tym, co i ile użytkownik drukuje, a ponadto wzrasta koszt obsługi urządzeń drukujących, który związany jest z drogimi naprawami i drogocennym czasem związanym w konfigurację dużej liczby urządzeń.
Kolejnym problemem jest ograniczenie bezpieczeństwa dokumentu lub jego całkowity brak – zwłaszcza w przypadku wydruków gotowych pozostawionych są na urządzeniu lub w przypadku drukowania poufnych/tajnych dokumentów przez osoby niepowołane, na drukarkach lokalnych bez żadnej kontroli. W pryzmacie dokumentów firmowych, można jasno stwierdzić, że wszystkie dokumenty są ważne, a więc całe czas firmy są narażone na wyciek informacji.
Dlaczego warto zoptymalizować środowisko druku i zainwestować w system zarządzania?
Profesjonalna usługa wdrożenia systemu zarządzania drukiem obejmuje dokładny audyt i zbadanie efektywności, rozmieszczenia i praktyk związanych z drukiem. Na tej podstawie określane jest rozwiązanie, które będzie najbardziej optymalne pod kątem potrzeb danej firmy.
Korzyści, które płyną z inwestycji w wydajne środowisko należy rozpatrywać na kilku płaszczyznach. Pierwsza z nich dotyczy optymalizacji kosztów związanych z drukiem – dobrze zaprojektowane środowisko druku pozwala na oszczędności i lepsze planowanie wydatków ponoszonych na materiały eksploatacyjne. Systemy do zarządzania drukiem pozwalają na generowanie raportów uwzględniających liczbę tworzonych dokumentów z podziałem na: urządzenia, użytkowników, grupy, typ i czas pracy, na podstawie których można zbadać stopień obciążenia, generowane koszty, a także potrzebę zmian we wdrożonym środowisku druku. Inwestycja w profesjonalne usługi zarządzania drukiem może wiązać się z nawet z 50-proc. oszczędnościami.
Druga wiąże się z możliwością usprawnienia podstawowych procesów związanych z pracą z dokumentem i stworzenia odpowiednich procedur gwarantujących bezpieczeństwo informacji (autoryzacja dostępu, szyfrowanie i nadpisywanie danych, certyfikacja połączeń, wydruk poufny oraz bezpieczny).
Mariusz ¦liwa
Product Specialist w Ricoh Polska
Tu jesteś:
- Wiadomości
- Nowości
- Przejmij kontrolę nad informacją
