Bakarat to jedna z najpopularniejszych gier hazardowych. Ulubiona gra agenta 007 z powieści Iana Fleminga, często nazywana jest grą bondowską. Z jednej strony dająca dużą szansę wygranej, z drugiej niosąca dużą dawkę emocji. Rozgrywka odbywa się z reguły między dwoma graczami (bankier i gracz), którzy otrzymują do ręki dwie karty. W bakaracie najważniejsze są wartości przyporządkowane kartom, które ostatecznie się sumuje. Wygrywa ten, którego wartość jest najwyższa. Cała strategia polega głównie na ustalaniu sum, za jakie rozgrywane są kolejne partie. A to nic innego, jak umiejętność określenia planu wydatków, która jest niezwykle istotna w procesie zarządzania projektami.
@@
Ile będzie kosztował projekt?
Tak jak gracz nie jest w stanie odpowiedzieć, z jaką ilością gotówki odejdzie od stołu w kasynie, tak my nie znając celu i zakresu projektu nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć precyzyjnie na pytanie, ile będzie kosztował projekt. Dzięki wiedzy na temat celu, zakresu projektu, harmonogramu i kosztów zasobów jakimi będziemy dysponować w trakcie realizacji projektu, możemy z powodzeniem zaplanować związane z nim koszty.
Wysokość kosztów ponoszonych w projekcie musi być konsekwencją planu. Tu – w przeciwieństwie do gry w hazard – nie możemy polegać na przychylności losu. Musimy odpowiednio szybko i właściwie reagować na wszelkie odstępstwa od naszego planu kosztów, niezbędne jest stałe monitorowanie projektowego budżetu. Kontrolowanie kosztów w projekcie wbrew pozorom nie polega na tym, aby udało nam się jak najwięcej zaoszczędzić na realizacji naszego projektu. Niekiedy możemy wydawać więcej niż planowaliśmy, ale zwiększone wydatki z budżetu projektu mogą być uzasadnione, przykładowo w sytuacji gdy przyczyniają się do zwiększenia tempa realizacji projektu czy poprawiają jakość produktu. Przed rozpoczęciem „rozgrywki” należy pamiętać, że istotą projektu nie jest oszczędzanie, ale zrealizowanie celu projektu czyli nasza wygrana.
Komunikacja w rozgrywce
Istnieje najwyraźniej pewien rodzaj tajemniczej aury unoszącej się nad karcianym stołem, która sprawia, że po motyw ten sięgają autorzy nie tylko powieści szpiegowskich, ale również kryminałów. Na kartach swoich powieści Agatha Christie do rozwiązywania zagadek często wykorzystywała strategię gry, licytacji lub zachowanie bohaterów podczas gry w brydża.
Brydż jest grą karcianą między czterema graczami stanowiącymi dwie konkurujące ze sobą pary. W grze w brydża obowiązują ściśle określone zasady komunikacji między zawodnikami. Komunikacja z partnerem jest kwintesencją brydża i podobnie ważną rolę pełni w zarządzaniu projektem, gdzie również powinny obowiązywać pewne zasady wymiany informacji między graczami.
Dobra komunikacja oznacza zaplanowanie zasad komunikowania się między osobami biorącymi udział w projekcie. Taki plan powinien zawierać informacje, kto jest odpowiedzialny za przygotowywanie jakich informacji, a kto powinien być ich odbiorcą. Ponadto, powinniśmy ustalić system raportowania, tworzenia dokumentów projektowych ze wskazaniem na służące temu metody i środki. Posługiwanie się pocztą elektroniczną znacznie ułatwia pracę, ale pamiętajmy, że przykładowo spotkania zespołu projektowego i omawianie ważnych tematów „na żywo” może wnieść dużo pozytywnych elementów, które trudno byłoby wypracować za pośrednictwem poczty.
Komunikacja leży u podstaw zrozumienia zadań i wyzwań stawianych przed nami na drodze do osiągnięcia celu projektu. Stanowi obszar pozyskania informacji zwrotnej, dzięki której niejednokrotnie mamy szansę na wczesne rozpoznanie zagrożeń i zastosowanie odpowiednich środków zapobiegawczych, co jest niezwykle ważne w zarządzaniu ryzykiem projektowym.
Dlaczego warto zaplanować zarządzanie informacją? Wyobraźmy sobie sytuację, w której wiadomość o tym, kto i na kiedy ma wykonać dane zadanie, krążą między członkami zespołu i w efekcie nie docierają do adresatów lub docierają z opóźnieniem. Wypracowanie odpowiednich mechanizmów zapewniających przepływ właściwych informacji w trakcie realizacji działań projektowych między właściwymi użytkownikami ma znaczny wpływ na realizację wcześniej zdefiniowanego celu projektu. Pozwala na wyeliminowanie chaosu komunikacyjnego, który może przyczynić się do opóźnień w harmonogramie projektu.
Dzięki sprawnemu przekazywaniu informacji na temat wykonanych zadań możliwe jest monitorowanie postępu prac w projekcie. Ważne, aby określić częstotliwość przygotowywania takich raportów, rodzaj informacji jakie powinny się w nich znaleźć, ich autorów, formę w jakiej mają być przygotowane, miejsce gdzie będą udostępniane. Porównanie ich zawartości z harmonogramem projektu umożliwia odpowiedź na pytanie o postęp naszych prac w projekcie.
Kto nie ryzykuje, nie wygrywa
Czy hazard słusznie uważany jest za dyscyplinę ludzi uzależnionych, którzy nie potrafią powiedzieć pas, powierzając swoje pieniądze w ręce ślepej fortuny? Powszechnemu wśród obiegowej opinii poglądowi, jakoby powodzenie w grach hazardowych opierało się tylko na szczęściu przeciwstawiane, są twarde dowody matematyczne. Dowodzą one, że odpowiednia strategia i liczenie kart mogą zbliżyć nas do wygranej. W jaki sposób oszacować swoje szanse? W blackjacku, w którym naszym celem jest uzbieranie dokładnie 21 punktów, dobieranie kolejnych kart, podczas gdy mamy już uzbieraną znaczną liczbę punktów niesie ze sobą dość duże ryzyko przekroczenia docelowej liczby punktów. Stan rozdania możemy również kontrolować obserwując, które karty znalazły się już na stole. Do kontrolowania ryzyka pomocny może być także rachunek prawdopodobieństwa. Bardzo doświadczeni i dobrze liczący gracze są dzięki niemu w stanie ocenić swoje szanse na tyle, aby podjąć decyzję o wycofaniu się z rozgrywki lub kontynuacji gry.
Wyeliminowanie ryzyka w projekcie jest o wiele bardziej złożone i nie opiera się tylko i wyłącznie na liczeniu. Po pierwsze, nie ma projektów bez ryzyka. W momencie rozpoczęcia projektu liczba zdarzeń, który mogą wpłynąć pozytywnie lub negatywnie na realizację naszych zadań jest największa. Dlatego pierwszy ważny krok to identyfikacja ryzyka. Czyli możliwie skuteczna antycypacja zdarzeń, które mogą wpłynąć na realizowanie naszych zadań projektowych. Należy przewidywać ryzyko od początku projektu i w myśl zasady: „strzeżonego Pan Bóg strzeże”, robić to systematycznie – na każdym etapie realizacji projektu. Ważne, aby zdarzenia wpływające na nasz projekt nie zawsze były identyfikowane jako zagrożenie. Należy je raczej rozpatrywać w kategorii niepewności osiągnięcia zakładanego rezultatu. Co oznacza, że ryzyko może nieść ze sobą zarówno pozytywny, jak i negatywny wpływ na nasz projekt.
Po drugie, wracamy do rachunku prawdopodobieństwa, o którym wspominaliśmy w kontekście gier hazardowych. Staramy się oszacować, z jakim prawdopodobieństwem i skutkiem mogą pojawić się w naszym projekcie wcześniej zdefiniowane zagrożenia. Na tym etapie powinniśmy także zaplanować naszą reakcję na ryzyko, czyli scenariusz, „co będzie jeśli...”.
Załóżmy, że część pracowników może opuścić zespół przed zakończeniem projektu. Czy i w jaki sposób jesteśmy przygotowani na taką sytuację? Czy zaplanowaliśmy wcześniej jakieś działania, aby temu zapobiec? Czy zadbaliśmy o to, aby przekazali oni swoją wiedzę innym członkom zespołu? Jak każdy dobry gracz i strateg, który przewiduje krok swojego przeciwnika w grze, tak kierownik projektu powinien mieć przygotowane scenariusze na wypadek wystąpienia ryzyka.
Kiedy wdrożymy już w życie nasz scenariusz awaryjny, konieczne jest dalsze monitorowanie ryzyka. Obserwowanie i nadzorowanie skutków zastosowanych przez nas działań, czyli nic innego, jak trzymanie ręki na pulsie – kontrola i weryfikacja zamierzonych rezultatów.
Do czego potrzebne nam zarządzanie ryzykiem?
Zarządzanie ryzykiem ma na celu zrealizowanie projektu mimo niepewnych sytuacji pojawiających się w trakcie jego trwania, które mogą skutkować przykładowo koniecznością wprowadzenia zmian. Samo zarządzanie ryzykiem może być kosztowne, ale to inwestycja, która najczęściej się opłaca. Możemy porównać ją do wykupienia polisy ubezpieczeniowej, która zapewnia nam ochronę na wypadek różnych wydarzeń. Zarządzanie ryzykiem to dostosowywanie projektu do zmieniających się okoliczności zewnętrznych i gotowość na konfrontację z zdarzeniami, których nie planowaliśmy.
Zanim zabierzemy się za realizację jakiegokolwiek projektu, zawsze warto oszacować poziom ryzyka już na starcie. Nawet James Bond wchodzi do gry tylko wtedy, gdy wie, że ma spore szanse na przeżycie kolejnej rozgrywki, po której jak zwykle czeka na niego Martini wstrząśnięte nie zmieszane.
Piotr Dorosz
£ukasz Krupa
Katarzyna Szreder
InTENSO sp. z o.o.
* Ian Fleming, Casino Royale, Wydawnictwo Znak 2006, str.100
@@
Ile będzie kosztował projekt?
Tak jak gracz nie jest w stanie odpowiedzieć, z jaką ilością gotówki odejdzie od stołu w kasynie, tak my nie znając celu i zakresu projektu nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć precyzyjnie na pytanie, ile będzie kosztował projekt. Dzięki wiedzy na temat celu, zakresu projektu, harmonogramu i kosztów zasobów jakimi będziemy dysponować w trakcie realizacji projektu, możemy z powodzeniem zaplanować związane z nim koszty.
Wysokość kosztów ponoszonych w projekcie musi być konsekwencją planu. Tu – w przeciwieństwie do gry w hazard – nie możemy polegać na przychylności losu. Musimy odpowiednio szybko i właściwie reagować na wszelkie odstępstwa od naszego planu kosztów, niezbędne jest stałe monitorowanie projektowego budżetu. Kontrolowanie kosztów w projekcie wbrew pozorom nie polega na tym, aby udało nam się jak najwięcej zaoszczędzić na realizacji naszego projektu. Niekiedy możemy wydawać więcej niż planowaliśmy, ale zwiększone wydatki z budżetu projektu mogą być uzasadnione, przykładowo w sytuacji gdy przyczyniają się do zwiększenia tempa realizacji projektu czy poprawiają jakość produktu. Przed rozpoczęciem „rozgrywki” należy pamiętać, że istotą projektu nie jest oszczędzanie, ale zrealizowanie celu projektu czyli nasza wygrana.
Komunikacja w rozgrywce
Istnieje najwyraźniej pewien rodzaj tajemniczej aury unoszącej się nad karcianym stołem, która sprawia, że po motyw ten sięgają autorzy nie tylko powieści szpiegowskich, ale również kryminałów. Na kartach swoich powieści Agatha Christie do rozwiązywania zagadek często wykorzystywała strategię gry, licytacji lub zachowanie bohaterów podczas gry w brydża.
Brydż jest grą karcianą między czterema graczami stanowiącymi dwie konkurujące ze sobą pary. W grze w brydża obowiązują ściśle określone zasady komunikacji między zawodnikami. Komunikacja z partnerem jest kwintesencją brydża i podobnie ważną rolę pełni w zarządzaniu projektem, gdzie również powinny obowiązywać pewne zasady wymiany informacji między graczami.
Dobra komunikacja oznacza zaplanowanie zasad komunikowania się między osobami biorącymi udział w projekcie. Taki plan powinien zawierać informacje, kto jest odpowiedzialny za przygotowywanie jakich informacji, a kto powinien być ich odbiorcą. Ponadto, powinniśmy ustalić system raportowania, tworzenia dokumentów projektowych ze wskazaniem na służące temu metody i środki. Posługiwanie się pocztą elektroniczną znacznie ułatwia pracę, ale pamiętajmy, że przykładowo spotkania zespołu projektowego i omawianie ważnych tematów „na żywo” może wnieść dużo pozytywnych elementów, które trudno byłoby wypracować za pośrednictwem poczty.
Komunikacja leży u podstaw zrozumienia zadań i wyzwań stawianych przed nami na drodze do osiągnięcia celu projektu. Stanowi obszar pozyskania informacji zwrotnej, dzięki której niejednokrotnie mamy szansę na wczesne rozpoznanie zagrożeń i zastosowanie odpowiednich środków zapobiegawczych, co jest niezwykle ważne w zarządzaniu ryzykiem projektowym.
Dlaczego warto zaplanować zarządzanie informacją? Wyobraźmy sobie sytuację, w której wiadomość o tym, kto i na kiedy ma wykonać dane zadanie, krążą między członkami zespołu i w efekcie nie docierają do adresatów lub docierają z opóźnieniem. Wypracowanie odpowiednich mechanizmów zapewniających przepływ właściwych informacji w trakcie realizacji działań projektowych między właściwymi użytkownikami ma znaczny wpływ na realizację wcześniej zdefiniowanego celu projektu. Pozwala na wyeliminowanie chaosu komunikacyjnego, który może przyczynić się do opóźnień w harmonogramie projektu.
Dzięki sprawnemu przekazywaniu informacji na temat wykonanych zadań możliwe jest monitorowanie postępu prac w projekcie. Ważne, aby określić częstotliwość przygotowywania takich raportów, rodzaj informacji jakie powinny się w nich znaleźć, ich autorów, formę w jakiej mają być przygotowane, miejsce gdzie będą udostępniane. Porównanie ich zawartości z harmonogramem projektu umożliwia odpowiedź na pytanie o postęp naszych prac w projekcie.
Kto nie ryzykuje, nie wygrywa
Czy hazard słusznie uważany jest za dyscyplinę ludzi uzależnionych, którzy nie potrafią powiedzieć pas, powierzając swoje pieniądze w ręce ślepej fortuny? Powszechnemu wśród obiegowej opinii poglądowi, jakoby powodzenie w grach hazardowych opierało się tylko na szczęściu przeciwstawiane, są twarde dowody matematyczne. Dowodzą one, że odpowiednia strategia i liczenie kart mogą zbliżyć nas do wygranej. W jaki sposób oszacować swoje szanse? W blackjacku, w którym naszym celem jest uzbieranie dokładnie 21 punktów, dobieranie kolejnych kart, podczas gdy mamy już uzbieraną znaczną liczbę punktów niesie ze sobą dość duże ryzyko przekroczenia docelowej liczby punktów. Stan rozdania możemy również kontrolować obserwując, które karty znalazły się już na stole. Do kontrolowania ryzyka pomocny może być także rachunek prawdopodobieństwa. Bardzo doświadczeni i dobrze liczący gracze są dzięki niemu w stanie ocenić swoje szanse na tyle, aby podjąć decyzję o wycofaniu się z rozgrywki lub kontynuacji gry.
Wyeliminowanie ryzyka w projekcie jest o wiele bardziej złożone i nie opiera się tylko i wyłącznie na liczeniu. Po pierwsze, nie ma projektów bez ryzyka. W momencie rozpoczęcia projektu liczba zdarzeń, który mogą wpłynąć pozytywnie lub negatywnie na realizację naszych zadań jest największa. Dlatego pierwszy ważny krok to identyfikacja ryzyka. Czyli możliwie skuteczna antycypacja zdarzeń, które mogą wpłynąć na realizowanie naszych zadań projektowych. Należy przewidywać ryzyko od początku projektu i w myśl zasady: „strzeżonego Pan Bóg strzeże”, robić to systematycznie – na każdym etapie realizacji projektu. Ważne, aby zdarzenia wpływające na nasz projekt nie zawsze były identyfikowane jako zagrożenie. Należy je raczej rozpatrywać w kategorii niepewności osiągnięcia zakładanego rezultatu. Co oznacza, że ryzyko może nieść ze sobą zarówno pozytywny, jak i negatywny wpływ na nasz projekt.
Po drugie, wracamy do rachunku prawdopodobieństwa, o którym wspominaliśmy w kontekście gier hazardowych. Staramy się oszacować, z jakim prawdopodobieństwem i skutkiem mogą pojawić się w naszym projekcie wcześniej zdefiniowane zagrożenia. Na tym etapie powinniśmy także zaplanować naszą reakcję na ryzyko, czyli scenariusz, „co będzie jeśli...”.
Załóżmy, że część pracowników może opuścić zespół przed zakończeniem projektu. Czy i w jaki sposób jesteśmy przygotowani na taką sytuację? Czy zaplanowaliśmy wcześniej jakieś działania, aby temu zapobiec? Czy zadbaliśmy o to, aby przekazali oni swoją wiedzę innym członkom zespołu? Jak każdy dobry gracz i strateg, który przewiduje krok swojego przeciwnika w grze, tak kierownik projektu powinien mieć przygotowane scenariusze na wypadek wystąpienia ryzyka.
Kiedy wdrożymy już w życie nasz scenariusz awaryjny, konieczne jest dalsze monitorowanie ryzyka. Obserwowanie i nadzorowanie skutków zastosowanych przez nas działań, czyli nic innego, jak trzymanie ręki na pulsie – kontrola i weryfikacja zamierzonych rezultatów.
Do czego potrzebne nam zarządzanie ryzykiem?
Zarządzanie ryzykiem ma na celu zrealizowanie projektu mimo niepewnych sytuacji pojawiających się w trakcie jego trwania, które mogą skutkować przykładowo koniecznością wprowadzenia zmian. Samo zarządzanie ryzykiem może być kosztowne, ale to inwestycja, która najczęściej się opłaca. Możemy porównać ją do wykupienia polisy ubezpieczeniowej, która zapewnia nam ochronę na wypadek różnych wydarzeń. Zarządzanie ryzykiem to dostosowywanie projektu do zmieniających się okoliczności zewnętrznych i gotowość na konfrontację z zdarzeniami, których nie planowaliśmy.
Zanim zabierzemy się za realizację jakiegokolwiek projektu, zawsze warto oszacować poziom ryzyka już na starcie. Nawet James Bond wchodzi do gry tylko wtedy, gdy wie, że ma spore szanse na przeżycie kolejnej rozgrywki, po której jak zwykle czeka na niego Martini wstrząśnięte nie zmieszane.
Piotr Dorosz
£ukasz Krupa
Katarzyna Szreder
InTENSO sp. z o.o.
* Ian Fleming, Casino Royale, Wydawnictwo Znak 2006, str.100
