Każda umowa powinna zawierać elementy obligatoryjne wymagane przez ustawodawcę, należy jednak pamiętać, że poszczególne umowy mają również elementy je różnicujące, które niekiedy są bardzo istotne, a ich brak może spowodować daleko idące konsekwencje. Szablony są rozwiązaniem, które z daleko posuniętą ostrożnością można stosować tworząc dokumenty proste, standardowe, gdzie miejsce, wymiar czasu pracy i zakres obowiązków pracownika bądź zajmowane przez niego stanowisko są typowe i nie jest niezbędne zawarcie niestandardowych rozwiązań bądź zapisów.
@@
Zgodnie z brzmieniem ustawy o języku polskim, umowa o pracę jak również dokumenty, które pracodawca przekazuje pracownikowi, w tym informacja o warunkach zatrudnienia, powinna być sporządzona w języku polskim. Przepis ten odnosi się do wszystkich pracowników w tym cudzoziemców, jeśli ich miejsce zamieszkania w chwili zawarcia umowy znajduje się w Polsce, jak również praca ma być wykonywana w Polsce. W przypadku cudzoziemców najlepszym rozwiązaniem jest zatem sporządzenie umowy w dwóch egzemplarzach: po polsku i w języku ojczystym pracownika.
Niezachowanie formy pisemnej umowy nie powoduje, że jest ona nieważna. Może jednak powodować szereg komplikacji i trudności, przykładowo w wyegzekwowaniu zakresu obowiązków pracownika. Dlatego bezwzględnie zaleca się sporządzenie umowy na piśmie. Istotne jest, aby określić strony umowy i jej rodzaj – w przeciwnym razie, o tym, jaką umowę chciały zawrzeć strony, trzeba będzie ustalić z treści dokumentu i całokształtu okoliczności. Ponadto, najczęściej w takich przypadkach przyjmuje się, iż umowa została zawarta na czas nieokreślony, z wszelkimi tego konsekwencjami (wyrok SN z 15 listopada 2001 r., sygn. akt II UKN 611/00).
Ważnym elementem umowy o pracę jest określenie rodzaju pracy i charakteru obowiązków, jakie będzie wykonywał pracownik. Brak tych informacji powoduje, że pracownik nie wie, jakie zadania na nim spoczywają,
a pracodawca w zasadzie nie ma możliwości, aby sprawnie egzekwować
od pracownika wykonywanie konkretnych dyspozycji. Zatem, prócz określenia stanowiska, w umowie o pracę powinien znaleźć się też przypisany
do niego zakres obowiązków.
Określenie miejsca wykonywania pracy należy każdorazowo dopasować m.in. do stanowiska czy profilu przedsiębiorstwa. Częstym rozwiązaniem jest dość ogólne wskazanie, iż miejscem świadczenia pracy będzie siedziba pracodawcy. Rozwiązanie nie sprawdzi się jednak w przypadku takich zawodów jak przedstawiciel handlowy czy kierowca. Właściwe wskazanie miejsca świadczenia pracy nie będzie nastręczało trudności związanych z ustaleniem, czy pracownik przebywa w podróży służbowej. Umowa powinna zawierać również wymiar czasu pracy, termin jej rozpoczęcia i określać wysokość wynagrodzenia.
Dodatkowe elementy umowy o pracę, które coraz częściej regulowane są w umowach o pracę, stanowią przykładowo większą ilość urlopu wypoczynkowego niż to wynika z przepisów Kp, objęcie pracownika pakietem medycznym, pakietem sportowym bądź prywatnym ubezpieczeniem. W sytuacjach gdy stanowisko pracy tego wymaga, często stosuje się również zapis o obowiązku zachowania poufności. Takie dodatkowe zapisy najczęściej
pojawiają się w umowach o pracę wyższej kadry menedżerskiej.
Poniżej prezentuję różnice w umowach o pracę.
Na czas zastępstwa
Zawierając umowę na czas zastępstwa usprawiedliwionej nieobecności pracownika niezbędne jest wyraźne wskazanie w treści, iż właśnie tego typu umową na czas określony jest ta konkretna umowa. Powinna ona zawierać zapis którego konkretnego, wymienionego z imienia i nazwiska, nieobecnego pracownika zastępuje osoba, dla której przeznaczona jest umowa. Takie rozwiązanie jest jednak celowe, w sytuacji gdy stanowiska pracowników
są powtarzalne i nieobecny pracownik jest jednym z wielu, przykładowo sprzedawców.
Z kolei w sytuacji gdy stanowisko pracownika nieobecnego jest jedynym i niepowtarzalnym w strukturze zatrudnienia, lepszym i bardziej polecanym rozwiązaniem jest zastosowanie w umowie zapisu odnoszącego się do zajmowanego stanowiska, np. jedynego księgowego. Umowa taka nie musi zakresem obejmować całego okresu nieobecności pracownika – można zatem tak sformułować jej postanowienia, aby pracownik rozpoczął pracę już w trakcie trwającej nieobecności innego.
Tworząc umowę na zastępstwo należy również pamiętać, że wykluczone jest jej trwanie po powrocie do pracy zastępowanego pracownika. Umowa powinna także określać daty, do kiedy będzie trwała (o ile posiadamy taką
wiedzę).
Na czas wykonania określonej pracy
Umowa ta stosowana jest najczęściej przy pracach dorywczych i sezonowych. Podstawowym zapisem, który powinien znaleźć się w każdym dokumencie tego typu, jest precyzyjne określenie pracy, która stanowi
podstawę jej zawiązania. Pozwoli to na dokładne określenie daty końcowej trwania umowy i wykonywania zadań przez pracowników. Należy pamiętać, iż zasadniczo umowy tej nie można rozwiązać wcześniej, tj. przed wykonaniem określonej pracy. Możliwe jest jedynie zastosowania porozumienia stron w tym zakresie, bądź zastosowanie art. 52 k.p. (zwolnienia dyscyplinarnego).
Na czas określony
Tworząc umowę na czas określony należy pamiętać, iż nie powinna być ona stosowana, jeśli pracodawca wie, iż angaż będzie długoterminowy, wieloletni, np. na dwanaście lat. Zastosowanie w takim przypadku umowy terminowej z możliwością jej rozwiązania z dwutygodniowym wypowiedzeniem może zostać odebrane jako nadużycie prawa i zasad współżycia społecznego. W konsekwencji, taki angaż będzie uznany za umowę na czas nieokreślony.
Najistotniejszym elementem, jaki powinna zawierać umowa na czas określony, jest klauzula dopuszczająca możliwość jej wcześniejszego wypowiedzenia. Rozwiązanie to dotyczy jednak tylko umów zawieranych na okres dłuższy niż sześć miesięcy. Należy również pamiętać, aby dokładnie określić termin, do kiedy umowa ma obowiązywać.
Na okres próbny
Nawiązując umowę o pracę na okres próbny należy przede wszystkim
pamiętać, iż nie ma możliwości jej powtórzenia przez tego samego pracodawcę. Ponadto, umowa ta może trwać maksymalnie trzy miesiące. Należy także unikać wprowadzenia sformułowań, które sugerują, iż po okresie próbnym pracodawca na pewno zatrudni pracownika. Bardziej stosowne i bezpieczne będzie natomiast umieszczenie zapisu, że po pomyślnym zakończeniu okresu próbnego, pracodawca może zawrzeć z podwładnym kolejną umowę o pracę.
@@
Zgodnie z brzmieniem ustawy o języku polskim, umowa o pracę jak również dokumenty, które pracodawca przekazuje pracownikowi, w tym informacja o warunkach zatrudnienia, powinna być sporządzona w języku polskim. Przepis ten odnosi się do wszystkich pracowników w tym cudzoziemców, jeśli ich miejsce zamieszkania w chwili zawarcia umowy znajduje się w Polsce, jak również praca ma być wykonywana w Polsce. W przypadku cudzoziemców najlepszym rozwiązaniem jest zatem sporządzenie umowy w dwóch egzemplarzach: po polsku i w języku ojczystym pracownika.
Niezachowanie formy pisemnej umowy nie powoduje, że jest ona nieważna. Może jednak powodować szereg komplikacji i trudności, przykładowo w wyegzekwowaniu zakresu obowiązków pracownika. Dlatego bezwzględnie zaleca się sporządzenie umowy na piśmie. Istotne jest, aby określić strony umowy i jej rodzaj – w przeciwnym razie, o tym, jaką umowę chciały zawrzeć strony, trzeba będzie ustalić z treści dokumentu i całokształtu okoliczności. Ponadto, najczęściej w takich przypadkach przyjmuje się, iż umowa została zawarta na czas nieokreślony, z wszelkimi tego konsekwencjami (wyrok SN z 15 listopada 2001 r., sygn. akt II UKN 611/00).
Ważnym elementem umowy o pracę jest określenie rodzaju pracy i charakteru obowiązków, jakie będzie wykonywał pracownik. Brak tych informacji powoduje, że pracownik nie wie, jakie zadania na nim spoczywają,
a pracodawca w zasadzie nie ma możliwości, aby sprawnie egzekwować
od pracownika wykonywanie konkretnych dyspozycji. Zatem, prócz określenia stanowiska, w umowie o pracę powinien znaleźć się też przypisany
do niego zakres obowiązków.
Określenie miejsca wykonywania pracy należy każdorazowo dopasować m.in. do stanowiska czy profilu przedsiębiorstwa. Częstym rozwiązaniem jest dość ogólne wskazanie, iż miejscem świadczenia pracy będzie siedziba pracodawcy. Rozwiązanie nie sprawdzi się jednak w przypadku takich zawodów jak przedstawiciel handlowy czy kierowca. Właściwe wskazanie miejsca świadczenia pracy nie będzie nastręczało trudności związanych z ustaleniem, czy pracownik przebywa w podróży służbowej. Umowa powinna zawierać również wymiar czasu pracy, termin jej rozpoczęcia i określać wysokość wynagrodzenia.
Polskie prawo przewiduje cztery rodzaje umów o pracę (art. 25 kodeksu pracy):
Odrębnym zagadnieniem jest umowa w celu przygotowania zawodowego i spółdzielcza umowa o pracę. |
Dodatkowe elementy umowy o pracę, które coraz częściej regulowane są w umowach o pracę, stanowią przykładowo większą ilość urlopu wypoczynkowego niż to wynika z przepisów Kp, objęcie pracownika pakietem medycznym, pakietem sportowym bądź prywatnym ubezpieczeniem. W sytuacjach gdy stanowisko pracy tego wymaga, często stosuje się również zapis o obowiązku zachowania poufności. Takie dodatkowe zapisy najczęściej
pojawiają się w umowach o pracę wyższej kadry menedżerskiej.
Poniżej prezentuję różnice w umowach o pracę.
Na czas zastępstwa
Zawierając umowę na czas zastępstwa usprawiedliwionej nieobecności pracownika niezbędne jest wyraźne wskazanie w treści, iż właśnie tego typu umową na czas określony jest ta konkretna umowa. Powinna ona zawierać zapis którego konkretnego, wymienionego z imienia i nazwiska, nieobecnego pracownika zastępuje osoba, dla której przeznaczona jest umowa. Takie rozwiązanie jest jednak celowe, w sytuacji gdy stanowiska pracowników
są powtarzalne i nieobecny pracownik jest jednym z wielu, przykładowo sprzedawców.
Z kolei w sytuacji gdy stanowisko pracownika nieobecnego jest jedynym i niepowtarzalnym w strukturze zatrudnienia, lepszym i bardziej polecanym rozwiązaniem jest zastosowanie w umowie zapisu odnoszącego się do zajmowanego stanowiska, np. jedynego księgowego. Umowa taka nie musi zakresem obejmować całego okresu nieobecności pracownika – można zatem tak sformułować jej postanowienia, aby pracownik rozpoczął pracę już w trakcie trwającej nieobecności innego.
Tworząc umowę na zastępstwo należy również pamiętać, że wykluczone jest jej trwanie po powrocie do pracy zastępowanego pracownika. Umowa powinna także określać daty, do kiedy będzie trwała (o ile posiadamy taką
wiedzę).
Na czas wykonania określonej pracy
Umowa ta stosowana jest najczęściej przy pracach dorywczych i sezonowych. Podstawowym zapisem, który powinien znaleźć się w każdym dokumencie tego typu, jest precyzyjne określenie pracy, która stanowi
podstawę jej zawiązania. Pozwoli to na dokładne określenie daty końcowej trwania umowy i wykonywania zadań przez pracowników. Należy pamiętać, iż zasadniczo umowy tej nie można rozwiązać wcześniej, tj. przed wykonaniem określonej pracy. Możliwe jest jedynie zastosowania porozumienia stron w tym zakresie, bądź zastosowanie art. 52 k.p. (zwolnienia dyscyplinarnego).
Na czas określony
Tworząc umowę na czas określony należy pamiętać, iż nie powinna być ona stosowana, jeśli pracodawca wie, iż angaż będzie długoterminowy, wieloletni, np. na dwanaście lat. Zastosowanie w takim przypadku umowy terminowej z możliwością jej rozwiązania z dwutygodniowym wypowiedzeniem może zostać odebrane jako nadużycie prawa i zasad współżycia społecznego. W konsekwencji, taki angaż będzie uznany za umowę na czas nieokreślony.
Najistotniejszym elementem, jaki powinna zawierać umowa na czas określony, jest klauzula dopuszczająca możliwość jej wcześniejszego wypowiedzenia. Rozwiązanie to dotyczy jednak tylko umów zawieranych na okres dłuższy niż sześć miesięcy. Należy również pamiętać, aby dokładnie określić termin, do kiedy umowa ma obowiązywać.
Na okres próbny
Nawiązując umowę o pracę na okres próbny należy przede wszystkim
pamiętać, iż nie ma możliwości jej powtórzenia przez tego samego pracodawcę. Ponadto, umowa ta może trwać maksymalnie trzy miesiące. Należy także unikać wprowadzenia sformułowań, które sugerują, iż po okresie próbnym pracodawca na pewno zatrudni pracownika. Bardziej stosowne i bezpieczne będzie natomiast umieszczenie zapisu, że po pomyślnym zakończeniu okresu próbnego, pracodawca może zawrzeć z podwładnym kolejną umowę o pracę.
Marta Kosakowska
aplikant adwokacki w TGC Corporate Lawyers
aplikant adwokacki w TGC Corporate Lawyers
