Im więcej rachunków wystawiamy w skali miesiąca, tym większe oszczędności możemy osiągnąć dzięki e-fakturze. Korzystając z tej formy dystrybucji dokumentów eliminujemy kosztowne pozycje, takie jak opłaty pocztowe, konieczność zakupu papieru i kopert, ponoszenia kosztów eksploatacji urządzeń drukujących czy kopertujących, nie wspominając o nakładach pracy związanych z przygotowywaniem papierowej korespondencji. Fakty te są istotne zarówno w przypadku korporacji wysyłającej tysiące faktur miesięcznie, jak i małej firmy, której właściciel zajmuje się nie tylko bieżącą działalnością, ale także rozliczaniem kontrahentów.
@@
Szacuje się, że całkowity koszt obsługi faktury papierowej to ok. 4 zł, czyli ok. 70 proc. więcej niż kwota potrzebna na przygotowywanie i dystrybucję e-faktury, zatem wysyłając w skali miesiąca tysiąc faktur elektronicznych, możemy zaoszczędzić do 2 800 zł. Mimo że polscy przedsiębiorcy wystawiają średnio 1,5 miliardó faktur rocznie, tylko 8-11 proc. z nich korzysta z e-faktury (dane Lewiatan, 2012 rok). Skąd wynika ta niechęć?
- Jednym z powodów może być konieczność spełniania określonych wymogów, niezbędnych do tego, aby e-faktura była ważna i wiążąca. Ustawodawca określa, że taki dokument musi być przesłany w formie zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność jego treści oraz czytelność – tłumaczy Piotr Szambelańczyk z billbox.pl.
Od początku 2013 roku przedsiębiorcy nie muszą zasłaniać się koniecznością uzyskania pisemnej akceptacji od klienta na wystawianie e-faktury, gdyż wystarcza słowna deklaracja z jego strony. Co więcej, wystawiający może przesłać odbiorcy e-fakturę bez wcześniejszego porozumienia się, a jeżeli ten ją opłaci – uznaje się ten fakt za zgodę na zaproponowaną formę rozliczenia.
Jeżeli przepisy są dla przedsiębiorcy nadal niejasne, może skorzystać z dostępnych platform online przeznaczonych do dystrybucji faktur internetowych oraz płatności dokonywanych w sieci. Takie rozwiązanie z jednej strony skraca czas potrzebny na wysyłkę rachunków, z drugiej – zmniejsza ponoszone przez przedsiębiorcę koszty.
Odbiorca otrzymuje powiadomienie SMS lub mailowe o przesłanej fakturze oraz możliwości jej uregulowania poprzez system płatności online PayByLink lub tradycyjny przelew. Każdą taką e-fakturę można zapisać na dysk lub wydrukować, można także ustawić przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności.
Wystawca faktur ma możliwość generowania raportów dotyczących wysyłanych i otrzymywanych dokumentów i rachunków, a także ma bieżący dostęp do informacji o wszystkich wykonanych płatnościach.
Korzyści nie tylko dla przedsiębiorcy
E-faktury to ułatwienie nie tylko dla przedsiębiorcy, ale też klientów, dla których elektroniczne rozliczanie jest szybsze i wygodniejsze niż tradycyjna forma płatności. Jako wady faktur papierowych wskazują także negatywny wpływ na środowisko naturalne, kłopoty związane z koniecznością ich przechowywania i ryzykiem zgubienia oraz brak w pewności w otrzymaniu faktury na czas.
Wprowadzając e-faktury zyskują wszystkie trzy strony – przedsiębiorcy korzystający z narzędzi, które ułatwiają obsługę księgową oraz oszczędzają czas i pieniądze, klienci mający pewność, że otrzymają rachunek na czas, a także środowisko naturalne, ponieważ e-faktura to mniejsze wycinki drzew, zanieczyszczenia wody pitnej i emisja dwutlenku węgla. Obok kalkulacji czysto finansowych, to najważniejsze argumenty, które powinny przekonać każdego przedsiębiorcę w Polsce do rezygnacji z tradycyjnych faktur papierowych na rzecz elektronicznej formy rozliczeń.
¬ródło: billbox.pl
@@
Szacuje się, że całkowity koszt obsługi faktury papierowej to ok. 4 zł, czyli ok. 70 proc. więcej niż kwota potrzebna na przygotowywanie i dystrybucję e-faktury, zatem wysyłając w skali miesiąca tysiąc faktur elektronicznych, możemy zaoszczędzić do 2 800 zł. Mimo że polscy przedsiębiorcy wystawiają średnio 1,5 miliardó faktur rocznie, tylko 8-11 proc. z nich korzysta z e-faktury (dane Lewiatan, 2012 rok). Skąd wynika ta niechęć?
- Jednym z powodów może być konieczność spełniania określonych wymogów, niezbędnych do tego, aby e-faktura była ważna i wiążąca. Ustawodawca określa, że taki dokument musi być przesłany w formie zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność jego treści oraz czytelność – tłumaczy Piotr Szambelańczyk z billbox.pl.
Od początku 2013 roku przedsiębiorcy nie muszą zasłaniać się koniecznością uzyskania pisemnej akceptacji od klienta na wystawianie e-faktury, gdyż wystarcza słowna deklaracja z jego strony. Co więcej, wystawiający może przesłać odbiorcy e-fakturę bez wcześniejszego porozumienia się, a jeżeli ten ją opłaci – uznaje się ten fakt za zgodę na zaproponowaną formę rozliczenia.
Jeżeli przepisy są dla przedsiębiorcy nadal niejasne, może skorzystać z dostępnych platform online przeznaczonych do dystrybucji faktur internetowych oraz płatności dokonywanych w sieci. Takie rozwiązanie z jednej strony skraca czas potrzebny na wysyłkę rachunków, z drugiej – zmniejsza ponoszone przez przedsiębiorcę koszty.
Odbiorca otrzymuje powiadomienie SMS lub mailowe o przesłanej fakturze oraz możliwości jej uregulowania poprzez system płatności online PayByLink lub tradycyjny przelew. Każdą taką e-fakturę można zapisać na dysk lub wydrukować, można także ustawić przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności.
Wystawca faktur ma możliwość generowania raportów dotyczących wysyłanych i otrzymywanych dokumentów i rachunków, a także ma bieżący dostęp do informacji o wszystkich wykonanych płatnościach.
Korzyści nie tylko dla przedsiębiorcy
E-faktury to ułatwienie nie tylko dla przedsiębiorcy, ale też klientów, dla których elektroniczne rozliczanie jest szybsze i wygodniejsze niż tradycyjna forma płatności. Jako wady faktur papierowych wskazują także negatywny wpływ na środowisko naturalne, kłopoty związane z koniecznością ich przechowywania i ryzykiem zgubienia oraz brak w pewności w otrzymaniu faktury na czas.
Wprowadzając e-faktury zyskują wszystkie trzy strony – przedsiębiorcy korzystający z narzędzi, które ułatwiają obsługę księgową oraz oszczędzają czas i pieniądze, klienci mający pewność, że otrzymają rachunek na czas, a także środowisko naturalne, ponieważ e-faktura to mniejsze wycinki drzew, zanieczyszczenia wody pitnej i emisja dwutlenku węgla. Obok kalkulacji czysto finansowych, to najważniejsze argumenty, które powinny przekonać każdego przedsiębiorcę w Polsce do rezygnacji z tradycyjnych faktur papierowych na rzecz elektronicznej formy rozliczeń.
¬ródło: billbox.pl
