Trudno zatem nie docenić korzyści, jakie niesie każdej firmie obecność w Internecie – łatwość promowania swoich usług, szybkość komunikacji, możliwość natychmiastowej reakcji na potrzeby klientów, sprzedaż bez potrzeby opuszczania biura lub konieczności prowadzenia tradycyjnego sklepu, zmniejszenie liczby wyjść służbowych – to tylko nieliczne z wielu przykładów.
@@
Wiele firm decyduje się również na częściowe przeniesienie się w „chmurę”, korzystając z coraz popularniejszych rozwiązań cloud computingu, czyli outsourcingu usług i procesów IT. Rozwiązanie to jest również źródłem oszczędności. W 2011 roku na zlecenie Komisji Europejskiej przeprowadzono badanie, z którego wynika, że firmy korzystające z rozwiązań cloud computingu odnotowały związane z tym średnie oszczędności rzędu 10-20 proc. kosztów wcześniej ponoszonych na IT, a przypadku 36 proc. przedsiębiorstw były to oszczędności w wysokości 20 proc. lub więcej. Warto podkreślić, że powyższe przykładowe korzyści są z reguły dużo większe właśnie w przypadku przedsiębiorstw małych i średnich, ponieważ łączą się ze sporą redukcją kosztów prowadzenia działalności.
Wirtualna kancelaria
Jedną z możliwości wpierających wydatnie redukcję kosztów, przy jednoczesnym uprawnieniu procesów, są rozwiązania typu virtual law office. Są to kancelarie prawne działające on-line, które świadczą i realizują usługi w sposób elektroniczny. Kancelarie takie od lat działają z powodzeniem, np. w Stanach Zjednoczonych oraz Europie Zachodniej.
W Polsce dostępne są narzędzia dla prawników, dzięki którym możliwe jest zarówno uporządkowanie procesów i komunikacji wewnątrz kancelarii, jak również nawiązywanie i utrzymanie kontaktów z klientami za pośrednictwem Sieci. To rozwiązanie korzystne dla obu stron – ułatwia bowiem proces komunikacji i wymianę dokumentacji w postaci elektronicznej. Co ważne, przetwarzanie informacji i komunikacja odbywa się w bezpieczny sposób, gwarantujący pełne zachowanie poufności.
Zaletą takiego rozwiązania jest oczywiście redukcja kosztów. Nie ma bowiem potrzeby wynajmowania dużych i drogich powierzchni w prestiżowych lokalizacjach, obsługa wymaga mniejszej liczby zatrudnionych osób. Ponadto, dzięki otrzymanemu od kancelarii dostępowi do dedykowanego panelu klienta, wiele czynności (np. sprawdzenie postępów w sprawie) zlecający może wykonać sam. Kancelaria jest w stanie zaoferować lepszą jakość usług w niższej cenie.
koniec_str_1#
Kolejny plus to skrócenie czasu obsługi, dzięki bezpiecznemu zarchiwizowaniu w sieci wszystkich dokumentów i informacji. Rozbudowany system do zarządzania dokumentacją i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej umożliwia przypisywanie dokumentom dowolnych powiązań i określanie osób mających do nich dostęp oraz zachowuje wszystkie ich historyczne wersje.
Rozwiązanie pozwala także na tworzenie i kategoryzowanie szablonów, które umieszczane są w repozytorium.
Wirtualna kancelaria, tak jak podobne systemy biurowe, umożliwia również komunikację wewnętrzną, posiada systemy alertów, centralną bazę kontaktów, terminarze i pozwala na tworzenie wielu profili użytkowników o różnych poziomach uprawnień. Dzięki zastosowanym rozwiązaniom, poufność informacji jest większa niż w przypadku tradycyjnej kancelarii z papierowym archiwum.
Ułatwia także rozliczenia z klientami. Nie można wszak zapominać, że system ten stanowi także element zachowania ciągłości działania, gdyż dane są archiwizowane codziennie na zewnętrznych nośnikach, z których mogą być odtworzone w razie wystąpienia awarii.
Ważnym atutem wirtualnej kancelarii są możliwości, jakie taki system daje w zakresie zarządzania wiedzą. Wyszukiwarka i specjalne aplikacje stanowią wsparcie prawników podczas wykonywania codziennych zadań. Dodatkowo możliwe jest przypisywanie do spraw tzw. raportów poprojektowych, zawierających informacje, co udało się zrealizować, co poszło dobrze, co źle, a czego brakowało.
Przeniesienie się do virtual law office oznacza dla kancelarii prawnej lepsze zarządzanie czasem, precyzyjniejszy pomiar efektywności pracy, bezpieczne przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej i zarządzanie rentownością współpracy z klientami. Z kolei dla klientów jest to wygodna forma kontaktu z prawnikiem, możliwość bieżącego śledzenia postępów sprawy i zmniejszenie kosztów obsługi prawnej. Prócz tego jest to skrócenie czasu potrzebnego na wykonanie czynności takich jak np. sporządzenie raportów i statystyk (o 96 proc.), biurowa obsługa sprawy (39 proc.), średniego nakładu pracy potrzebnego na comiesięczne rozliczenie klienta (87 proc.), czasu potrzebnego na sporządzenie dokumentacji (31 proc.). Wartość przeterminowanych płatności może zmniejszyć się nawet o 98 proc. Z kolei efektywność pracy pracowników kancelarii może wzrosnąć nawet o 68 proc.
@@
Wiele firm decyduje się również na częściowe przeniesienie się w „chmurę”, korzystając z coraz popularniejszych rozwiązań cloud computingu, czyli outsourcingu usług i procesów IT. Rozwiązanie to jest również źródłem oszczędności. W 2011 roku na zlecenie Komisji Europejskiej przeprowadzono badanie, z którego wynika, że firmy korzystające z rozwiązań cloud computingu odnotowały związane z tym średnie oszczędności rzędu 10-20 proc. kosztów wcześniej ponoszonych na IT, a przypadku 36 proc. przedsiębiorstw były to oszczędności w wysokości 20 proc. lub więcej. Warto podkreślić, że powyższe przykładowe korzyści są z reguły dużo większe właśnie w przypadku przedsiębiorstw małych i średnich, ponieważ łączą się ze sporą redukcją kosztów prowadzenia działalności.
Wirtualna kancelaria
Jedną z możliwości wpierających wydatnie redukcję kosztów, przy jednoczesnym uprawnieniu procesów, są rozwiązania typu virtual law office. Są to kancelarie prawne działające on-line, które świadczą i realizują usługi w sposób elektroniczny. Kancelarie takie od lat działają z powodzeniem, np. w Stanach Zjednoczonych oraz Europie Zachodniej.
W Polsce dostępne są narzędzia dla prawników, dzięki którym możliwe jest zarówno uporządkowanie procesów i komunikacji wewnątrz kancelarii, jak również nawiązywanie i utrzymanie kontaktów z klientami za pośrednictwem Sieci. To rozwiązanie korzystne dla obu stron – ułatwia bowiem proces komunikacji i wymianę dokumentacji w postaci elektronicznej. Co ważne, przetwarzanie informacji i komunikacja odbywa się w bezpieczny sposób, gwarantujący pełne zachowanie poufności.
Zaletą takiego rozwiązania jest oczywiście redukcja kosztów. Nie ma bowiem potrzeby wynajmowania dużych i drogich powierzchni w prestiżowych lokalizacjach, obsługa wymaga mniejszej liczby zatrudnionych osób. Ponadto, dzięki otrzymanemu od kancelarii dostępowi do dedykowanego panelu klienta, wiele czynności (np. sprawdzenie postępów w sprawie) zlecający może wykonać sam. Kancelaria jest w stanie zaoferować lepszą jakość usług w niższej cenie.
koniec_str_1#
Kolejny plus to skrócenie czasu obsługi, dzięki bezpiecznemu zarchiwizowaniu w sieci wszystkich dokumentów i informacji. Rozbudowany system do zarządzania dokumentacją i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej umożliwia przypisywanie dokumentom dowolnych powiązań i określanie osób mających do nich dostęp oraz zachowuje wszystkie ich historyczne wersje.
Rozwiązanie pozwala także na tworzenie i kategoryzowanie szablonów, które umieszczane są w repozytorium.
Wirtualna kancelaria, tak jak podobne systemy biurowe, umożliwia również komunikację wewnętrzną, posiada systemy alertów, centralną bazę kontaktów, terminarze i pozwala na tworzenie wielu profili użytkowników o różnych poziomach uprawnień. Dzięki zastosowanym rozwiązaniom, poufność informacji jest większa niż w przypadku tradycyjnej kancelarii z papierowym archiwum.
Ułatwia także rozliczenia z klientami. Nie można wszak zapominać, że system ten stanowi także element zachowania ciągłości działania, gdyż dane są archiwizowane codziennie na zewnętrznych nośnikach, z których mogą być odtworzone w razie wystąpienia awarii.
Ważnym atutem wirtualnej kancelarii są możliwości, jakie taki system daje w zakresie zarządzania wiedzą. Wyszukiwarka i specjalne aplikacje stanowią wsparcie prawników podczas wykonywania codziennych zadań. Dodatkowo możliwe jest przypisywanie do spraw tzw. raportów poprojektowych, zawierających informacje, co udało się zrealizować, co poszło dobrze, co źle, a czego brakowało.
Przeniesienie się do virtual law office oznacza dla kancelarii prawnej lepsze zarządzanie czasem, precyzyjniejszy pomiar efektywności pracy, bezpieczne przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej i zarządzanie rentownością współpracy z klientami. Z kolei dla klientów jest to wygodna forma kontaktu z prawnikiem, możliwość bieżącego śledzenia postępów sprawy i zmniejszenie kosztów obsługi prawnej. Prócz tego jest to skrócenie czasu potrzebnego na wykonanie czynności takich jak np. sporządzenie raportów i statystyk (o 96 proc.), biurowa obsługa sprawy (39 proc.), średniego nakładu pracy potrzebnego na comiesięczne rozliczenie klienta (87 proc.), czasu potrzebnego na sporządzenie dokumentacji (31 proc.). Wartość przeterminowanych płatności może zmniejszyć się nawet o 98 proc. Z kolei efektywność pracy pracowników kancelarii może wzrosnąć nawet o 68 proc.
