Ten temat zagrzewa setki ludzi do włączenia się do dyskusji. Jak czytam komentarze, widzę mniej więcej połowę zagorzałych zwolenników pracy z domu, jak i przeciwników tej formuły. Nie chcę w chwili obecnej opowiadać się po którejś ze stron w odniesieniu do pracy, w szczególności tej biurowej. Moim zdaniem jest tyle samo za jak i przeciw, ale to nie temat tego artykułu.
 
Twarzą w twarz, czy online?
 
Ale jest jeden aspekt, na który chciałbym zwrócić Państwa uwagę. Aby to lepiej wyjaśnić i od razu połowy czytelników nie wepchnąć w defensywę absolutnie nie zamierzam podawać mojego zdania na ten temat. Aby tak się nie stało, zacznijmy od obiektywnych wyników pytań ankietowych.

Kiedy prowadzę warsztaty dotyczące negocjacji, bardzo często zaczynam od pytania właśnie o formułę spotkań. Interesuję się, w jaki sposób obecnie ludzie negocjują? Ile mają spotkań online, a w ilu przypadkach spotykają się bezpośrednio? Odpowiedzi bywają różne.

Niektórzy mówią, że jest to pół, na pół, inni, na przykład zespół kupiecki z dużej sieci działającej głównie w kanale nowoczesnym (wielkopowierzchniowe sklepy), twierdził, że starają się głównie spotykać twarzą w twarz. Że bezpośrednich spotkań jest nie mniej niż 90 proc.

W szczególności, tych ważnych, na przykład kiedy ustalają warunki kontraktu na kolejny rok lub mają jakiś trudny temat do omówienia. Natomiast przedstawiciele dużej firmy z branży informatycznej, bardziej skłaniali się do wspomnianego wcześniej mieszania spotkań online ze spotkaniami bezpośrednimi.

Oczywiście wszyscy podkreślali, że wiele zależy od etapu procesu, czyli czy rozmawiają o negocjacyjnych technikaliach, czy są to negocjacje istotnych warunków kontraktu. Okazało się, że nawet informatyczni geekowie, kiedy tematy nie są łatwe, raczej unikają negocjacji mailowych, czy za pośrednictwem Teams, próbując doprowadzić do spotkań bezpośrednich. Te odpowiedzi jednak nie były jednoznaczne.

Ale jest jedno pytanie, na które prawie każdy, a w tym przypadku mam na myśli nie mniej niż 85-90 proc. odpowiada w jeden sposób. Pytanie to brzmi: która formuła spotkań negocjacyjnych – online, czy bezpośrednia jest bardziej skuteczna? Wówczas większość odpowiada, że lepsza jest formuła bezpośrednia. Bez względu na branżę, wiek czy przekonanie do filozofii work-life balance. Czy te, często subiektywne odczucia są właściwe?

Nie zamierzam Państwa osobiście przekonywać, do żadnej z nich. Nie chcę bowiem wepchnąć kogokolwiek w defensywę, aby czytając moje opinie, zgadzać lub nie zgadzać się z nimi. W tym pierwszym przypadku bowiem, każde kolejne zdanie, czy argument, byłby czytany z zamiarem negacji, A nie o to mi chodzi. Dlatego  posłużę się i omówimy kilka najczęściej udzielanych odpowiedzi, w ramach kolejnego pytania, jakie zadaję. A jakie to pytanie? Proste, brzmi ono a dlaczego tak sądzisz?
 

Jakie odpowiedzi najczęściej słyszałem?
 
Negocjacje online są trudniejsze, ponieważ nie można czytać sygnałów niewerbalnych.
Racja w kamerce, czy przez telefon lub inny komunikator, nie zauważymy sygnałów, w szczególności z obszaru tych niewerbalnych. Negocjatorzy już od dawna uczą się ukrywać swoje zamiary, nawet podczas negocjacji twarzą w twarz. Widziałem podczas spotkań rangi rozmów międzypaństwowych, jak ludzie mieli powstrzykiwane w twarz jakieś substancje, które utrudniały drugiej stronie interpretować ich mimikę. O ciemnych okularach nie będę wspominał.

Przez kamerę nie zobaczymy wielu nieświadomych gestów, mimiki, etc. Trudniej więc będzie nam rozpoznać stan emocjonalny drugiej strony i grać tą wiedzą. Uwaga, to może działać w dwie strony! Nie jestem zwolennikiem manipulacji, ale jak mamy coś do ukrycia…
 
Podczas negocjacji online łatwiej odmówić.
Tym razem znowu muszę zgodzić się z tym stwierdzeniem. Odpowiedzenie „nie”, na spotkaniu online jest dużo łatwiejsze, niż zrobienie tego patrząc bezpośrednio w oczy przy stole negocjacyjnym. Bycie agresywnym w treści maila, najczęściej nie stanowi żadnego problemu. Dużo trudniej byłoby wykrzyczeć swoje anse, stojąc bezpośrednio przed adwersarzem.

Tak działa nasz ludzki mózg. Zresztą nie tylko ludzki. Wiele żywych istot ma podobne odruchy. Czy trafiliście Państwo kiedyś na memy na YouTubie, o szczekających na siebie, za zamkniętą bramą, psach, ale kiedy ona nagle, niespodziewanie się otwierała, nagle zapadała cisza? No właśnie… Nie chcę porównywać nas do psów, ale czasami mam wrażenie, że ludzkie odruchy są bardzo podobne.
 
Podczas spotkań online, nie wiemy, z jakich źródeł informacji korzysta druga strona.
Bardzo cenne spostrzeżenie. To nie chodzi tylko o obłożenie się wydrukami, czy instrukcjami, wykresami, etc. Podobnie jak w poprzednim przypadku my też możemy to zrobić, więc potrafi to, co prawda zmienić sposób negocjowania, ale być neutralne dla stron.

Ale jest gorsza rzecz – nie wiemy, czy poza kamerką nie stoi ktoś, kto podpowiada, jak się zachować lub jak odpowiedzieć. Nieetyczne? Może, ale bardzo często się zdarza. Przyjmijmy więc założenie, że na spotkaniach online możemy rozmawiać z dużo szerszym gronem osób, niż te, które widzimy na ekranie naszego komputera.
 
Podczas negocjacji online jest dużo więcej rozpraszaczy.
Racja, w szczególności, kiedy po jednej i po drugiej stronie jest kilka osób. Naprawdę nie wiadomo, na które okienko patrzeć. Kogo obserwować. Często osoby na telekonferencjach, które akurat się nie wypowiadają, zajmują się jakimiś innymi rzeczami. A to zerkają w telefon, bo przyszedł sms, a to przechodził ktoś obok, etc.

Nie dość, że często ludzie odczuwają to jako chaos, to możemy błędnie interpretować takie zachowania. Co do innych osób, na przykład szefa poza kamerą, jest to częstszy przypadek, niż wielu się wydaje. Uważajcie na to ryzyko.
 
Podczas spotkań online dużo trudniejsza jest praca zespołowa.
Znowu uwaga dotyczy spotkań wieloosobowych. Ale tak, trudniej wykorzystać potencjał zespołu. Ustawienie zespołu we właściwych rolach, funkcjach negocjacyjnych, podczas telekonferencji często jest prawie niemożliwe. Między innymi ze względu na utrudnioną komunikację w ramach jednego zespołu, ponieważ dużo trudniej jest brać przerwy.

Kiedy chcemy omówić, co dzieje się podczas negocjacji odbywanych twarzą w twarz, sprawa jest prosta, prosimy o przerwę, wychodzimy całą grupą na korytarz lub do przygotowanej salki i to robimy. Co zrobić podczas negocjacji online? Problem występuje w szczególności, kiedy to nie my jesteśmy organizatorami. Musimy wówczas poprosić o założenie „pokoi” i przypisanie nas do nich oraz wpuszczenie nas do tych pokoi. Później powrót do pokoju głównego to też spore zamieszanie. Jak zakomunikować, że już jesteśmy gotowi wrócić?  Technicznie jest to możliwe, ale bałaganu i chaosu jest sporo.

Świat się zmienia. Będziemy coraz częściej stawali w obliczu konieczności negocjacji online. Prawda jest taka, że jeżeli nie musimy, lepiej tego nie robić. Po prostu jest trudniej negocjować i jest dużo więcej ryzyk związanych z tym procesem. Ze względu na ograniczoną objętość artykułu wymieniłem tylko kilka uwag i rekomendacji.

W rzeczywistości jest ich dużo, dużo więcej. Każdego, kto chciałby się nauczyć profesjonalnie negocjować online zapraszam na trening negocjacyjny Thinkking.
 

Autor: negocjator i certyfikowany trener umiejętności negocjacyjnych, mediator, mentor biznesowy. Audytor procesów komunikacji negocjacyjnej w firmach. Ekspert w zakresie zarządzania, sprzedaży, budowania zespołów handlowych, zwiększania efektywności sprzedaży