Na początku warto się zastanowić, jak duży docelowo ma być biznes? Warto przy tym określić jaki dochód będzie zadowalający i przy jakiej ilości pracy jest możliwe go uzyskać. Wiele zależy od rynku i branży, w której działa firma. Na tym etapie dobrze jest postanowić, że ma zawsze pozostać jednoosobową działalnością, która pozwoli na utrzymanie się właścicielowi na zadowalającym poziomie.
Warunkiem jest to, że jednoosobowo można taki poziom dochodu wygenerować. To trzeba po prostu policzyć: ceny konkurencji, koszty konieczne do poniesienia, możliwa marża itp. Przy takim założeniu, trzeba być również świadomym niezbędności swojego ciągłego zaangażowania w biznes.
Owszem, wiele procesów można zautomatyzować, jednak zawsze musi być ktoś, kto „kliknie” ten przycisk. Każda firma, nawet ta jednoosobowa realizuje wszystkie procesy m.in.: marketing, sprzedaż, obsługę klienta, produkcję, finanse, HR, windykacje. Każdym z nich trzeba się cyklicznie zająć. Część można wydelegować na zewnątrz (outsourcing), wynajmując specjalistów np. biuro księgowe do prowadzenia spraw finansowych. Część można zautomatyzować, ograniczając znacznie czas i energię na ich realizację np. obsługę klienta dzięki przemyślanemu programowi obsługującemu maile.
Potrzebujesz dobrych współpracowników, żeby biznes mógł rosnąć
Jeśli jednak wizja biznesu rośnie, a w planach są dochody, których nie można osiągnąć pracą jednej pary rąk, przychodzi czas na przemyślenie, kto jest potrzebny do realizacji tego celu. Wielu właścicieli małych firm zakłada, że są gdzieś na rynku pracy ludzie, których wystarczy znaleźć, dać im narzędzia i już można oczekiwać, że będą dobrze pracować. Nic bardziej mylnego. Tacy pracownicy jeszcze nie istnieją. Dopiero współpraca z Właścicielem i czas poświęcony na ich przygotowanie może doprowadzić do tego, że staną się idealnymi ludźmi do rozwijania firmy.
Zatrudniając pierwszych pracowników do swojej firmy, warto myśleć o nich jak o przyszłych menedżerach zarządzających działami firmy. Oczywiście, najlepiej, żeby się znali na swojej robocie. Jednak, jeśli ma się Wam dobrze współpracować, równie ważne jest to, żebyście mieli podobne wartości i spojrzenie na klienta. A to już trudno będzie pozyskać u nowo zatrudnionego człowieka. Żeby mógł poznać perspektywę właściciela i styl jego pracy musi spędzić z nim czas i obserwować, jak pracuje i co jest dla niego ważne. Nie da się tego zrobić na jednej rozmowie.
W małej firmie każdy pracownik ma ogromny wpływ na wyniki. Rozwijanie u pracowników przedsiębiorczego myślenia pomaga w budowaniu zespołu, który jest samodzielny, proaktywny i zaangażowany. Takie podejście sprawia, że pracownicy widzą siebie jako część większej całości, a nie tylko wykonawców zadań.
Już pierwszych pracowników kształtuj na przyszłych liderów w swoim biznesie
Wielu właścicieli małych firm, przy zatrudnianiu pracownika, skupia się na jego technicznych umiejętnościach wykonywania zadań, które chce mu powierzyć. Wkłada wysiłek, żeby pracownik sprawnie i zgodnie z przyjętym standardem wykonywał powierzone mu zadania. Takie podejście sprawdza się przez pierwsze miesiące, może rok. Później natomiast wielu właścicieli narzeka, że pracownik nie wykazuje się inicjatywą. Że realizuje swoje zadania od kreski do kreski i nic ponadto. Właściciele nie dostrzegają jednak, że sami ukształtowali taką jego postawę.
Jeśli chcesz rozwijać przedsiębiorcze podejście w pracownikach, niezbędne jest zrozumienie przez nich biznesu, w którym pracują. Nie wystarczy, że skupią się na swojej części, powinni wiedzieć, jak funkcjonuje cała firma. Ważne jest, żebyś jako właściciel, regularnie dzielił się z zespołem kluczowymi informacjami o firmie. Jakie są przychody, jakie są główne koszty i jakie cele strategiczne stoją przed firmą w przyszłości. Ważne jest omawianie, jak konkretne działania pracownika wpływają na wyniki firmy.
Aby rozwijać zachowania proaktywne, zachęcaj pracowników od początku współpracy do proponowania usprawnień w obszarach ich zadań. Staraj się wdrażać i nagradzać najbardziej wartościowe inicjatywy. Daj pracownikom przestrzeń na testowanie nowych rozwiązań w bezpiecznym środowisku. Żeby zrobić to bezpiecznie, wyjaśnij, jakie obszary są otwarte na eksperymenty, a które muszą działać według ustalonych procedur (np. testowanie nowych metod obsługi klienta jest OK, ale eksperymentowanie z kluczowymi danymi finansowymi – nie). Po zakończeniu testów organizuj spotkania, podczas których omówicie, co się udało, co poszło nie tak i czego można się nauczyć na przyszłość.
Przykład wdrożenia w małej firmie
Problem
Proces obsługi klienta jest czasochłonny i mało efektywny.
Pomysł
Jeden z pracowników proponuje nową metodę kontaktu z klientami – krótkie filmy instruktażowe zamiast długich e-maili.
Działanie
- Pracownik przygotowuje dwa filmy testowe.
- Filmy są wysyłane tylko do małej grupy klientów przez tydzień.
- Zbierane są opinie klientów i porównywane wyniki z tradycyjną metodą.
Efekt
Jeśli test wypadnie pozytywnie, metoda jest rozszerzana. Jeśli nie, omawiane są wnioski i ewentualne zmiany.
W rozwijaniu odpowiedzialności u pracowników ważne jest docenianie i nagradzanie tych, którzy biorą inicjatywę i pomagają firmie osiągać cele. Pracownicy w małych firmach często zajmują się wieloma zadaniami jednocześnie. Jeśli nie mają przestrzeni na samodzielność, ich potencjał zostaje ograniczony. Budowanie autonomii nie tylko zwiększa efektywność, ale też pozwala właścicielowi firmy skupić się na strategicznych kwestiach, zamiast kontrolować każdy szczegół.
Żeby osiągnąć ten cel, wdrażając nowego pracownika, zamiast dawać szczegółowe instrukcje, jasno określaj, co trzeba osiągnąć, ale pozwól mu decydować, jak to zrobi. Na przykład, zamiast mówić „Wypełnij ten raport w Excelu według tej instrukcji”, powiedz: „Twoim celem jest przygotowanie raportu, który pokaże nasze wyniki w sprzedaży za ostatni miesiąc. Wybierz metodę, która dla Ciebie jest najlepsza”.
Określ poziom kompetencji pracowników i w jego ramach dawaj szansę na podejmowanie decyzji, nawet jeśli oznacza to ryzyko błędów. Traktuj je jako lekcje do wyciągnięcia wniosków, a nie porażki. Otwórz się na szczere rozmowy o decyzjach i wyzwaniach.
Jeśli chcesz mieć w pracownikach partnerów w prowadzeniu biznesu, rozwijaj ich umiejętność podejmowania decyzji. Dziel się swoją wiedzą i umiejętnościami analizy problemów i podejmowania decyzji. Ucz pracowników oceny ryzyka i przewidywania konsekwencji opowiadając o przykładach ze swojego życia.
Kiedy zyskasz już większe zaufanie do pracownika, idź krok dalej. Przekazuj nie tylko zadania, ale także odpowiedzialność za całe procesy. Jasno komunikuj, czego oczekujesz i jakie są granice jego decyzyjności. Zamiast codziennie kontrolować postępy, ustalaj tygodniowe spotkania, na których pracownik zdaje relację z działań i rezultatów.
Przekazywanie odpowiedzialności to klucz do budowania zaangażowanego i samodzielnego zespołu
Żeby zbudować zespół, który będzie efektywnie pracował bez konieczności ciągłego nadzoru i ingerencji, niezbędne jest precyzyjne określenie roli, którą ma pełnić i zakresu odpowiedzialności. Niezbędne jest wyjaśnienie, co oznacza odpowiedzialność za dany proces, jakie są cele i wskaźniki sukcesu. Trzeba jasno określić, jakie decyzje pracownik może podejmować samodzielnie, a jakie wymagają konsultacji.
Żeby pracownik dobrze rozumiał swoją rolę, musi wiedzieć, jak dany proces wpływa na inne obszary firmy i jakie konsekwencje może mieć niewłaściwe działanie. Na przykład, informacja, że terminowe rozliczenia wpływają na płynność finansową firmy, co pozwala nam terminowo płacić dostawcom. Aby to pokazać, warto zapewnić pracownikowi dostęp do informacji, które ułatwią podejmowanie decyzji (np. dane finansowe, raporty).
Budowanie przedsiębiorczej i proaktywnej postawy u pracowników to proces. Warto zacząć od mniejszych procesów, przekazywać odpowiedzialność za prostsze obszary, aby pracownik nabrał pewności siebie. Najpierw niech pracownik obserwuje proces, później pomaga w jego realizacji, a na końcu staje się za niego w pełni odpowiedzialny.
Kiedy pracownik wykazuje oczekiwane zachowania, warto je zauważać i doceniać. Zgodnie ze wskazówkami Kennego Blancharda (Jednominutowy menadżer) jeśli pokazujemy ludziom, co robią źle, muszą wykonać dużą pracę, żeby wymyślić, jak robić inaczej, jeśli pokazujemy im, co robią dobrze, mogą po prostu powtarzać takie zachowanie. Żeby zwiększyć motywację, warto pokazywać, jak odpowiedzialność pracownika przełożyła się na konkretne wyniki dla firmy (np. oszczędności czasu, lepsze relacje z klientami).
I wreszcie przychodzi ten moment, kiedy zarówno szef jak i pracownik są gotowi na przekazanie władzy decyzyjnej. To też jest czas na dzielenie się ważnymi dla funkcjonowania firmy informacjami. Niezbędne jest zapewnienie pracownikowi dostępu do narzędzi i danych, które pozwolą podejmować świadome decyzje (np. raporty sprzedaży, koszty).
Przykład wdrożenia
Proces: zarządzanie relacjami z klientami.
- Właściciel przekazuje odpowiedzialność za cały proces jednemu pracownikowi, wyjaśniając cele: budowanie relacji, szybkie rozwiązywanie problemów, wzrost satysfakcji klientów.
- Pracownik otrzymuje szkolenie z obsługi systemu CRM oraz dostęp do informacji o klientach.
- Ustalamy punkty kontrolne (np. raporty miesięczne o liczbie rozwiązanych spraw i wynikach ankiet satysfakcji).
- Pracownik testuje nowe podejście (np. dodatkowe spotkania z klientami), a wyniki są omawiane wspólnie.
- Właściciel docenia sukcesy publicznie i zachęca do dalszych innowacji.
Z doświadczenia mojej współpracy z właścicielami i zarządami małych firm wiem jak trudno przychodzi im okazywanie zaufania i oddawanie odpowiedzialności za firmę. Wielu z nich również ma negatywne doświadczenia z prób pozostawiania firmy w rękach pracowników. Te negatywne doświadczenia najczęściej wynikają z braku zachowania ciągłości procesu kształcenia kadry menadżerskiej od decyzji o zatrudnieniu pierwszych pracowników. Zachęcam każdego Właściciela do stworzenia wizji idealnego menedżera w firmie i sporządzenia planu przygotowania pracowników do takiej roli.
Autorka: ekspertka ds. HR w małych i średnich organizacjach. Buduje zdrowe i efektywne środowiska pracy. Wraz z zespołem konsultantów w Lu-Bi Outsourcing HR www.lu-bi.pl wspieramy właścicieli i zarządy w planowaniu i realizacji polityki zarządzania ludźmi. Układamy procesy HR do potrzeb MŚP
