Jak wynika z przeprowadzonych badań, firmy niechętnie decydują się na częste przeprowadzanie formalnych ocen efektywności pracowników. Największa grupa, bo 32,7 proc. badanych HR-owców, wskazała na oceny roczne, które są najrzadszą przyjętą formą oceny w dłuższym horyzoncie czasowym. Oceny kwartalne cieszą się również dużą popularnością i zostały wskazane przez 29,6 proc. respondentów.

Przeprowadzenie ocen półrocznych zadeklarowało stosunkowo mniej ankietowanych (14,3 proc. wskazań). Jeszcze mniejszy odsetek HR-owców (9,2 proc. wskazań) decyduje się na miesięczne oceny, które wymagają znacznie większego nakładu czasu i zasobów, ale zapewniają bieżący wgląd w wyniki pracowników.

Najrzadziej stosowane są oceny tygodniowe. Zaledwie 3,1 proc. HR-owców wskazała na tę formę monitorowania efektywności pracy. W relatywnie sporej części organizacji – 11,2 proc. – stosowane są natomiast „inne” częstotliwości ocen efektywności, co może świadczyć o niestandardowym podejściu do oceny pracowników. Może to oznaczać, że firmy te stosują specyficznie przyjęte okresy na przykład związane z projektami lub zmiennym zapotrzebowaniem na monitorowanie wyników.

Może to też sugerować brak stałej częstotliwości ocen i dostosowywanie ich w zależności od bieżących potrzeb, co zapewnia większą elastyczność, ale także wymaga od działów HR odpowiedniej organizacji oraz szybkiego reagowania na dynamiczne potrzeby firmy​.
 

Metody oceny efektywności pracowników
 

Zdecydowana większość przebadanych HR-owców opiera się na bezpośrednich rozmowach między pracownikiem a jego przełożonym – aż 73,6 proc. stosuje tę metodę. Oceny roczne również cieszą się popularnością, będąc stosowane w 61,3 proc. przedsiębiorstw. Mniej więcej połowa firm przeprowadza badania satysfakcji pracowników (47,2 proc. wskazań) oraz spotkania indywidualne z działem HR (44,3 proc. wskazań), co sugeruje rosnące zainteresowanie bardziej złożonymi formami feedbacku, które wychodzą poza jedynie okresowe oceny.

Zdecydowanie rzadziej stosowaną metodą wskazywaną przez przebadanych HR-owców była ocena 360 stopni (18,9 proc. wskazań). Ponadto 8,5 proc. respondentów zadeklarowało, że stosuje inne metody oceny efektywności. Co ciekawe, aż 7,5 proc. ankietowanych przyznało, że ich firma nie wdraża żadnych formalnych metod oceny efektywności pracowników.

Jak wynika z przeprowadzonych badań, wśród przebadanych HR-owców dominuje raczej tradycyjne podejście do oceny pracowników. Nie musi to jednak oznaczać niczego złego. Rozmowy między pracownikiem a przełożonym to sprawdzona metoda, która pozwala na bezpośredni, dwustronny przepływ informacji, co pomaga w szybkim reagowaniu na bieżące potrzeby pracownika i organizacji. Oceny roczne zapewniają z kolei uporządkowany przegląd wyników pracownika, a ich cykliczność pozwala na planowanie ścieżki rozwoju bez nadmiernego angażowania zasobów finansowych i czasowych firmy.

Z drugiej strony warto zauważyć, że względnie wysokie wyniki uzyskały także takie odpowiedzi jak badania satysfakcji pracowników i indywidualne spotkania z HR. To pokazuje, że organizacje stają się świadome, jak ważne jest całościowe podejście do pracownika, które wykracza poza standardową ocenę efektywności.
 

Wyzwania związane z oceną efektywności pracowników
 

Ocena efektywności pracowników stanowi dla specjalistów ds. HR istotne wyzwanie, zwłaszcza ze względu na pojawiające się problemy z jej obiektywnością. Aż 63,3 proc. respondentów wskazało na subiektywność ocen jako najczęstszą trudność związaną z ocenieniem pracowników. Tak wysoki odsetek sugeruje, że w wielu przypadkach brakuje jasnych, zdefiniowanych kryteriów lub standardów oceny, co otwiera pole do niejednoznaczności i wpływu osobistych preferencji przełożonych.

53,1 proc. przebadanych HR-owców wskazało również, że przy ocenie pracowników trudności wiążą się z brakiem czasu na regularne przeprowadzanie ewaluacji. Kolejnym często wymienianym problemem był brak regularnego feedbacku (40,8 proc. wskazań). Dodatkowym wyzwaniem, wskazanym przez 34,7 proc. respondentów, jest brak jasno określonych kryteriów ocen, co prowadzi do różnic w sposobie oceniania pracowników i obniżenia przejrzystości przeprowadzanych ocen.

Badania wykazały, że jednym z wyzwań w procesie oceny pracowników jest również trudność w zbieraniu rzetelnych i aktualnych danych (31,6 proc. wskazań). Ponadto blisko jedna trzecia badanych (30,6 proc.) zasygnalizowała brak elastyczności w stosowanych systemach ocen. Co interesujące, 29,6 proc. HR-owców dostrzega problem w braku uwzględnienia perspektywy pracownika, co pokazuje, że część firm gotowa jest budować kulturę organizacyjną, która uwzględnia opinie zatrudnianego personelu, również w obszarze ocen pracowniczych.

Dostrzeganie problemów jest wbrew pozorom pozytywnym zjawiskiem. Oznacza ono świadomość istniejących trudności, a to pierwszy krok do podjęcia działań usprawniających funkcjonowanie firmy. Sama diagnoza jednak nie wystarczy, kluczowe jest wdrożenie odpowiednich rozwiązań, które skutecznie odpowiadają na realne potrzeby.

Jest to szczególnie istotne w kontekście ocen efektywności, ponieważ mają one za zadanie wspierać wzrost produktywności pracowników. Jeśli ocena zostanie przeprowadzona niewłaściwie, może wywołać poczucie niesprawiedliwości i w efekcie obniżyć motywację. Dlatego tak ważne jest wypracowanie procedur, które pozwolą na możliwie najtrafniejszą i najbardziej sprawiedliwą ocenę pracowników.
 

Cele wykorzystywania ocen efektywności pracowników
 

Oceny efektywności pracowników pełnią wiele ważnych funkcji w organizacjach, począwszy od decyzji o awansach, przez planowanie rozwoju zawodowego, aż po analizę potrzeb rekrutacyjnych. W badaniu niemal 76,5 proc. respondentów wskazało, że wyniki ocen efektywności służą głównie podejmowaniu decyzji o awansach – co oznacza, że ankietowani w dużej mierze polegają na formalnych ocenach przy planowaniu ścieżek kariery pracowników.

Identyfikacja obszarów do poprawy (70,4 proc. wskazań) oraz tworzenie planów rozwoju zawodowego (69,4 proc. wskazań) to kolejne kluczowe cele wskazane przez przebadanych HR-owców. Pokazuje to, że oceny są nie tylko sposobem na bieżącą weryfikację wyników, ale i narzędziem do długoterminowego wsparcia pracowników w ich rozwoju. Co więcej, 67,3 proc. respondentów zadeklarowało wykorzystywanie ocen efektywności do podejmowania decyzji związanych z wynagrodzeniami, co świadczy o ich znaczeniu w zarządzaniu zasobami finansowymi i motywacyjnymi firmy.

Ważnym aspektem jest także zarządzanie systemami nagród – 63,3 proc. przebadanych HR-owców wykorzystuje oceny przy przyznawaniu premii i nagród. Z kolei 57,1 proc. respondentów wskazało, że oceny efektywności wspierają zarządzanie wydajnością i satysfakcją pracowników.

Niemal połowa badanych (51 proc.) potwierdziła ponadto, że wyniki ocen są wykorzystywane do opracowywania i aktualizowania programów szkoleniowych, co może być efektem analizy braków kompetencyjnych w zespole. Na tle innych celów, najrzadziej oceny efektywności są używane do określenia potrzeb rekrutacyjnych – tylko 41,8 proc. respondentów wskazało na ten cel, co może wynikać z różnorodności innych narzędzi stosowanych w procesach rekrutacyjnych.

Taki wachlarz zastosowań wyników ocen efektywności pokazuje ich znaczenie w kompleksowym zarządzaniu kapitałem ludzkim: od wsparcia rozwoju osobistego po strategiczne decyzje finansowe i organizacyjne.

Wyniki rzetelnie przeprowadzonej ewaluacji pracowników mogą więc stanowić fundament do budowania zarówno indywidualnych planów rozwoju, jak i strategicznych inicjatyw w obszarach zarządzania talentami, motywacji oraz zarządzania zasobami. Świadomość tego znaczenia ocen pracowniczych jest niezwykle ważna, ponieważ mogą one być kluczowym czynnikiem wspierającym długofalowy rozwój organizacji i jej pracowników.
 

Autor: prezes portalu okpraca24.pl
 

Badanie przeprowadzone przez okpraca24.pl zostało zrealizowane w czerwcu 2024 r. Objęło specjalistów pracujących na stanowiskach związanych z HR w największych przedsiębiorstwach w Polsce. Badanie zostało zrealizowane pod nadzorem merytorycznym prof. dr. hab. Dariusza Tworzydło z Uniwersytetu Warszawskiego